zara存貨管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范ZARA公司存貨管理流程，確保存貨的安全、完整，提高存貨周轉(zhuǎn)效率，降低庫存成本，滿足公司業(yè)務(wù)運營和市場需求，提升公司整體經(jīng)濟(jì)效益和競爭力。（二）適用范圍本制度適用于ZARA公司旗下所有涉及存貨采購、存儲、銷售、盤點等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則存貨信息記錄要準(zhǔn)確無誤，確保賬實相符，為公司決策提供可靠依據(jù)。2.高效性原則優(yōu)化存貨管理流程，提高工作效率，減少存貨積壓和浪費，加快存貨周轉(zhuǎn)速度。3.安全性原則采取有效措施保障存貨的安全，防止存貨被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。4.成本效益原則在保證存貨管理滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，合理控制存貨成本，實現(xiàn)成本效益最大化。二、存貨管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)市場需求預(yù)測和銷售訂單，制定合理的采購計劃，確保存貨的適時供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和驗收，保證采購貨物的質(zhì)量、數(shù)量和交貨期符合要求。（二）倉儲部門1.負(fù)責(zé)存貨的驗收入庫、存儲保管、發(fā)放出庫等工作，確保存貨的安全和完整。2.對存貨進(jìn)行分類存放、標(biāo)識管理，建立存貨臺賬，定期盤點并上報盤點結(jié)果。3.負(fù)責(zé)倉儲設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保倉儲環(huán)境符合存貨存儲要求。（三）銷售部門1.負(fù)責(zé)市場需求調(diào)研和銷售預(yù)測，及時反饋市場信息，為采購和生產(chǎn)提供依據(jù)。2.根據(jù)銷售訂單組織發(fā)貨，確?？蛻艏皶r收到貨物，并跟蹤銷售回款情況。3.協(xié)助處理客戶退換貨等問題，及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行處理。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定存貨相關(guān)的財務(wù)管理制度和核算方法，對存貨進(jìn)行準(zhǔn)確的賬務(wù)處理。2.定期對存貨進(jìn)行財務(wù)分析，評估存貨的價值和風(fēng)險，為管理層提供決策支持。3.參與存貨盤點工作，監(jiān)督盤點過程，審核盤點報告，確保財務(wù)賬實相符。（五）設(shè)計部門1.根據(jù)市場趨勢和時尚潮流，設(shè)計符合消費者需求的服裝款式，并及時提供給采購部門和生產(chǎn)部門。2.與采購部門和生產(chǎn)部門密切溝通，確保設(shè)計方案能夠順利實現(xiàn)，同時考慮成本因素，優(yōu)化設(shè)計方案。（六）生產(chǎn)部門（如有生產(chǎn)環(huán)節(jié)）1.根據(jù)采購訂單和設(shè)計要求，組織安排生產(chǎn)計劃，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)任務(wù)。2.負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中的成本控制和質(zhì)量管理，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。3.配合倉儲部門做好產(chǎn)成品的入庫工作，確保產(chǎn)成品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。三、存貨采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)定期收集市場信息、銷售數(shù)據(jù)和庫存情況，結(jié)合公司的銷售計劃、生產(chǎn)計劃和財務(wù)預(yù)算，制定季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購的商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等詳細(xì)信息，并根據(jù)市場變化和實際需求及時進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核、實地考察和綜合評價，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立合作關(guān)系。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品質(zhì)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整合作策略，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商及時進(jìn)行整改或淘汰。（三）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購計劃，采購部門及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）采購驗收1.貨物到貨前，倉儲部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收場地和工具等。2.貨物到貨時，驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進(jìn)行仔細(xì)驗收，確保貨物符合要求。3.對于驗收合格的貨物，驗收人員應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。四、存貨倉儲管理（一）入庫管理1.倉儲部門在收到采購部門或生產(chǎn)部門送來的存貨時，應(yīng)認(rèn)真核對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等信息與送貨單、采購訂單或生產(chǎn)計劃是否一致。2.對于核對無誤的存貨，驗收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并根據(jù)存貨的類別、性質(zhì)和存儲要求，安排合適的倉位進(jìn)行存放，同時在存貨臺賬上記錄入庫日期、數(shù)量、規(guī)格型號等信息。3.對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗的存貨，倉儲部門應(yīng)配合質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行檢驗，待檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。（二）存儲管理1.倉儲部門應(yīng)按照存貨的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，便于識別和管理。2.對不同存儲要求的存貨，如溫度、濕度、光照等，應(yīng)采取相應(yīng)的存儲措施，確保存貨的質(zhì)量不受影響。3.定期對存貨進(jìn)行巡查，檢查存貨的存儲狀態(tài)、數(shù)量變化等情況，發(fā)現(xiàn)異常及時處理，并做好記錄。4.建立存貨保管制度，加強(qiáng)對倉儲設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保倉儲環(huán)境安全、整潔、有序。（三）出庫管理1.倉儲部門應(yīng)根據(jù)銷售部門或其他相關(guān)部門的發(fā)貨指令辦理存貨出庫手續(xù)，嚴(yán)格按照先進(jìn)先出、推陳出新的原則進(jìn)行發(fā)貨。2.發(fā)貨前，倉庫管理人員應(yīng)仔細(xì)核對發(fā)貨指令與存貨臺賬，確保發(fā)貨的商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息準(zhǔn)確無誤。3.發(fā)貨時，倉庫管理人員應(yīng)按照發(fā)貨指令進(jìn)行備貨、包裝和發(fā)貨，并在發(fā)貨單上簽字確認(rèn)，同時更新存貨臺賬，記錄出庫日期、數(shù)量、去向等信息。4.對于貴重物品或有特殊要求的貨物，應(yīng)實行雙人核對制度，確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性和安全性。（四）庫存盤點1.倉儲部門應(yīng)定期對存貨進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。2.盤點前，倉儲部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點范圍、盤點人員、盤點時間、盤點方法等，并組織盤點人員進(jìn)行培訓(xùn)。3.盤點過程中，盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對存貨的實際數(shù)量與存貨臺賬記錄是否一致，同時檢查存貨的質(zhì)量狀況、存儲環(huán)境等情況。4.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)填寫盤點表，詳細(xì)記錄盤點結(jié)果，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行說明，并編制盤點報告上報財務(wù)部門。5.財務(wù)部門應(yīng)對盤點報告進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題及時與倉儲部門溝通核實，并根據(jù)盤點結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整，確保賬實相符。五、存貨銷售管理（一）銷售訂單處理1.銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時對訂單進(jìn)行審核，核對客戶信息、產(chǎn)品信息、數(shù)量、價格、交貨期等內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤。2.對于審核通過的訂單，銷售部門應(yīng)將訂單信息傳遞給相關(guān)部門，包括倉儲部門、采購部門（如有需要補(bǔ)貨）、生產(chǎn)部門（如有生產(chǎn)環(huán)節(jié)）等，確保各部門及時做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。（二）發(fā)貨管理1.倉儲部門根據(jù)銷售部門的發(fā)貨指令，按照規(guī)定的發(fā)貨流程進(jìn)行備貨、包裝和發(fā)貨，確保貨物按時、按質(zhì)、按量發(fā)出。2.在發(fā)貨過程中，倉儲部門應(yīng)與物流配送公司做好交接工作，確保貨物的運輸安全和及時送達(dá)客戶手中。3.銷售部門應(yīng)跟蹤發(fā)貨情況，及時反饋給客戶，并做好客戶服務(wù)工作，處理客戶提出的問題和投訴。（三）銷售退貨管理1.對于客戶提出的退貨申請，銷售部門應(yīng)及時了解退貨原因，并進(jìn)行審核。如確屬公司產(chǎn)品質(zhì)量問題或其他合理原因，銷售部門應(yīng)同意退貨申請，并通知倉儲部門做好退貨接收準(zhǔn)備。2.倉儲部門在收到退貨商品后，應(yīng)按照驗收標(biāo)準(zhǔn)對退貨商品進(jìn)行驗收，核實退貨商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等信息是否與銷售發(fā)貨記錄一致。3.對于驗收合格的退貨商品，倉儲部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并通知財務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理；對于驗收不合格的退貨商品，應(yīng)及時與銷售部門溝通，協(xié)商解決方案，如補(bǔ)貨、換貨或退款等。六、存貨成本控制（一）采購成本控制1.采購部門應(yīng)通過與供應(yīng)商談判、招標(biāo)、比價等方式，爭取優(yōu)惠的采購價格，降低采購成本。2.優(yōu)化采購批量和采購頻率，合理控制庫存水平，避免因采購過多導(dǎo)致庫存積壓和成本增加，同時也要防止因采購不足影響業(yè)務(wù)運營。3.加強(qiáng)采購過程中的成本管理，嚴(yán)格控制采購費用，如運輸費、保險費、檢驗費等，確保采購成本的合理性。（二）倉儲成本控制1.合理規(guī)劃倉儲空間，提高倉儲利用率，減少倉儲設(shè)施的閑置和浪費。2.加強(qiáng)倉儲設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，降低設(shè)備故障率和維修成本。3.優(yōu)化存貨存儲方式，減少存貨的保管損耗，如合理控制庫存溫度、濕度，定期對存貨進(jìn)行保養(yǎng)等。4.嚴(yán)格控制倉儲人員的數(shù)量和工作效率，避免人力資源的浪費，降低人工成本。（三）銷售成本控制1.銷售部門應(yīng)合理制定銷售價格，在考慮市場競爭、成本利潤等因素的基礎(chǔ)上，確保銷售價格具有競爭力，同時又能保證公司的盈利水平。2.加強(qiáng)銷售過程中的成本管理，控制銷售費用，如廣告宣傳費、促銷活動費、銷售人員薪酬等，提高銷售費用的使用效率。3.及時處理客戶退換貨等問題，降低因退換貨導(dǎo)致的成本增加，如運輸費、包裝費、損耗費等。七、存貨風(fēng)險管理（一）市場風(fēng)險1.密切關(guān)注市場動態(tài)和行業(yè)趨勢，及時調(diào)整采購計劃和銷售策略，以應(yīng)對市場需求變化和競爭壓力。2.加強(qiáng)市場調(diào)研和預(yù)測，提高市場需求預(yù)測的準(zhǔn)確性，降低因市場需求波動導(dǎo)致的存貨積壓或短缺風(fēng)險。（二）質(zhì)量風(fēng)險1.嚴(yán)格把控采購環(huán)節(jié)的質(zhì)量關(guān)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，確保采購的存貨質(zhì)量符合要求。2.在倉儲過程中，加強(qiáng)對存貨質(zhì)量的監(jiān)控，定期對存貨進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時處理，防止不合格產(chǎn)品流入市場。3.對于生產(chǎn)環(huán)節(jié)的產(chǎn)品質(zhì)量，生產(chǎn)部門應(yīng)建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，加強(qiáng)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗，確保產(chǎn)成品質(zhì)量合格。（三）庫存積壓風(fēng)險1.優(yōu)化庫存管理流程，加強(qiáng)庫存監(jiān)控和預(yù)警，及時發(fā)現(xiàn)庫存積壓跡象，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如調(diào)整采購計劃、加大促銷力度、與供應(yīng)商協(xié)商退貨等。2.分析庫存積壓的原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善存貨管理策略，提高存貨周轉(zhuǎn)效率，降低庫存積壓風(fēng)險。（四）缺貨風(fēng)險1.建立科學(xué)的安全庫存管理制度，合理確定安全庫存水平，避免因缺貨影響銷售。2.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物，提高供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性。3.及時跟蹤銷售訂單執(zhí)行情況，對于可能出現(xiàn)缺貨的情況，提前做好補(bǔ)貨準(zhǔn)備工作，確保貨物的及時供應(yīng)。八、信息管理（一）存貨信息系統(tǒng)建設(shè)建立完善的存貨信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購、倉儲、銷售等環(huán)節(jié)的信息共享和實時更新，提高存貨管理的信息化水平和工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)各相關(guān)部門應(yīng)及時、準(zhǔn)確地將存貨管理過程中的各類數(shù)據(jù)錄入信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。同時，定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（三）數(shù)據(jù)分析與利用財務(wù)部門和其他相關(guān)部門應(yīng)定期對存貨信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過數(shù)據(jù)分析了解存貨的庫存狀況、周轉(zhuǎn)情況、成本構(gòu)成等，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對存貨管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、倉儲管