自然資源所文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)自然資源所文檔管理，確保各類文件資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于自然資源所全體工作人員及因工作需要參與文檔管理相關(guān)事宜的外部人員。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：各類文檔由專人集中管理，確保文檔管理的規(guī)范性和一致性。2.分類管理原則：按照文檔的性質(zhì)、來源、用途等進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止文檔泄露、丟失或損壞。4.高效利用原則：充分發(fā)揮文檔的價值，提高工作效率，為自然資源管理工作提供有力支持。二、文檔管理職責(zé)（一）綜合管理崗職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善文檔管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌管理自然資源所各類文件資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各崗位工作人員做好文件資料的日常管理工作。4.負(fù)責(zé)文檔管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理。5.定期對文檔管理工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各崗位工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本崗位工作中形成的文件資料的收集、整理，并及時移交綜合管理崗歸檔。2.嚴(yán)格遵守文檔管理制度，妥善保管和使用涉及本人工作的文件資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、銷毀。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱和歸還文件資料，并做好登記手續(xù)。4.協(xié)助綜合管理崗做好文檔管理的其他相關(guān)工作。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政管理類：包括上級文件、內(nèi)部文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、請示與報告、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋土地資源管理、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)災(zāi)害防治、測繪管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件資料。3.人事檔案類：職工個人檔案、考勤記錄、績效考核資料等。4.財務(wù)管理類：預(yù)算報表、財務(wù)憑證、審計報告等。5.其他類：不屬于以上分類的其他文件資料，如宣傳資料、合同協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.各類文檔編號采用字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，確保編號的唯一性。2.編號格式為：[文檔類別代碼][年度][順序號]。例如：XM2023001，表示業(yè)務(wù)管理類文件，2023年形成的第1份文件。3.文檔類別代碼：行政管理類（XZ）、業(yè)務(wù)管理類（XM）、人事檔案類（RS）、財務(wù)管理類（CW）、其他類（QT）。四、文檔收集與整理（一）收集范圍1.上級部門下發(fā)的與自然資源管理相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.本所形成的各類公文、報告、報表、記錄等。3.工作中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)資料，如土地登記檔案、礦產(chǎn)勘查報告、地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查資料等。4.會議、培訓(xùn)、調(diào)研等活動中形成的文件資料。5.與其他單位或個人簽訂的合同、協(xié)議等。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的文件資料收集齊全，不得遺漏。2.對于外來文件，應(yīng)在收文當(dāng)日進(jìn)行登記，并送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員閱辦，閱辦完畢后及時移交綜合管理崗。3.文件資料應(yīng)保持整潔、完整，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的文件資料進(jìn)行分類。2.同一類文檔按照文件形成時間順序排列，編號標(biāo)注在文件右上角。3.對于篇幅較長的文件，應(yīng)加裝封面、目錄，確保整齊規(guī)范。4.對破損或褪色的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證文件的可讀性。五、文檔歸檔（一）歸檔時間1.行政管理類文件應(yīng)在辦結(jié)后的一周內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)管理類文件應(yīng)在項目結(jié)束或階段性工作完成后的半個月內(nèi)歸檔。3.人事檔案類和財務(wù)管理類文件應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔。4.其他類文件應(yīng)在形成后一個月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各崗位工作人員將整理好的文件資料移交綜合管理崗。2.綜合管理崗對移交的文件資料進(jìn)行核對、檢查，確認(rèn)無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.歸檔后的文件資料應(yīng)按照檔案存放要求進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄。六、文檔保管（一）保管設(shè)施1.設(shè)立專門的文檔保管室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。2.文檔保管室內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度計，保持室內(nèi)溫度在14℃24℃，相對濕度在45%60%。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別和年度進(jìn)行分類存放，建立檔案架和檔案盒，標(biāo)注清晰的檔案標(biāo)識。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照文檔類別和年度進(jìn)行分類文件夾管理，并建立索引目錄，便于查找和利用。（三）定期盤點1.綜合管理崗應(yīng)每年對文檔進(jìn)行一次全面盤點，核對檔案數(shù)量、完整性和存放位置。2.盤點過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并進(jìn)行整改處理。3.盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報所領(lǐng)導(dǎo)審閱。七、文檔查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本所工作人員因工作需要查閱文檔，應(yīng)填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理崗查閱。2.查閱文檔時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將文檔帶出保管室。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文檔，不得在文檔上涂改、標(biāo)記、圈劃或損壞。4.查閱完畢后，應(yīng)及時將文檔歸還綜合管理崗，并在《文檔查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要借閱文檔，應(yīng)提前向自然資源所提交《文檔借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、目的、時間等，并加蓋單位公章。2.經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，綜合管理崗辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文檔，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還文檔，如逾期未還，綜合管理崗應(yīng)及時催還。如發(fā)現(xiàn)文檔丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、文檔保密管理（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.文檔保管室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.文檔管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露文檔內(nèi)容。4.在文檔的整理、歸檔、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對敏感信息進(jìn)行加密處理等。（二）保密責(zé)任1.全體工作人員應(yīng)增強(qiáng)保密意識，自覺遵守保密制度，對所接觸的文檔負(fù)有保密責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)文檔保密工作存在問題或隱患，應(yīng)及時報告綜合管理崗，并采取措施加以解決。3.對于違反保密制度，造成文檔泄露的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、文檔銷毀（一）銷毀范圍1.已過保管期限且確無保存價值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、錯誤、失效的文檔。3.按照規(guī)定需要銷毀的涉密文檔。（二）銷毀程序1.綜合管理崗定期對需銷毀的文檔進(jìn)行清理、造冊，填寫《文檔銷毀申請表》，注明文檔名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)所領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由綜合管理崗安排專人負(fù)責(zé)文檔銷毀工作。3.文檔銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括