中國人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范中國人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映員工的基本情況、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等。2.完整性原則：人事檔案應包含員工從入職到離職全過程的各類相關材料，確保檔案內(nèi)容完整無缺。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關檔案保密的法律法規(guī)，對人事檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學化。二、人事檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.員工入職登記表，包括個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.學歷學位證書復印件、學籍檔案材料（從高中起）。3.工作經(jīng)歷證明材料，如勞動合同、離職證明等。（二）自傳材料員工個人撰寫的自傳，反映個人成長經(jīng)歷、思想變化等。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、季度考核表等各類考核評價材料。2.任職考察材料，包括民主測評、考察報告等。3.培訓結業(yè)鑒定材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、學歷認證報告。2.專業(yè)技術職務任職資格評審表、聘任文件。3.各類培訓證書、培訓結業(yè)報告。（五）政審材料1.入黨、入團志愿書及相關審批材料。2.政治歷史情況審查材料。（六）黨團材料1.黨員、團員組織關系介紹信及相關材料。2.黨團組織生活記錄等。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及公司頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.個人先進事跡材料。（八）處分材料1.受到黨紀政紀處分的決定、調查報告等。2.解除處分的相關材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.職務任免文件。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等。（十）其他可供組織參考的材料1.員工健康體檢報告。2.員工職業(yè)資格證書復印件。3.員工獲得的榮譽稱號、專利證書等復印件。三、人事檔案收集（一）新員工檔案收集1.員工入職時，人力資源部門應向其明確告知需要提交的人事檔案材料清單。2.新員工應在規(guī)定時間內(nèi)將完整的人事檔案材料提交至人力資源部門，材料應真實、有效、齊全。3.人力資源部門對新員工提交的檔案材料進行初步審核，對不符合要求的材料，及時通知員工補充或更正。（二）在職員工檔案材料補充1.人力資源部門定期梳理員工人事檔案，根據(jù)檔案內(nèi)容的更新情況，通知員工補充相應材料。2.員工在工作中獲得的各類獎勵、處分、學歷學位變動、職務任免等信息，應及時以書面形式報人力資源部門，作為檔案補充材料。3.對于涉及員工個人隱私的材料，如健康體檢報告等，應在員工同意的情況下收集，并嚴格保密。（三）檔案收集渠道1.員工主動提交：員工按照公司要求，將個人檔案材料提交至人力資源部門指定地點。2.組織調閱：人力資源部門根據(jù)工作需要，向其他單位或部門調閱與員工相關的檔案材料。3.外部機構提供：如學歷認證機構、專業(yè)技術職務評審機構等提供的相關證明材料。四、人事檔案整理（一）分類1.按照人事檔案內(nèi)容的性質和類別，將檔案材料分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料等十大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如履歷材料下分為入職登記表、學歷學位證書復印件等。（二）排序1.每類檔案材料按照時間順序進行排列，先形成的材料在前，后形成的材料在后。2.對于同一時間段內(nèi)形成的多份材料，按照重要程度或相關性進行排序。（三）編目1.為每份檔案材料編制目錄，目錄內(nèi)容包括材料名稱、形成時間、份數(shù)、頁碼等。2.目錄應打印清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案內(nèi)，一份作為檔案索引單獨存放。（四）裝訂1.將整理好的檔案材料按照類別依次裝訂成冊，每冊厚度適中，便于保管和查閱。2.裝訂應牢固整齊，不掉頁、不壓字，采用線裝或膠裝方式。（五）裝盒1.將裝訂成冊的檔案裝入專用檔案盒，檔案盒應標明員工姓名、檔案編號、入職時間等信息。2.在檔案盒側面貼上檔案標簽，注明檔案類別、保管期限等。五、人事檔案歸檔（一）歸檔流程1.人力資源部門檔案管理人員對整理好的人事檔案進行再次審核，確保檔案內(nèi)容準確、完整、規(guī)范。2.審核通過后，將檔案移交至公司檔案室進行歸檔。3.檔案室管理人員按照檔案編號順序，將檔案存放在指定的檔案架上，并做好檔案入庫登記。（二）歸檔時間1.新員工檔案應在入職后一個月內(nèi)歸檔完畢。2.在職員工檔案補充材料應在材料形成后的一周內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的人事檔案應保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞。2.檔案材料應使用標準A4紙張，不符合規(guī)格的材料應進行粘貼或折疊處理。3.歸檔的檔案應建立電子目錄，便于查詢和管理。六、人事檔案保管（一）保管機構公司設立專門的檔案室，負責統(tǒng)一保管員工人事檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全存放。（二）保管期限1.人事檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、政治歷史情況審查材料等。3.長期保管的檔案期限為50年，主要包括員工的學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料等。4.短期保管的檔案期限為10年，主要包括員工的工資、任免、出國（境）等材料。（三）檔案清查1.檔案室管理人員定期對人事檔案進行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案材料完整性、檔案保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行記錄并采取相應的處理措施，如補充檔案材料、修復損壞檔案等。（四）檔案安全1.嚴格遵守檔案保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案室。2.檔案室應配備必要的消防器材和安全設備，定期進行檢查和維護，確保檔案安全。3.對檔案的查閱、借閱應進行嚴格登記，防止檔案丟失或泄露。七、人事檔案查閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.涉及員工個人隱私或敏感信息的檔案材料，查閱權限應嚴格控制，僅限人力資源部門負責人及相關領導查閱。（二）查閱流程1.查閱人持經(jīng)審批的《人事檔案查閱申請表》到檔案室辦理查閱手續(xù)。2.檔案室管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，在指定地點提供檔案供查閱人查閱。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注，如有需要摘錄或復印檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。（三）查閱記錄1.檔案室管理人員對每次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等。2.查閱記錄應妥善保存，以備日后查詢。八、人事檔案借閱（一）借閱權限1.因工作需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人及公司分管領導簽字同意后，方可借閱。2.原則上檔案不允許外借，如因特殊情況確需外借的，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并辦理相關借閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人持經(jīng)審批的《人事檔案借閱申請表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.檔案室管理人員將檔案交給借閱人，并在借閱登記表上登記，注明借閱時間、借閱人姓名、所在部門、借閱期限等信息。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在檔案上涂改、污損。（三）歸還檔案1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案室管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。九、人事檔案轉遞（一）轉遞原因1.員工離職：員工與公司解除或終止勞動關系后，其人事檔案應按照規(guī)定轉遞至新的工作單位或檔案管理機構。2.組織調動：員工因工作需要在公司內(nèi)部或跨公司調動，其人事檔案應及時轉遞至新的工作崗位所在單位。3.其他原因：如檔案保管期限屆滿、檔案內(nèi)容需要調整等，需對人事檔案進行轉遞。（二）轉遞流程1.人力資源部門根據(jù)員工離職或調動情況，填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞的原因、轉遞單位名稱、轉遞地址等信息。2.將《人事檔案轉遞通知單》及檔案材料一并密封，通過機要交通或專人送取的方式轉遞至接收單位。3.接收單位收到檔案后，應在《人事檔案轉遞通知單》回執(zhí)聯(lián)上簽字蓋章，并及時反饋給人力資源部門。（三）轉遞要求1.檔案轉遞應嚴格按照國家有關規(guī)