會計(jì)管理檔案管理制度總則目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)管理檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計(jì)檔案的管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的會計(jì)管理檔案管理工作。定義會計(jì)管理檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理會計(jì)檔案工作，并對所屬各部門的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。各部門負(fù)責(zé)本部門會計(jì)檔案的收集、整理、保管等工作。2.依法合規(guī)原則。會計(jì)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度。3.完整準(zhǔn)確原則。確保會計(jì)檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。4.安全保密原則。采取有效措施，確保會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失或泄露。會計(jì)檔案的分類與歸檔會計(jì)檔案的分類1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。會計(jì)檔案的歸檔要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定定期將會計(jì)檔案移交至公司財(cái)務(wù)部門。移交時(shí)，應(yīng)編制會計(jì)檔案移交清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.會計(jì)憑證應(yīng)按記賬憑證編號順序，連同所附的原始憑證、原始憑證匯總表，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)和附件張數(shù)等內(nèi)容。3.會計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后，按時(shí)整理立卷?；铐撡~簿應(yīng)抽出空白頁，撤去賬夾，用牛皮紙統(tǒng)一裝訂成冊。在封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后，按類別整理裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、月份、財(cái)務(wù)報(bào)告種類、起訖日期、份數(shù)等內(nèi)容。5.其他類會計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類整理、裝訂成冊，并編制目錄。會計(jì)檔案的保管保管期限1.會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；納稅申報(bào)表保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。保管地點(diǎn)公司應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計(jì)檔案的安全保管。會計(jì)檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的存放位置、保管期限等信息。2.會計(jì)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。3.對電子會計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子會計(jì)檔案的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失。4.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。會計(jì)檔案的查閱與借閱查閱程序1.本公司人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由財(cái)務(wù)部門人員負(fù)責(zé)陪同。查閱人員不得擅自將會計(jì)檔案攜帶外出或復(fù)制、拍照、錄像等。借閱程序1.本公司人員借閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位人員借閱會計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。3.借閱會計(jì)檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊需要，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在會計(jì)檔案上涂改、圈劃、抽換、損壞等。4.借閱人員歸還會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，經(jīng)財(cái)務(wù)部門人員確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。會計(jì)檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿的會計(jì)檔案，除本制度另有規(guī)定外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。銷毀程序1.由財(cái)務(wù)部門會同檔案管理部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本公司負(fù)責(zé)人。會計(jì)檔案的信息化管理信息化管理要求1.公司應(yīng)積極推進(jìn)會計(jì)檔案的信息化管理工作，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對會計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理、存儲和管理。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)具備完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性，能夠真實(shí)、完整地反映公司的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動。電子會計(jì)檔案的格式應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，能夠被可靠讀取和長期保存。3.公司應(yīng)建立健全電子會計(jì)檔案管理制度，明確電子會計(jì)檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程和管理要求。電子會計(jì)檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將電子會計(jì)檔案移交至公司財(cái)務(wù)部門。移交時(shí)，應(yīng)確保電子會計(jì)檔案的格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并提供相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，如文件名稱、日期、作者、來源等。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)對接收的電子會計(jì)檔案進(jìn)行整理，按照會計(jì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號，并建立電子會計(jì)檔案目錄。電子會計(jì)檔案的編號應(yīng)與紙質(zhì)會計(jì)檔案的編號相對應(yīng)，以便于查找和核對。電子會計(jì)檔案的存儲與保管1.公司應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子會計(jì)檔案進(jìn)行存儲。存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在專門的服務(wù)器或存儲系統(tǒng)中，并設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。同時(shí)，應(yīng)采取有效的安全防護(hù)措施，如防火墻、加密技術(shù)等，防止電子會計(jì)檔案被非法篡改、竊取或泄露。3.電子會計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子會計(jì)檔案的可讀性和可用性。如發(fā)現(xiàn)電子會計(jì)檔案存在損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。電子會計(jì)檔案的查閱與借閱1.查閱和借閱電子會計(jì)檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的查閱和借閱程序進(jìn)行申請和審批。查閱和借閱人員應(yīng)使用公司指定的電子設(shè)備，并在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作。2.查閱和借閱電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行登記，并記錄查閱和借閱的時(shí)間、內(nèi)容、人員等信息。查閱和借閱人員不得擅自復(fù)制、下載、傳播電子會計(jì)檔案。3.電子會計(jì)檔案的查閱和借閱應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，如需在外部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下查閱和借閱，應(yīng)采取必要的安全措施，確保電子會計(jì)檔案的安全。電子會計(jì)檔案的銷毀1.電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)按照本制度規(guī)定的銷毀程序進(jìn)行。銷毀前，應(yīng)確保電子會計(jì)檔案已進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)妥善保管。2.電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如刪除、格式化等，并進(jìn)行多次覆蓋，以確保電子會計(jì)檔案無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.電子會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)在電子會計(jì)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷，并更新電子會計(jì)檔案目錄。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對所屬各部門的會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會計(jì)檔案管理工作符合本制度的要求。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和合規(guī)性。3.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對會計(jì)檔案的保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會計(jì)檔案的安全和有序管理。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會計(jì)檔案的收集、整理、歸檔情況。2.會計(jì)檔案的保管期限、保管地點(diǎn)、保管要求等是否符合規(guī)定。3.會計(jì)檔案的查閱、借閱程序是否規(guī)范，登記手續(xù)是否齊全。4.會計(jì)檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀清冊是否完整。5.電子會計(jì)檔案的信息化管理情況，包括存儲、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程和管理要求是否符合規(guī)定。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門應(yīng)定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門可根據(jù)工作需要，不定期對會計(jì)檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對會計(jì)檔案管理工作中的突出問題或重點(diǎn)事項(xiàng)，可開展專項(xiàng)檢查。問題整改1.