oa電子公章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA電子公章的使用，確保公司文件的合法性、真實性和有效性，維護公司的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用OA電子公章進行文件簽署、審批等相關(guān)業(yè)務(wù)活動時的管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：OA電子公章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：嚴格保護電子公章的安全，防止信息泄露和濫用。3.權(quán)責明確原則：明確各部門及人員在電子公章使用過程中的職責和權(quán)限。4.可追溯原則：對電子公章的使用記錄進行詳細留存，以便查詢和追溯。二、電子公章的管理機構(gòu)及職責（一）管理機構(gòu)公司設(shè)立OA電子公章管理小組，由公司分管領(lǐng)導擔任組長，成員包括行政部門負責人、信息部門負責人等。（二）職責1.管理小組組長：全面負責OA電子公章管理工作的領(lǐng)導和決策，協(xié)調(diào)解決重大問題。2.行政部門負責OA電子公章使用流程的制定、優(yōu)化和解釋。審核電子公章使用申請，確保申請事項符合公司規(guī)定。定期對電子公章使用情況進行統(tǒng)計和分析。3.信息部門負責OA電子公章系統(tǒng)的技術(shù)維護和安全保障，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。對電子公章的存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)進行技術(shù)監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。協(xié)助行政部門處理電子公章使用過程中的技術(shù)問題。三、電子公章的申請與審批（一）申請條件1.公司內(nèi)部正式員工因工作需要，在辦理涉及公司重要文件、合同等業(yè)務(wù)時，可申請使用OA電子公章。2.申請使用電子公章的文件或事項應符合公司業(yè)務(wù)流程和相關(guān)規(guī)定，且經(jīng)過必要的審批環(huán)節(jié)。（二）申請流程1.申請人登錄OA系統(tǒng)，填寫電子公章使用申請表，詳細說明用章事項、文件名稱、文號、蓋章位置等信息，并上傳相關(guān)文件附件。2.將申請表提交給本部門負責人進行初審，部門負責人應審核申請事項的真實性、必要性和合規(guī)性，并簽署意見。3.初審通過后，申請表流轉(zhuǎn)至行政部門進行審核。行政部門重點審核用章事項是否符合公司規(guī)定，申請流程是否完整，相關(guān)文件是否齊全等。審核通過后，在申請表上簽署意見并提交給信息部門進行技術(shù)審核。4.信息部門對申請的技術(shù)可行性進行審核，確保電子公章能夠正常加蓋且不影響文件的安全性和完整性。審核通過后，申請表返回行政部門。（三）審批權(quán)限1.一般文件和事項的電子公章使用申請，由行政部門負責人審批。2.涉及重要合同、重大決策等文件的電子公章使用申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批。（四）審批時間行政部門和信息部門應在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，特殊情況需延長審核時間的，應及時向申請人說明原因。四、電子公章的使用（一）使用方式1.經(jīng)審批通過的電子公章使用申請，申請人可在OA系統(tǒng)中按照系統(tǒng)提示進行電子公章的加蓋操作。2.加蓋電子公章的文件應確保內(nèi)容清晰、準確，蓋章位置符合規(guī)定要求。（二）使用規(guī)范1.電子公章只能用于公司內(nèi)部文件、合同等業(yè)務(wù)的簽署，嚴禁用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的行為。2.不得擅自修改、刪除或偽造電子公章使用記錄，確保使用過程的可追溯性。3.在使用電子公章時，應認真核對文件內(nèi)容和蓋章信息，確保無誤后再進行加蓋操作。（三）使用監(jiān)督1.行政部門和信息部門應定期對電子公章的使用情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對于違規(guī)使用電子公章的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究法律責任。五、電子公章的存儲與保管（一）存儲方式OA電子公章采用加密存儲方式，存儲在公司指定的服務(wù)器上，并進行定期備份。（二）保管責任1.信息部門負責電子公章存儲服務(wù)器的日常維護和管理，確保服務(wù)器的安全運行。2.設(shè)立專人負責電子公章的密鑰管理，密鑰應嚴格保密，定期更換。3.未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自訪問、修改或刪除電子公章的存儲信息。（三）安全措施1.服務(wù)器應配備防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.定期對服務(wù)器進行安全漏洞掃描和修復，確保系統(tǒng)安全。3.對電子公章存儲環(huán)境進行物理安全防護，限制無關(guān)人員進入存儲區(qū)域。六、電子公章的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要變更電子公章樣式或使用范圍的，由行政部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，信息部門負責進行相應的技術(shù)變更。2.電子公章變更后，應及時通知相關(guān)部門和人員，并對變更情況進行記錄。（二）注銷1.員工離職或崗位變動不再需要使用電子公章權(quán)限的，所在部門應及時通知行政部門，行政部門在核實情況后，辦理電子公章使用權(quán)限的注銷手續(xù)。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要注銷電子公章的，由行政部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，信息部門負責進行注銷操作，并對相關(guān)信息進行備份和存檔。七、電子公章使用記錄與審計（一）使用記錄OA系統(tǒng)應詳細記錄每一次電子公章的使用情況，包括使用時間、使用人、用章事項、文件名稱、文號等信息，確保使用記錄可查詢、可追溯。（二）審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對電子公章的使用情況進行審計，檢查是否存在違規(guī)使用、濫用等問題。2.審計部門可根據(jù)需要調(diào)閱電子公章使用記錄、相關(guān)文件和審批流程等資料，各部門應積極配合。3.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。八、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門定期組織電子公章使用培訓，向員工講解電子公章的使用流程、規(guī)范和注意事項等內(nèi)容。2.新員工入職時，應安排專門的電子公章使用培訓課程，使其熟悉相關(guān)制度和操作方法。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和制度更新情況，適時開展電子公章使用的專項培訓，提高員工的使用水平和安全意識。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告、OA系統(tǒng)通知等方式，向員工宣傳電子公章管理制度，確保員工知曉并遵守相關(guān)規(guī)定。2.對電子公章使用過程中的典型案例進行宣傳和警示教育，提高員工