企業(yè)外事工作管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外事工作管理，加強(qiáng)對外交流與合作，保障公司外事活動的順利開展，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門與境外機(jī)構(gòu)、組織、個(gè)人進(jìn)行的各類外事活動，包括但不限于商務(wù)洽談、技術(shù)合作、學(xué)術(shù)交流、培訓(xùn)考察、接待來訪等。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和外事政策，維護(hù)國家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)公司發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞公司中心工作開展外事活動，注重實(shí)效。3.嚴(yán)格執(zhí)行外事審批程序，規(guī)范外事行為，確保外事活動有序進(jìn)行。4.勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)，降低外事活動成本。二、外事工作管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司董事長擔(dān)任組長，總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括各副總經(jīng)理及相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人。外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組是公司外事工作的決策機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家外事政策和有關(guān)法律法規(guī)，制定公司外事工作方針、政策和規(guī)章制度。2.審議公司外事工作規(guī)劃、年度計(jì)劃和重大外事活動方案。3.研究解決公司外事工作中的重大問題，決策重要外事事項(xiàng)。4.監(jiān)督檢查公司外事工作制度的執(zhí)行情況。（二）外事工作歸口管理部門公司外事工作歸口管理部門為[具體部門名稱]，負(fù)責(zé)公司外事工作的日常管理和協(xié)調(diào)，主要職責(zé)如下：1.組織實(shí)施公司外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決策和部署，制定外事工作具體措施和辦法。2.擬訂公司外事工作規(guī)劃、年度計(jì)劃和重大外事活動方案，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后組織實(shí)施。3.審核公司各部門提交的外事活動申請，辦理外事審批手續(xù)，發(fā)放外事任務(wù)批件。4.負(fù)責(zé)與政府外事部門及相關(guān)單位的聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解外事政策動態(tài)，為公司外事工作提供指導(dǎo)和服務(wù)。5.組織安排公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的外事出訪、接待來訪等活動，協(xié)調(diào)解決外事活動中的相關(guān)問題。6.負(fù)責(zé)外事文件、資料的收集、整理、歸檔和保管工作。7.對公司外事工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和管理，提高外事工作水平。（三）各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門外事活動的策劃、組織和實(shí)施，并指定專人負(fù)責(zé)外事工作。各部門主要職責(zé)如下：1.根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需要，制定本部門外事工作計(jì)劃，報(bào)外事工作歸口管理部門備案。2.按照外事審批程序，向外事工作歸口管理部門提交外事活動申請，說明活動目的、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等情況。3.負(fù)責(zé)本部門外事活動的具體組織實(shí)施，確?；顒禹樌M(jìn)行，并及時(shí)向外事工作歸口管理部門報(bào)告活動進(jìn)展情況。4.配合外事工作歸口管理部門做好外事文件、資料的收集、整理和歸檔工作。5.負(fù)責(zé)本部門外事工作人員的日常管理和培訓(xùn)，提高外事業(yè)務(wù)能力。三、外事審批程序（一）外事出訪審批1.公司員工因公出國（境）訪問、考察、培訓(xùn)等，需填寫《公司員工因公出國（境）申請表》，詳細(xì)說明出訪任務(wù)、行程安排、在外停留時(shí)間、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)外事工作歸口管理部門。外事工作歸口管理部門對申請材料進(jìn)行初審，提出審核意見，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，外事工作歸口管理部門為出訪人員辦理外事任務(wù)批件，并通知其到政府外事部門辦理出國（境）手續(xù)。4.出訪人員應(yīng)嚴(yán)格按照外事任務(wù)批件批準(zhǔn)的內(nèi)容執(zhí)行出訪任務(wù)，不得擅自變更出訪路線、延長在外停留時(shí)間或增加出訪地點(diǎn)。如需變更，應(yīng)提前向外事工作歸口管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。（二）外事接待審批1.公司接待境外來訪團(tuán)組，需填寫《公司外事接待申請表》，詳細(xì)說明來訪團(tuán)組情況、接待目的、接待安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)背景資料。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)外事工作歸口管理部門。外事工作歸口管理部門對申請材料進(jìn)行初審，提出審核意見，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，外事工作歸口管理部門負(fù)責(zé)組織安排接待工作，并通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備。4.接待過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照外事工作規(guī)定和審批要求進(jìn)行安排，確保接待工作規(guī)范、有序、熱情、周到。（三）其他外事活動審批公司舉辦或參加其他外事活動，如國際會議、展覽、比賽等，需填寫《公司外事活動申請表》，詳細(xì)說明活動情況、參加人員、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并提交相關(guān)材料。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)外事工作歸口管理部門，按照上述外事出訪或接待審批程序進(jìn)行審批。四、外事活動組織與實(shí)施（一）出訪活動組織1.出訪人員應(yīng)提前做好出訪準(zhǔn)備工作，包括了解出訪國家（地區(qū)）的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗習(xí)慣等情況，收集相關(guān)資料，準(zhǔn)備好出訪所需的文件、證件、物品等。2.按照外事任務(wù)批件確定的出訪路線和時(shí)間安排，提前預(yù)訂機(jī)票、酒店等，確保行程順利。3.在出訪過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)，尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣，維護(hù)公司形象和國家聲譽(yù)。積極開展對外交流與合作，完成出訪任務(wù)。4.出訪結(jié)束后，出訪人員應(yīng)及時(shí)提交出訪報(bào)告，總結(jié)出訪成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并將出訪期間的文件、資料、照片等整理歸檔。（二）接待活動組織1.外事工作歸口管理部門根據(jù)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組的審批意見，制定接待方案，明確接待規(guī)格、接待人員、接待日程安排等內(nèi)容。2.相關(guān)部門按照接待方案做好接待準(zhǔn)備工作，包括安排迎送人員、預(yù)訂酒店、安排交通工具、準(zhǔn)備禮品等。3.接待過程中，應(yīng)熱情友好地接待來訪團(tuán)組，安排好參觀考察、商務(wù)洽談、會議交流等活動，確保接待工作順利進(jìn)行。同時(shí)，要注意保守公司機(jī)密，維護(hù)公司利益。4.接待結(jié)束后，外事工作歸口管理部門應(yīng)及時(shí)對接待工作進(jìn)行總結(jié)，評估接待效果，為今后的接待工作提供參考。（三）其他外事活動組織公司舉辦或參加其他外事活動，應(yīng)按照活動要求和公司實(shí)際情況，制定詳細(xì)的活動方案，明確活動目的、內(nèi)容、組織形式、參加人員等?；顒臃桨附?jīng)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。在活動組織過程中，要嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和活動主辦方的要求，確?；顒禹樌M(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。五、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算1.外事出訪、接待等活動應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算，經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)包括國際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、參觀考察費(fèi)、禮品費(fèi)等項(xiàng)目。2.經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則，合理安排各項(xiàng)費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)。同時(shí)，要嚴(yán)格按照國家和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得超標(biāo)準(zhǔn)列支費(fèi)用。3.外事活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)外事工作歸口管理部門。外事工作歸口管理部門對預(yù)算進(jìn)行初審，提出審核意見，報(bào)外事工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷1.外事活動結(jié)束后，出訪人員或接待部門應(yīng)及時(shí)辦理經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷時(shí)，應(yīng)提供外事任務(wù)批件、發(fā)票、費(fèi)用清單等相關(guān)證明材料，并填寫《公司外事經(jīng)費(fèi)報(bào)銷申請表》。2.外事工作歸口管理部門對報(bào)銷材料進(jìn)行審核，審核無誤后報(bào)財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷審核，對符合規(guī)定的費(fèi)用予以報(bào)銷。3.外事活動經(jīng)費(fèi)應(yīng)?？顚Ｓ茫坏门沧魉?。如因特殊情況需要調(diào)整經(jīng)費(fèi)預(yù)算，應(yīng)提前向外事工作歸口管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。六、外事保密管理（一）保密制度1.公司外事工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司機(jī)密和國家秘密。2.在外事活動中，涉及公司機(jī)密和國家秘密的文件、資料、信息等，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自泄露或傳播。3.嚴(yán)禁攜帶涉及公司機(jī)密和國家秘密的文件、資料、信息等參加外事活動。如需攜帶，應(yīng)經(jīng)公司保密部門批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。（二）保密教育1.外事工作歸口管理部門應(yīng)定期組織外事工作人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識和保密技能。2.外事工作人員在參加外事活動前，應(yīng)接受專門的保密培訓(xùn)，了解外事活動中的保密要求和注意事項(xiàng)。（三）保密監(jiān)督1.公司保密部門應(yīng)加強(qiáng)對外事活動的保密監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對違反保密規(guī)定的外事工作人員，公司將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、外事檔案管理（一）檔案收集1.外事工作歸口管理部門負(fù)責(zé)收集、整理外事活動中形成的各類文件、資料、照片、錄像等檔案材料。2.外事活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將外事活動中形成的檔案材料移交外事工作歸口管理部門。（二）檔案整理外事工作歸口管理部門對外事檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編號、裝訂、編目等工作，確保檔案材料的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管外事檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室，并配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案安全。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱外事檔案，應(yīng)填寫《公司外事檔案查閱申請表》，經(jīng)外事工作歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案材料。如需摘抄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)外事工作歸口管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.對外提供外事檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，履行必要的審批手續(xù)。八、外事工作人員管理（一）人員選拔1.外事工作人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語水平，熟悉國家外事政策和法律法規(guī)。2.公司選拔外事工作人員時(shí)，應(yīng)注重考察其綜合素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)先選拔具有相關(guān)專業(yè)背景和外事工作經(jīng)驗(yàn)的人員。（二）培訓(xùn)與考核1.外事工作歸口管理部門應(yīng)定期組織外事工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其外事業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.建立外事工作人員考核制度，對外事工作人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、遵守外事紀(jì)律等情況進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果作為外事工作人員晉升、獎勵(lì)、調(diào)整崗位的重要依據(jù)。（三）紀(jì)律要求1.外事工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守外事紀(jì)律和公司各項(xiàng)規(guī)章制