企業(yè)電話使用管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電話的使用，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.合理使用原則：員工應根據(jù)工作需要合理使用公司電話，避免不必要的通話，確保通訊資源的有效利用。2.公私分明原則：嚴禁利用公司電話處理私人事務，確保工作與私人通訊的清晰區(qū)分。3.安全保密原則：在使用電話過程中，應注意保護公司機密信息，不得隨意透露敏感信息。二、電話使用規(guī)范（一）撥打與接聽1.撥打公司內部電話：應先確認對方分機號碼，準確撥號。若不清楚分機號碼，可通過公司內部通訊錄或向總機查詢。2.撥打外部電話：應先確認對方電話號碼的準確性，在撥號前準備好通話內容，避免通話中出現(xiàn)長時間停頓或重復溝通。3.接聽電話：應在電話鈴響三聲內接聽，禮貌問候并自報部門和姓名。如遇特殊情況未能及時接聽，應在事后向對方說明原因并表示歉意。4.轉接電話：若需轉接電話，應先詢問對方是否愿意等待，并告知轉接原因。轉接過程中要確保轉接準確無誤，及時通知被轉接人接聽。（二）通話語言1.語言表達清晰、簡潔、準確，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯，確保對方能夠準確理解通話內容。2.使用禮貌用語，如“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”等，展現(xiàn)公司良好形象。3.在與客戶或合作伙伴通話時，應保持熱情、專業(yè)的態(tài)度，耐心解答對方問題，不得敷衍或推諉。（三）通話時間1.盡量控制通話時間，避免長時間占用電話線路，影響他人正常工作。對于重要且復雜的事項，應提前預約通話時間，確保有足夠的時間進行溝通。2.如遇緊急情況需要長時間通話，應提前告知周圍同事，避免造成不必要的干擾。（四）電話記錄1.對于重要的電話溝通，應做好記錄。記錄內容包括通話時間、對方姓名、部門、電話號碼、通話主題、主要內容及待辦事項等。2.電話記錄應及時整理歸檔，以便日后查閱和跟進相關工作。三、電話設備管理（一）設備維護1.公司電話設備由行政部門負責統(tǒng)一管理和維護，定期進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保設備正常運行。2.員工發(fā)現(xiàn)電話設備出現(xiàn)故障或異常情況時，應及時向行政部門報告，不得擅自拆卸或維修設備。（二）設備使用1.員工應愛護公司電話設備，不得隨意損壞或丟棄。如因個人原因造成設備損壞，應照價賠償。2.不得私自將公司電話設備外借或挪作他用，如有特殊情況需要借用，須經行政部門批準。（三）設備安全1.注意電話設備的安全使用，避免在潮濕、高溫、強磁場等環(huán)境下使用，防止設備損壞。2.在雷雨天氣時，應避免使用外線電話，以防雷擊。四、費用管理（一）費用標準1.公司根據(jù)實際情況制定電話費用標準，包括市內通話費、長途通話費、國際通話費等。員工應在規(guī)定的費用標準內使用電話，超出部分自理。2.對于因工作需要產生的特殊電話費用，如國際長途、傳真等，需提前填寫費用申請單，經部門負責人批準后，報財務部門審核報銷。（二）費用結算1.公司電話費用由行政部門統(tǒng)一結算，每月定期與電信運營商核對賬單，并進行費用報銷。2.財務部門應嚴格審核電話費用報銷憑證，對于不符合規(guī)定的費用不予報銷。（三）費用監(jiān)控1.行政部門應定期對公司電話費用進行統(tǒng)計和分析，監(jiān)控費用使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常費用，應及時查明原因并采取措施。2.對于費用超標的部門或個人，行政部門應及時發(fā)出預警通知，并要求其說明原因，采取改進措施。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.利用公司電話處理私人事務，如長時間撥打私人電話、閑聊等。2.故意損壞公司電話設備，或因保管不善導致設備丟失。3.未經批準擅自將公司電話設備外借或挪作他用。4.泄露公司機密信息，或在電話中與他人談論敏感話題。5.違反電話費用管理規(guī)定，虛報、多報電話費用。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等，并要求其賠償因違規(guī)行為給公司造成的損失。3.如因員工違規(guī)行為導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究其法律責任。六、附則（一）解釋權本制度由公司人事總監(jiān)負責解釋。（二）修訂與完善本制度將根據(jù)公司實際情況和