會(huì)議外委項(xiàng)目管理制度總則目的為規(guī)范公司會(huì)議外委項(xiàng)目的管理，確保外委項(xiàng)目的順利進(jìn)行，提高項(xiàng)目質(zhì)量和效率，保障公司利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有會(huì)議外委項(xiàng)目，包括但不限于會(huì)議策劃、組織、執(zhí)行、場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲服務(wù)、會(huì)議資料制作等相關(guān)服務(wù)的外委項(xiàng)目。基本原則1.合法合規(guī)原則：外委項(xiàng)目的開展必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：選擇具備專業(yè)能力和良好信譽(yù)的外委供應(yīng)商，確保項(xiàng)目質(zhì)量達(dá)到公司要求。3.成本效益原則：在保證項(xiàng)目質(zhì)量的前提下，合理控制成本，實(shí)現(xiàn)效益最大化。4.公平公正原則：對(duì)外委項(xiàng)目的供應(yīng)商選擇、合同簽訂、項(xiàng)目實(shí)施及驗(yàn)收等環(huán)節(jié)進(jìn)行公平公正的管理。外委項(xiàng)目供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商庫采購部門負(fù)責(zé)收集、整理潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括公司名稱、經(jīng)營范圍、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、聯(lián)系方式等。定期對(duì)供應(yīng)商庫進(jìn)行評(píng)估和更新，淘汰不符合要求的供應(yīng)商，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)會(huì)議外委項(xiàng)目的需求，從供應(yīng)商庫中篩選合適的供應(yīng)商參與項(xiàng)目投標(biāo)或報(bào)價(jià)。對(duì)于新的外委項(xiàng)目需求，采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并進(jìn)行初步資格審查。3.供應(yīng)商評(píng)估成立評(píng)估小組，由采購部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。評(píng)估小組負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、專業(yè)能力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等方面?？刹捎脤?shí)地考察、問卷調(diào)查、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)、參考其他客戶評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行評(píng)估。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。供應(yīng)商準(zhǔn)入1.提交準(zhǔn)入申請(qǐng)：候選供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)，包括公司基本信息、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)證明、服務(wù)方案、報(bào)價(jià)清單等相關(guān)資料。2.審核批準(zhǔn)：采購部門對(duì)候選供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，必要時(shí)組織實(shí)地考察。審核通過后，將供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)?zhí)峤还竟芾韺訉徟＝?jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，該供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商庫，并具備參與公司會(huì)議外委項(xiàng)目的資格。供應(yīng)商考核與管理1.建立考核機(jī)制：采購部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、成本控制、合作配合等方面進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)設(shè)定：考核指標(biāo)應(yīng)包括但不限于項(xiàng)目完成質(zhì)量、交付時(shí)間、服務(wù)響應(yīng)速度、客戶滿意度、費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確性等。根據(jù)不同的外委項(xiàng)目特點(diǎn)，可適當(dāng)調(diào)整考核指標(biāo)的權(quán)重。3.考核方式：考核方式可采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式。定期考核每季度或每半年進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況隨時(shí)開展?？己私Y(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，反饋給供應(yīng)商，并作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。4.獎(jiǎng)懲措施對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作機(jī)會(huì)、增加合作項(xiàng)目份額、提供一定的經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)等。對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，可采取警告、暫停合作、直至淘汰等措施。會(huì)議外委項(xiàng)目流程管理項(xiàng)目需求提出1.使用部門根據(jù)會(huì)議安排和實(shí)際需求，填寫《會(huì)議外委項(xiàng)目需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明項(xiàng)目名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、服務(wù)要求、預(yù)算金額等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對(duì)使用部門提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與使用部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。項(xiàng)目立項(xiàng)審批1.采購部門根據(jù)審核通過的需求申請(qǐng)表，編制《會(huì)議外委項(xiàng)目立項(xiàng)審批表》，提交公司管理層進(jìn)行立項(xiàng)審批。2.立項(xiàng)審批表應(yīng)包括項(xiàng)目概述、需求分析、供應(yīng)商選擇方案、預(yù)算費(fèi)用明細(xì)、預(yù)期效果等內(nèi)容。公司管理層根據(jù)項(xiàng)目的重要性、必要性、可行性等因素進(jìn)行審批。3.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)立項(xiàng)的項(xiàng)目，方可進(jìn)入后續(xù)的采購流程。采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)立項(xiàng)審批通過的項(xiàng)目，按照供應(yīng)商選擇流程，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.與選定的供應(yīng)商簽訂《會(huì)議外委項(xiàng)目合同》，合同應(yīng)明確項(xiàng)目?jī)?nèi)容、服務(wù)要求、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。3.在合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決供應(yīng)商與使用部門之間的問題，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。項(xiàng)目實(shí)施與監(jiān)督1.供應(yīng)商按照合同要求組織項(xiàng)目實(shí)施，成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和各成員的職責(zé)分工。使用部門應(yīng)指定專人作為項(xiàng)目對(duì)接人，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)要求供應(yīng)商整改，并向公司管理層匯報(bào)。3.建立項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告制度，供應(yīng)商應(yīng)定期向采購部門和使用部門提交項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告，匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況、遇到的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。采購部門匯總各項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告后，形成公司會(huì)議外委項(xiàng)目進(jìn)度匯總報(bào)告，提交公司管理層。項(xiàng)目驗(yàn)收1.項(xiàng)目完成后，供應(yīng)商應(yīng)向采購部門提交《會(huì)議外委項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告》，并提供項(xiàng)目成果文件、服務(wù)報(bào)告、費(fèi)用結(jié)算清單等相關(guān)資料。2.采購部門組織使用部門等相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，按照合同要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括項(xiàng)目完成情況、服務(wù)質(zhì)量、交付成果、費(fèi)用結(jié)算等方面。3.驗(yàn)收小組可通過實(shí)地檢查、文件審查、客戶反饋等方式進(jìn)行驗(yàn)收。如驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)簽署《會(huì)議外委項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組應(yīng)明確指出存在的問題，并要求供應(yīng)商限期整改。整改完成后，重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。項(xiàng)目費(fèi)用管理預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)會(huì)議外委項(xiàng)目需求申請(qǐng)表，結(jié)合市場(chǎng)行情和歷史數(shù)據(jù)，編制項(xiàng)目預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)包括項(xiàng)目各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)，如場(chǎng)地租賃費(fèi)用、設(shè)備租賃費(fèi)用、餐飲服務(wù)費(fèi)用、會(huì)議資料制作費(fèi)用、供應(yīng)商服務(wù)費(fèi)用、其他雜費(fèi)等。2.采購部門將預(yù)算草案提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和預(yù)算管理要求，對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見。采購部門根據(jù)財(cái)務(wù)部門的意見對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成項(xiàng)目預(yù)算方案。3.項(xiàng)目預(yù)算方案經(jīng)公司管理層審批后，作為項(xiàng)目費(fèi)用控制的依據(jù)。費(fèi)用支付1.供應(yīng)商根據(jù)合同約定和項(xiàng)目進(jìn)度，向采購部門提交費(fèi)用支付申請(qǐng)。費(fèi)用支付申請(qǐng)應(yīng)包括付款金額、付款依據(jù)、發(fā)票信息等內(nèi)容。2.采購部門對(duì)供應(yīng)商提交的費(fèi)用支付申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量等情況是否符合合同要求，審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。審核通過后，填寫《會(huì)議外委項(xiàng)目費(fèi)用支付審批表》，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審批。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和審批流程，對(duì)費(fèi)用支付審批表進(jìn)行審核。審核通過后，安排資金支付給供應(yīng)商。4.費(fèi)用支付過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或爭(zhēng)議，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可通過法律途徑解決。費(fèi)用核算與審計(jì)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議外委項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行核算，定期編制項(xiàng)目費(fèi)用報(bào)表，反映項(xiàng)目費(fèi)用支出情況。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)會(huì)議外委項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行審計(jì)，檢查費(fèi)用支出的合理性、合規(guī)性，是否存在超預(yù)算支出、浪費(fèi)等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)提出整改意見，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門會(huì)同相關(guān)部門，對(duì)會(huì)議外委項(xiàng)目可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、不可抗力風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工，確保在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)：在合同中明確違約責(zé)任條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督管理，定期評(píng)估供應(yīng)商的履約能力，要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函等。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施過程中的質(zhì)量監(jiān)督檢查，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施和售后服務(wù)承諾。安全風(fēng)險(xiǎn)：要求供應(yīng)商制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)的安全管理，確保會(huì)議活動(dòng)的安全進(jìn)行。價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)：在合同中約定價(jià)格調(diào)整條款，如采用固定價(jià)格合同或根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況調(diào)整價(jià)格的機(jī)制。同時(shí)，關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。法律風(fēng)險(xiǎn)：在合同簽訂前，由公司法律顧問對(duì)合同條款進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，加強(qiáng)與法律專業(yè)機(jī)構(gòu)的溝通，及時(shí)咨詢法律意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。不可抗力風(fēng)險(xiǎn)：在合同中明確不可抗力條款，約定雙方在不可抗力事件發(fā)生時(shí)的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)，制定不可抗力應(yīng)急預(yù)案，盡量減少不可抗力事件對(duì)項(xiàng)目的影響。2.定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)管理的有效性。信息管理建立項(xiàng)目檔案1.采購部門負(fù)責(zé)建立會(huì)議外委項(xiàng)目檔案，對(duì)項(xiàng)目全過程的相關(guān)文件和資料進(jìn)行收集、整理、歸檔。項(xiàng)目檔案應(yīng)包括項(xiàng)目需求申請(qǐng)表、立項(xiàng)審批表、采購文件、合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、費(fèi)用支付憑證、供應(yīng)商資料等。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可查閱性。信息共享與溝通1.建立會(huì)議外委項(xiàng)目信息共享平臺(tái)，采購部門、使用部門、供應(yīng)商等相關(guān)人員可通過平臺(tái)及時(shí)共享項(xiàng)目信息，溝通項(xiàng)目進(jìn)展情況、問題及解決方案等。2.定期召開項(xiàng)目溝通會(huì)議，由采購部門組織，使用部門、供應(yīng)商等相關(guān)人員參加。