上市公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、規(guī)范性和高效性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，降低采購成本，保證采購物資的質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各子公司、分公司的采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。成本效益原則：在保證物資質(zhì)量和滿足公司需求的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保采購物資符合公司要求和相關(guān)標準。誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司形象。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責(zé)對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成，其職責(zé)包括：審議采購戰(zhàn)略和政策；審批重大采購項目的采購計劃、采購預(yù)算、采購方式等；協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；監(jiān)督采購工作的執(zhí)行情況。2.采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構(gòu)，負責(zé)具體的采購工作。采購部門的職責(zé)包括：制定采購計劃和預(yù)算；選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案；組織采購談判，簽訂采購合同；跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題；負責(zé)采購物資的驗收、入庫、付款等工作；定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。3.相關(guān)部門職責(zé)需求部門：負責(zé)提出采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購物資的使用效果負責(zé)。質(zhì)量部門：負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，確保采購物資符合質(zhì)量要求。財務(wù)部門：負責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購付款手續(xù)，對采購成本進行核算和控制。法務(wù)部門：負責(zé)對采購合同進行審核，提供法律意見，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程1.采購需求提出需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容，并提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和采購預(yù)算，對采購申請進行審批，批準后的《采購申請表》交采購部門。2.采購計劃制定采購部門收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。采購計劃報采購部門負責(zé)人審核，采購部門負責(zé)人對采購計劃的可行性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體工作安排和采購預(yù)算，對采購計劃進行審批，批準后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史、評價結(jié)果等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進行評價和考核，評價指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等。根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰。4.采購談判與合同簽訂采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇情況，組織采購談判。采購談判應(yīng)至少有兩名采購人員參加，并做好談判記錄。采購談判的內(nèi)容包括采購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購人員應(yīng)在談判中爭取有利的采購條件，維護公司利益。談判達成一致后，采購人員起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同報采購部門負責(zé)人審核，采購部門負責(zé)人對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審核，簽署意見后報法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對采購合同進行法律審核，提出法律意見。采購人員根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)對采購合同進行審批，批準后的采購合同由采購部門與供應(yīng)商簽訂。5.采購合同執(zhí)行與跟蹤采購部門將簽訂的采購合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門按照合同要求做好相應(yīng)工作。采購部門負責(zé)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標準對采購物資進行檢驗和驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，辦理采購付款手續(xù)。采購合同執(zhí)行過程中如出現(xiàn)變更、解除等情況，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議或變更協(xié)議，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。6.采購驗收與入庫采購物資到貨后，采購部門通知質(zhì)量部門進行驗收。質(zhì)量部門按照合同要求和相關(guān)標準對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行檢驗和驗收。驗收合格的采購物資，質(zhì)量部門出具《驗收報告》，采購部門組織辦理入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應(yīng)核對采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等與《驗收報告》和采購合同是否一致，并做好入庫記錄。驗收不合格的采購物資，質(zhì)量部門出具《不合格報告》，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜，并跟蹤處理結(jié)果。7.采購付款采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等內(nèi)容，并提交部門負責(zé)人審核。部門負責(zé)人對付款申請的真實性、合理性進行審核，簽署意見后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和采購合同約定，對付款申請進行審批。財務(wù)部門收到經(jīng)審批的《付款申請表》后，按照公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定辦理付款手續(xù)。付款時，財務(wù)部門應(yīng)核對采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款金額準確無誤。四、采購方式1.招標采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項目，采用招標采購方式。招標采購應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進行，包括發(fā)布招標公告、資格預(yù)審、發(fā)售招標文件、開標、評標、定標等環(huán)節(jié)。2.競爭性談判采購對于采購時間緊迫、采購需求規(guī)格和技術(shù)要求復(fù)雜、市場競爭不充分的采購項目，采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商參加談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。3.詢價采購對于采購金額較小、采購需求規(guī)格和技術(shù)要求明確、市場競爭充分的采購項目，采用詢價采購方式。詢價采購應(yīng)向不少于三家符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求供應(yīng)商一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。單一來源采購應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，并與供應(yīng)商進行充分協(xié)商，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。五、采購預(yù)算管理1.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額等內(nèi)容，并按照公司預(yù)算管理要求進行分類、匯總。采購預(yù)算編制過程中，采購部門應(yīng)與需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)，確保采購預(yù)算的合理性和準確性。采購預(yù)算報采購部門負責(zé)人審核，采購部門負責(zé)人對采購預(yù)算的可行性、合理性進行審核，簽署意見后報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對采購預(yù)算進行審核，結(jié)合公司資金狀況和整體預(yù)算安排，提出審核意見。采購部門根據(jù)審核意見對采購預(yù)算進行修改完善，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和發(fā)展戰(zhàn)略，對采購預(yù)算進行審批，批準后的采購預(yù)算作為采購工作的控制依據(jù)。2.采購預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購工作，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進行審批。財務(wù)部門負責(zé)對采購預(yù)算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時查明原因，并采取有效措施進行糾正。3.采購預(yù)算考核公司建立采購預(yù)算考核制度，對采購部門和相關(guān)人員的采購預(yù)算執(zhí)行情況進行考核?？己酥笜税ú少忣A(yù)算完成率、采購成本節(jié)約率、采購物資質(zhì)量合格率等。采購預(yù)算考核結(jié)果與采購部門和相關(guān)人員的績效掛鉤，對采購預(yù)算執(zhí)行情況優(yōu)秀的部門和人員給予獎勵，對采購預(yù)算執(zhí)行情況較差的部門和人員進行處罰。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。針對識別出的風(fēng)險因素，采購部門應(yīng)評估其發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施市場風(fēng)險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)情況等信息，合理安排采購計劃，采用套期保值等方式規(guī)避市場風(fēng)險。供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對措施：加強供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評價和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應(yīng)商合作，與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對措施：嚴格采購物資質(zhì)量標準，加強質(zhì)量檢驗和驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，對質(zhì)量不合格的采購物資及時進行處理，降低質(zhì)量風(fēng)險。合同風(fēng)險應(yīng)對措施：加強采購合同管理，嚴格合同審批流程，確保合同條款合法、完整、準確，明確雙方權(quán)利和義務(wù)，加強合同執(zhí)行跟蹤，及時處理合同糾紛，降低合同風(fēng)險。法律風(fēng)險應(yīng)對措施：加強法律意識，在采購活動中遵守法律法規(guī)，咨詢法務(wù)部門意見，對重大采購項目進行法律審核，防范法律風(fēng)險。3.風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。設(shè)立風(fēng)險預(yù)警指標，如采購成本偏差率、供應(yīng)商違約率、采購物資質(zhì)量不合格率等，當(dāng)風(fēng)險預(yù)警指標達到設(shè)定的閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。七、采購信息管理1.采購信息收集采購部門應(yīng)廣泛收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。采購信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等。2.采購信息整理與分析采購部門對收集到的采購信息進行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。定期對采購信息進行分析，為采購決策提供依據(jù)。分析內(nèi)容包括市場價格走勢分析、供應(yīng)商績效分析、采購成本分析等。3.采購信息共享采購部門應(yīng)與需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門共享采購信息，確保各部門及時了解采購活動進展情況。建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購信息的實時傳遞和共享。八、采購績效評估1.評估指標采購成本：包括采購物資的價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，是否實現(xiàn)了成本節(jié)約。采購質(zhì)量：評估采購物資的質(zhì)量是否符合要求，質(zhì)量合格率是否達到目標值。交貨期：評估供應(yīng)商是否按時交貨，交貨及時率是否達到目標值。供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評價、考核等管理工作是否有效，供應(yīng)商滿意度是否達到目標值。采購效率：評估采購流程的執(zhí)行效率，如采購計劃制定、采購合同簽訂、采購物資驗收等環(huán)節(jié)的時間是否合理。2.評估方法定量評估：通過對采購成本、采購質(zhì)量、交貨期等指標進行量化分析，計算評估得分。定性評估：通過對供應(yīng)商管理、采購效率等指標進行定性評價，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。綜合評估：將定量評估和定性評