員工檔案本管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案本的管理，確保員工檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案本的管理。（三）管理原則1.真實性原則：員工檔案本中的所有信息必須真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映員工的個人情況和工作經(jīng)歷。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全與隱私，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、借閱、泄露員工檔案內(nèi)容。3.動態(tài)管理原則：員工檔案本應(yīng)根據(jù)員工的崗位變動、工作業(yè)績、獎懲情況等及時進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息與員工實際情況相符。4.集中統(tǒng)一原則：公司員工檔案本由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)積極配合人力資源部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。二、員工檔案本的內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號碼、電子郵箱）。3.婚姻狀況、家庭住址。（二）學(xué)歷與學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)。2.學(xué)位證書編號、畢業(yè)時間。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司前的工作經(jīng)歷，包括工作單位名稱、職位、工作時間、工作職責(zé)和業(yè)績等。2.在本公司的工作經(jīng)歷，包括入職時間、所在部門、職位變動情況、工作職責(zé)和業(yè)績等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加過的內(nèi)部培訓(xùn)課程，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果評估等。2.參加過的外部培訓(xùn)課程、研討會、學(xué)術(shù)交流活動等，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)費(fèi)用等。（五）職業(yè)資格證書與技能證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書，如工程師、會計師、經(jīng)濟(jì)師等證書編號、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時間。2.職業(yè)技能證書，如計算機(jī)等級證書、外語等級證書、行業(yè)資格證書等證書編號、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時間。（六）獎懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀員工、先進(jìn)工作者、創(chuàng)新獎等獎勵名稱、頒發(fā)時間、獎勵原因。2.受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、記過、記大過、辭退等處罰名稱、處罰時間、處罰原因。3.獲得的公司外部獎勵和榮譽(yù)，如政府部門頒發(fā)的獎項、行業(yè)協(xié)會頒發(fā)的榮譽(yù)稱號等獎勵名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時間。（七）勞動合同與薪酬福利1.勞動合同簽訂情況，包括合同期限、工作崗位、勞動報酬、福利待遇等條款。2.薪酬調(diào)整記錄，包括調(diào)整時間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等。3.福利享受情況，如社會保險、住房公積金、帶薪年假、病假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等。（八）績效考核記錄1.各年度、季度、月度的績效考核結(jié)果，包括考核得分、考核等級、考核評語等。2.績效改進(jìn)計劃及完成情況。（九）其他重要信息1.員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、培訓(xùn)需求分析報告。2.員工參與的重要項目、取得的工作成果及相關(guān)證明材料。3.員工的健康狀況、體檢報告等相關(guān)信息（如有需要）。三、員工檔案本的建立與歸檔（一）檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放員工檔案本，并指導(dǎo)員工按照要求填寫個人基本信息。2.員工應(yīng)如實、準(zhǔn)確地填寫檔案本中的各項內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。如有虛假信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至解除勞動合同。3.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工的學(xué)歷證書、學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、職業(yè)資格證書、技能證書等相關(guān)證明材料，并將其復(fù)印件粘貼或裝訂在檔案本相應(yīng)位置。（二）檔案歸檔1.員工檔案本建立后，人力資源部門應(yīng)及時將其歸檔，并按照部門、入職時間等進(jìn)行分類存放，以便于查閱和管理。2.對于員工提交的各類證明材料原件，人力資源部門應(yīng)進(jìn)行審核后妥善保管，并建立相應(yīng)的原件保管清單。如需借用原件，應(yīng)按照規(guī)定辦理借用手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.在員工檔案本的歸檔過程中，人力資源部門應(yīng)確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案應(yīng)及時與員工溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。四、員工檔案本的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案本，了解檔案中的各項信息。2.公司內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案本的，需填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門審批通過后，方可安排查閱。3.公司外部單位因工作需要查閱員工檔案本的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。人力資源部門在核實相關(guān)手續(xù)后，方可安排查閱，但只能提供與查閱目的相關(guān)的部分檔案信息，并對查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱員工檔案本，不得擅自將檔案帶出查閱地點。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案本，不得在檔案本上涂改、圈劃、批注、抽取、撤換、損壞檔案內(nèi)容。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案本歸還人力資源部門，并在《員工檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要借閱員工檔案本的，需填寫《員工檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，并說明原因。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案本，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成檔案丟失、損壞的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）借閱歸還1.借閱人員借閱期滿后，應(yīng)及時將檔案本歸還人力資源部門，并在《員工檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)歸還情況。2.人力資源部門在收到歸還的檔案本后，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員溝通，查明原因并進(jìn)行處理。五、員工檔案本的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案本進(jìn)行更新，確保檔案信息的時效性。一般每[X]年對員工檔案進(jìn)行一次全面審查和更新。2.在更新過程中，人力資源部門應(yīng)重點關(guān)注員工的工作崗位變動、薪酬調(diào)整、績效考核結(jié)果、獎懲情況等信息的變化，并及時進(jìn)行相應(yīng)的修改和補(bǔ)充。（二）動態(tài)維護(hù)1.員工在工作過程中如有個人信息變更（如姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等），應(yīng)及時填寫《員工信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料，報人力資源部門審核。人力資源部門審核通過后，應(yīng)及時在員工檔案本中進(jìn)行更新。2.員工取得新的學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、技能證書等，應(yīng)在證書頒發(fā)之日起[X]個工作日內(nèi)將證書原件及復(fù)印件提交人力資源部門，人力資源部門審核后將相關(guān)信息更新至員工檔案本中。3.員工受到公司內(nèi)部或外部的獎懲，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎懲情況書面通知人力資源部門，人力資源部門核實后在員工檔案本中進(jìn)行記錄。（三）檔案清理1.對于已離職員工的檔案本，人力資源部門應(yīng)按照公司規(guī)定的檔案保管期限進(jìn)行妥善保管。在保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.在檔案清理過程中，人力資源部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，確保需要銷毀的檔案信息已無保留價值，并填寫《員工檔案銷毀申請表》，詳細(xì)記錄檔案銷毀的原因、檔案名稱、檔案數(shù)量等信息。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀操作。檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)督人員和銷毀人員在《員工檔案銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。六、員工檔案本的保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)員工檔案本的管理工作，并與管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.員工檔案本應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，如門鎖、密碼鎖等，確保檔案的安全存放。3.除本制度規(guī)定的查閱、借閱權(quán)限外，任何人不得擅自接觸員工檔案本。如因工作需要必須接觸檔案的，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并在指定的地點和人員監(jiān)督下進(jìn)行操作。（二）安全管理1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案本的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案存放環(huán)境安全、檔案內(nèi)容完整無損。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和防范能力，防止因人為疏忽或失誤導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失。3.建立檔案備份制度，定期對員工檔案本進(jìn)行電子備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，異地存放。如遇檔案原件損壞或丟失等情況，可及時利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。七、違規(guī)處理（一）對于違反本制度規(guī)定，擅自查閱、借閱、泄露員工檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降職、撤職、辭退等處分，并依法追究其法律責(zé)任。（二）對于在員工檔案本管理過程中，因工作失誤或故意隱瞞、