酒店檔案管理規(guī)定

酒店檔案管理規(guī)定一、總則1.目的為加強酒店檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高酒店工作效率和管理水平，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工對各類檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等活動。3.基本原則-集中統(tǒng)一管理原則。酒店檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。-真實性原則。檔案內(nèi)容必須真實可靠，反映酒店各項活動的實際情況。-完整性原則。應(yīng)確保檔案資料齊全，涵蓋酒店運營的各個方面和環(huán)節(jié)。-保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法規(guī)和酒店保密制度，保護檔案信息的安全。-便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于酒店各部門和員工查閱、使用，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門-負(fù)責(zé)制定和完善酒店檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。-組織、指導(dǎo)和檢查各部門的檔案收集、整理和歸檔工作。-負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計酒店的各類檔案。-負(fù)責(zé)檔案的提供利用工作，為酒店的決策、經(jīng)營和管理提供支持。-負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀和移交等工作。-負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。2.各部門-明確本部門檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織和實施。-按照檔案管理部門的要求，定期收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件、資料，并及時歸檔。-負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和利用工作，并確保檔案的安全。-協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀和移交等工作。3.檔案管理人員-熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。-負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、裝訂、上架等工作。-做好檔案的保管、維護和安全防范工作，確保檔案的完整與安全。-及時準(zhǔn)確地為利用者提供檔案服務(wù)，做好檔案利用登記工作。-協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)和其他相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號1.檔案分類-行政類：包括酒店行政管理文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事檔案、規(guī)章制度等。-經(jīng)營類：涉及酒店的市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、財務(wù)報表、營收統(tǒng)計等。-服務(wù)類：包含客戶投訴處理記錄、客戶反饋意見、服務(wù)培訓(xùn)資料、服務(wù)質(zhì)量檢查報告等。-工程類：有酒店建設(shè)工程資料、設(shè)備設(shè)施檔案、維修保養(yǎng)記錄等。-其他類：如酒店獲得的榮譽證書、各類活動資料等。2.檔案編號-檔案編號采用“大類代碼+年份+順序號”的結(jié)構(gòu)。-大類代碼分別為：行政類（XZ）、經(jīng)營類（JY）、服務(wù)類（FW）、工程類（GC）、其他類（QT）。-年份用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示。-順序號按照檔案歸檔的先后順序從001開始依次編排。-例如，2023年歸檔的第5份行政類檔案，編號為XZ23005。四、檔案的收集與整理1.檔案收集-定期收集：各部門檔案管理責(zé)任人應(yīng)按照規(guī)定的時間間隔（如每月、每季度），將本部門在工作中形成的應(yīng)歸檔文件、資料收集齊全。-隨時收集：對于重要會議、重大活動、緊急事件等形成的文件、資料，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，確保檔案的完整性。-移交收集：酒店內(nèi)部人員因工作調(diào)動、離職等原因，應(yīng)將本人手中的屬于酒店檔案范圍的文件、資料及時移交至原部門檔案管理責(zé)任人。2.檔案整理-初步整理：各部門檔案管理責(zé)任人對收集到的檔案進行初步整理，去除重復(fù)、無效的文件，對文件進行分類、排序，并填寫《檔案初步整理清單》。-系統(tǒng)整理：檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行系統(tǒng)整理。對每份檔案進行編號、編目，填寫《檔案目錄》，內(nèi)容包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等。-裝訂與編頁：對于紙張較多的檔案，應(yīng)進行裝訂，并在每頁右下角編寫頁碼。裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。五、檔案的歸檔1.歸檔時間-各部門應(yīng)在每年[具體日期]前，將上一年度整理好的檔案移交至檔案管理部門。-對于特殊情況（如重大項目未結(jié)束、突發(fā)事件處理未完成等）形成的檔案，可在相關(guān)工作完成后[規(guī)定期限]內(nèi)歸檔。2.歸檔手續(xù)-各部門向檔案管理部門移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。《檔案移交清單》應(yīng)注明檔案的類別、數(shù)量、移交日期等信息。-檔案管理部門對接收的檔案進行核對，確認(rèn)無誤后將檔案上架保存，并在《檔案總臺賬》中記錄檔案的歸檔信息。六、檔案的保管1.保管條件-檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。-庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防鼠板、監(jiān)控設(shè)備等。-檔案應(yīng)存放在專用的檔案架或檔案柜中，按照檔案類別、編號順序排列，便于查找和管理。2.定期檢查-檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每月至少進行一次常規(guī)檢查，每季度進行一次全面檢查。-檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。-每次檢查后應(yīng)填寫《檔案檢查記錄》，記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況等信息。3.保管期限-檔案的保管期限分為永久、長期（[具體年限]年）、短期（[具體年限]年）三種。-確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、查考利用價值等因素綜合判斷。具體保管期限參照《酒店檔案保管期限表》執(zhí)行。-保管期限屆滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀處理。七、檔案的利用1.利用申請-酒店內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。-如查閱機密檔案，還需經(jīng)酒店總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。-外部單位或人員查閱酒店檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)酒店總經(jīng)理同意后，方可辦理查閱手續(xù)。2.查閱方式-檔案一般在檔案庫房內(nèi)查閱，如需借出，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的編號、名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。-借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延長借閱時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。-查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、圈劃、批注、抽取、撕毀檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.利用登記與統(tǒng)計-檔案管理人員應(yīng)做好檔案利用登記工作，對每次查閱、借閱檔案的情況進行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）人員、時間、檔案名稱、查閱（借閱）目的等信息。-檔案管理部門應(yīng)定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，如統(tǒng)計檔案的查閱次數(shù)、利用熱點等，為酒店的決策和管理提供參考依據(jù)。八、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定-檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的檔案鑒定小組。-鑒定小組根據(jù)檔案的實際價值、查考利用情況等，對檔案進行逐一審查，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。-鑒定結(jié)束后，鑒定小組應(yīng)填寫《檔案鑒定報告》，提出鑒定意見和處理建議。2.檔案銷毀-對經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。-《檔案銷毀清單》經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進行銷毀處理。-檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《檔案銷毀記錄》中記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等信息。九、檔案的信息化管理1.數(shù)字化掃描-逐步推進檔案的數(shù)字化掃描工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。掃描工作應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行，確保掃描圖像清晰、完整。-對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括裁剪、糾偏、去噪等，提高圖像質(zhì)量。-為電子檔案添加元數(shù)據(jù)，如檔案編號、名稱、日期、來源等，以便于檢索和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)-建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的集中存儲、分類管理、檢索查詢等功能。-對電子檔案進行備份，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到外部存儲設(shè)備或云端，防止數(shù)據(jù)丟失。-設(shè)定不同用戶的系統(tǒng)權(quán)限，確保電子檔案的安全訪問和使用。3.檔案信息共享-在確保檔案安全和保密的前提下，通過電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)酒店內(nèi)部檔案信息的共享。-各部門可根據(jù)工作需要，通過系統(tǒng)查詢和利用相關(guān)檔案信息，提高工作效率和協(xié)同性。十、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查-檔案管理部門定期對各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的及時性和準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性等。-對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.考核評價-將檔案管理工作納入各部門的績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人給予表彰和