設(shè)備設(shè)施采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司設(shè)備設(shè)施采購管理工作，確保采購活動(dòng)的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性，提高采購效率，保證所采購設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備設(shè)施的采購活動(dòng)，包括但不限于生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、運(yùn)輸設(shè)備、倉儲(chǔ)設(shè)備等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求和發(fā)展規(guī)劃，合理確定采購項(xiàng)目和數(shù)量，避免盲目采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求的設(shè)備設(shè)施。3.性價(jià)比最優(yōu)原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、服務(wù)等因素，選擇性價(jià)比最高的采購方案。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。5.歸口管理原則：設(shè)備設(shè)施采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門職責(zé)，確保采購工作有序進(jìn)行。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，組織實(shí)施采購活動(dòng)，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。4.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的申請(qǐng)、支付等工作，配合財(cái)務(wù)部門做好采購成本核算和控制。（二）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展需要，提出設(shè)備設(shè)施采購需求，填寫采購申請(qǐng)單，并詳細(xì)說明采購設(shè)備設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、使用部門等信息。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審、商務(wù)談判等工作，提供技術(shù)支持和需求建議。3.負(fù)責(zé)采購設(shè)備設(shè)施的驗(yàn)收工作，確保所采購設(shè)備設(shè)施符合合同要求和公司使用標(biāo)準(zhǔn)。4.對(duì)采購設(shè)備設(shè)施的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)提出改進(jìn)意見和建議。（三）技術(shù)部門1.對(duì)采購設(shè)備設(shè)施的技術(shù)方案進(jìn)行審核，提供技術(shù)支持和技術(shù)指導(dǎo)，確保采購設(shè)備設(shè)施的技術(shù)性能符合公司要求。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評(píng)審工作，對(duì)供應(yīng)商提供的技術(shù)方案進(jìn)行評(píng)估和論證，提出技術(shù)意見和建議。3.協(xié)助需求部門制定采購設(shè)備設(shè)施的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和控制，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，定期與采購部門核對(duì)采購賬目。（五）審計(jì)部門1.對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門整改存在的問題。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展需要，填寫采購申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購申請(qǐng)單應(yīng)詳細(xì)說明采購設(shè)備設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、使用部門、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，需求部門還應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)方案和可行性分析報(bào)告。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請(qǐng)單后，對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行初步審核。審核通過后，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程如下：采購金額在[X]元以下的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[X]元以上的，由總經(jīng)理審批。3.對(duì)于緊急采購項(xiàng)目，需求部門可先電話或郵件向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)同意后進(jìn)行采購，事后及時(shí)補(bǔ)辦采購申請(qǐng)和審批手續(xù)。（三）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)單，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況和公司采購資金安排，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購設(shè)備設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式、預(yù)算金額等信息，并將采購計(jì)劃分解為具體的采購任務(wù)，落實(shí)到責(zé)任人。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評(píng)估其是否具備合作條件。2.供應(yīng)商評(píng)估與準(zhǔn)入采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為待改進(jìn)供應(yīng)商。對(duì)于新開發(fā)的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)按照供應(yīng)商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估合格后納入供應(yīng)商信息庫，并給予準(zhǔn)入資格。3.供應(yīng)商日常管理采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，定期向供應(yīng)商反饋公司的采購需求和質(zhì)量要求，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史、交貨情況、售后服務(wù)等內(nèi)容，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤和管理。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、售后服務(wù)不到位等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改不力，采購部門可采取暫停合作、降低供應(yīng)商等級(jí)、取消準(zhǔn)入資格等措施。（五）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購設(shè)備設(shè)施的特點(diǎn)、市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購金額等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、競(jìng)爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、涉及國家安全和公共利益等項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式；對(duì)于金額較小、技術(shù)簡單、市場(chǎng)供應(yīng)充足的項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購或競(jìng)爭性談判采購方式；對(duì)于只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，可采用單一來源采購方式。2.采購文件編制采購部門根據(jù)采購方式和采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)文件、采購合同等。采購文件應(yīng)明確采購設(shè)備設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容，以及供應(yīng)商的資格條件、報(bào)價(jià)要求、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等。3.采購信息發(fā)布對(duì)于招標(biāo)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)網(wǎng)站等媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。對(duì)于競(jìng)爭性談判采購、詢價(jià)采購等項(xiàng)目，采購部門應(yīng)向已建立合作關(guān)系的供應(yīng)商或通過其他渠道邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)。4.采購談判與簽約采購部門組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購設(shè)備設(shè)施的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。采購談判過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的采購政策和談判紀(jì)律，維護(hù)公司利益。談判結(jié)束后，采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，經(jīng)相關(guān)部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。5.采購合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)貨物。需求部門應(yīng)配合采購部門做好采購合同的執(zhí)行工作，及時(shí)提供收貨信息，協(xié)助采購部門處理采購過程中的問題。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等違約情況，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（六）驗(yàn)收1.采購設(shè)備設(shè)施到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具、安排驗(yàn)收人員等。2.采購設(shè)備設(shè)施到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收方案和驗(yàn)收規(guī)范對(duì)采購設(shè)備設(shè)施的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查，核對(duì)設(shè)備設(shè)施的技術(shù)資料、合格證、保修卡等文件。3.對(duì)于大型設(shè)備設(shè)施或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，需求部門可邀請(qǐng)技術(shù)專家或?qū)I(yè)檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收工作，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。4.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄采購設(shè)備設(shè)施的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等。5.如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物。供應(yīng)商整改或退換貨物后，需求部門應(yīng)重新組織驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。（七）付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)付款申請(qǐng)單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，采購部門應(yīng)在簽訂采購合同后，根據(jù)合同約定的預(yù)付款比例和金額，填寫預(yù)付款申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財(cái)務(wù)部門辦理預(yù)付款手續(xù)。4.對(duì)于貨到付款項(xiàng)目，采購部門應(yīng)在設(shè)備設(shè)施到貨驗(yàn)收合格后，及時(shí)填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。5.對(duì)于分期付款項(xiàng)目，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，在各期付款時(shí)間前填寫付款申請(qǐng)單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷、市場(chǎng)供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、采購任務(wù)無法按時(shí)完成等風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商提供的設(shè)備設(shè)施質(zhì)量不符合合同要求或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，可能影響公司生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品質(zhì)量，給公司帶來損失。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等情況，可能導(dǎo)致公司權(quán)益受損。4.人員風(fēng)險(xiǎn)：采購人員專業(yè)素質(zhì)不足、職業(yè)道德缺失等因素，可能影響采購工作的質(zhì)量和效率，給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購部門定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類管理，分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)三類。3.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理措施，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，合理安排采購時(shí)間和采購數(shù)量，降低采購成本。拓展供應(yīng)商渠道，引入競(jìng)爭機(jī)制，避免供應(yīng)商壟斷，確保市場(chǎng)供應(yīng)穩(wěn)定。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價(jià)格，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，嚴(yán)格篩選供應(yīng)商，確保供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和生產(chǎn)能力。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購設(shè)備設(shè)施的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保質(zhì)量符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證金或售后服務(wù)承諾，如出現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購合同管理，規(guī)范合同簽訂流程，確保合同條款明確、合法、有效。在合同執(zhí)行過程中，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。定期對(duì)采購合同進(jìn)行審查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正合同執(zhí)行過程中存在的問題。4.人員風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)，提高采購人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，確保采購人員熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。建立采購人員績效考核制度，加強(qiáng)對(duì)采購人員的職業(yè)道德教育和監(jiān)督管理，激勵(lì)采購人員積極履行職責(zé)，提高工作質(zhì)量和效率。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)內(nèi)容，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）