媒介部合同管理制度一、總則1.目的為加強公司媒介部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司媒介部與外部合作伙伴簽訂的各類合同，包括但不限于廣告投放合同、媒體合作合同、活動策劃執(zhí)行合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協商一致簽訂合同。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。風險防范原則：注重合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂流程1.合同立項媒介部根據業(yè)務需求提出合同立項申請，詳細說明合同的背景、目的、主要內容、預計金額等。立項申請經部門負責人審核同意后，提交至公司相關領導審批。2.合同起草立項申請獲批后，由媒介部指定專人負責合同起草工作。起草人員應根據合同立項內容，結合公司實際情況和相關法律法規(guī)，擬定合同條款。合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或產生歧義。對于重要條款，應進行充分的協商和論證。3.合同審核合同初稿完成后，提交至公司法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)。同時，合同初稿還需提交至公司財務部門進行財務審核。財務部門應從財務風險、資金安排等方面對合同進行審查，提出審核意見。媒介部根據法務部門和財務部門的審核意見，對合同初稿進行修改完善。修改后的合同再次提交至相關部門審核，直至審核通過。4.合同簽訂合同審核通過后，由媒介部負責人與對方當事人就合同條款進行最終協商。協商一致后，雙方簽訂正式合同。合同簽訂應使用公司統(tǒng)一的合同文本，并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由公司相關部門留存。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤合同簽訂后，媒介部應指定專人負責合同的執(zhí)行跟蹤工作。跟蹤人員應及時了解合同履行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務。定期對合同履行情況進行檢查和評估，發(fā)現問題及時與對方溝通協調，并向部門負責人匯報。2.溝通協調機制建立有效的溝通協調機制，加強與合同對方當事人的溝通與聯系。對于合同履行過程中出現的爭議或問題，應及時與對方協商解決。協商解決不成的，應按照合同約定的爭議解決方式進行處理，如仲裁或訴訟等。3.資料歸檔在合同履行過程中，媒介部應及時收集、整理與合同相關的資料，如合同文本、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。合同履行完畢后，將相關資料進行歸檔保存，以備查閱。四、合同變更與解除1.變更條件在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同內容的，合同雙方應協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應明確變更的內容、時間、雙方的權利義務等，并作為原合同的補充文件。2.解除條件符合下列條件之一的，合同雙方可以解除合同：經雙方協商一致同意解除合同的；因不可抗力致使合同無法履行的；一方嚴重違反合同約定，致使合同目的無法實現的；法律規(guī)定的其他可以解除合同的情形。3.解除程序合同解除應經雙方協商一致，并簽訂書面解除協議。解除協議應明確解除的原因、時間、雙方的權利義務等。媒介部應及時將合同解除情況通知公司相關部門，并按照公司規(guī)定辦理相關手續(xù)。五、合同風險管理1.風險識別與評估定期對合同進行風險識別與評估，分析合同可能存在的風險因素，如法律風險、財務風險、市場風險等。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，降低合同風險。2.風險應對措施對于法律風險，加強合同審核，確保合同條款合法合規(guī)；對于財務風險，嚴格財務審核，合理控制資金支出；對于市場風險，密切關注市場動態(tài)，及時調整合同策略。建立風險預警機制，及時發(fā)現和處理潛在的合同風險。六、合同檔案管理1.檔案建立媒介部應建立合同檔案管理制度，對合同相關資料進行分類整理、編號歸檔。合同檔案應包括合同文本、合同審批表、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，方可查閱。查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自復制、涂改、銷毀合同檔案。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對媒介部合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。對于發(fā)現的問題，及時下達整改通知書，要求媒介部限期整改。2.考核評價將媒介部合同管理工作納入部門績效考核體系，對合同管理工作表現優(yōu)秀的部門和