小企業(yè)材料管理制度一、總則1.目的為加強本小企業(yè)材料管理，規(guī)范材料采購、驗收、存儲、使用及核算等流程，確保材料供應(yīng)及時、質(zhì)量合格、成本合理，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本小企業(yè)內(nèi)所有與材料管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門等。3.基本原則合法性原則：材料管理活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益性原則：在保證材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，努力降低材料采購成本、存儲成本和使用成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。準確性原則：材料管理過程中的各項數(shù)據(jù)記錄要真實、準確、完整，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)。責任性原則：明確各部門和人員在材料管理中的職責，做到責任到人，獎懲分明。二、材料采購管理1.采購計劃制定需求分析生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)任務(wù)及庫存情況，定期（每月末）向采購部門提交材料需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。采購計劃編制采購部門收到生產(chǎn)部門的需求計劃后，結(jié)合庫存狀況進行綜合分析，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購材料的明細、采購時間安排、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。對于常用材料，應(yīng)設(shè)定合理的安全庫存，以應(yīng)對緊急生產(chǎn)需求。計劃審批采購計劃編制完成后，需經(jīng)采購部門負責人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。如遇特殊情況需臨時調(diào)整采購計劃，應(yīng)按原審批流程進行申請和審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對潛在供應(yīng)商進行實地考察或資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況。篩選出符合企業(yè)要求的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商評估定期（每季度）對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格變動、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予更多的合作機會；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，并停止與其合作。供應(yīng)商激勵與約束建立供應(yīng)商激勵機制，對按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料且價格合理的供應(yīng)商給予適當?shù)莫剟?，如增加訂單量、給予價格優(yōu)惠等。同時，明確供應(yīng)商的違約責任，對于違反合同約定的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同條款進行處罰，如扣除貨款、取消合作資格等。3.采購合同簽訂合同起草采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，與選定的供應(yīng)商起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)要求，語言表述清晰、準確。合同審核采購合同起草完成后，由法務(wù)部門對合同條款進行合法性審核，財務(wù)部門對付款方式等財務(wù)條款進行審核，采購部門負責人對合同整體內(nèi)容進行審核。審核通過后的合同方可提交雙方簽字蓋章。合同執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。如遇合同變更或糾紛，應(yīng)按照合同約定的程序進行處理，并及時向相關(guān)部門匯報。三、材料驗收管理1.驗收準備資料核對倉庫管理部門在材料到貨前，應(yīng)根據(jù)采購合同和采購計劃，核對供應(yīng)商提供的送貨單、發(fā)票、質(zhì)量證明文件等資料，確保資料齊全、準確。場地與工具準備安排合適的驗收場地，準備好必要的驗收工具，如量具、檢測設(shè)備等，確保驗收工作順利進行。2.數(shù)量驗收清點核對材料到貨后，倉庫管理人員按照送貨單逐一對材料的數(shù)量進行清點核對。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，并做好記錄。對于貴重材料或數(shù)量較大的材料，可采用抽檢的方式進行驗收，但抽檢比例應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。短缺處理對于數(shù)量短缺的材料，倉庫管理人員應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補足。如因供應(yīng)商原因造成的短缺，給企業(yè)造成損失的，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商承擔相應(yīng)的賠償責任。3.質(zhì)量驗收質(zhì)量標準依據(jù)依據(jù)采購合同中約定的質(zhì)量標準、國家相關(guān)標準或行業(yè)標準，對到貨材料的質(zhì)量進行驗收。對于重要材料或關(guān)鍵零部件，必要時可委托專業(yè)檢測機構(gòu)進行檢測。驗收方法采用檢驗、試驗、觀察等方法對材料質(zhì)量進行驗收。如發(fā)現(xiàn)材料質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。對于不合格材料，應(yīng)做好標識，單獨存放，并按照相關(guān)規(guī)定進行退貨、換貨或讓步接收等處理。4.驗收記錄與報告記錄填寫倉庫管理人員在驗收過程中，應(yīng)如實填寫材料驗收記錄，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗收情況等內(nèi)容。驗收記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，并由驗收人員簽字確認。報告編制驗收工作完成后，倉庫管理人員應(yīng)編制材料驗收報告，總結(jié)驗收情況，提出驗收結(jié)論。驗收報告經(jīng)倉庫管理部門負責人審核后，報送采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。對于驗收不合格的材料，驗收報告中應(yīng)詳細說明不合格原因及處理建議。四、材料存儲管理1.倉庫規(guī)劃與布局功能分區(qū)根據(jù)材料的類別、特性、用途等因素，對倉庫進行合理的功能分區(qū)，如原材料區(qū)、半成品區(qū)、成品區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、易燃易爆品區(qū)等。各功能區(qū)應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，便于材料的存放和管理。存儲方式根據(jù)材料的特點和存儲要求，選擇合適的存儲方式，如貨架存儲、堆垛存儲、罐儲等。對于貴重材料、易損材料、危險材料等，應(yīng)采取特殊的存儲措施，確保材料安全。2.入庫管理入庫手續(xù)辦理材料驗收合格后，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。填寫入庫單，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息，并由送貨人、驗收人、倉庫管理人員簽字確認。入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別傳遞給采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。上架存放按照倉庫規(guī)劃和存儲方式，將入庫材料及時上架存放或按規(guī)定位置堆垛存放。材料應(yīng)擺放整齊、有序，便于查找和盤點。同時，在材料存放處應(yīng)懸掛標識牌，注明材料名稱、規(guī)格、型號、批次等信息。3.存儲保管日常巡查倉庫管理人員應(yīng)定期（每日）對倉庫進行巡查，檢查材料的存儲狀況、安全設(shè)施運行情況等。如發(fā)現(xiàn)材料有損壞、變質(zhì)、丟失等異常情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。溫濕度控制對于有特殊溫濕度要求的材料，倉庫應(yīng)配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保存儲環(huán)境符合要求。定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，以便及時調(diào)整。安全管理加強倉庫的安全管理，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備等。嚴禁在倉庫內(nèi)吸煙、明火作業(yè)，確保倉庫安全。對易燃易爆等危險材料，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。4.出庫管理出庫申請生產(chǎn)部門或其他部門因生產(chǎn)、維修、銷售等需要領(lǐng)用材料時，應(yīng)填寫出庫申請單，注明材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人審批。出庫審批倉庫管理部門收到出庫申請單后，對申請內(nèi)容進行審核。審核通過后，辦理出庫手續(xù)。對于貴重材料、限量材料等的出庫，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。發(fā)貨與記錄倉庫管理人員根據(jù)審批后的出庫申請單，按照先進先出、推陳出新的原則進行發(fā)貨。發(fā)貨時，應(yīng)認真核對材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，確保準確無誤。發(fā)貨完成后，填寫出庫單，注明出庫日期、發(fā)貨人、領(lǐng)用人等信息，并由相關(guān)人員簽字確認。同時，更新庫存臺賬，記錄材料的出庫情況。五、材料使用管理1.使用計劃與審批使用計劃制定生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)月度生產(chǎn)計劃和實際生產(chǎn)進度，制定詳細的材料使用計劃。材料使用計劃應(yīng)明確各生產(chǎn)環(huán)節(jié)所需材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等信息。使用計劃審批材料使用計劃編制完成后，需經(jīng)生產(chǎn)部門負責人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的使用計劃作為材料領(lǐng)用的依據(jù)。如遇特殊情況需臨時調(diào)整使用計劃，應(yīng)按原審批流程進行申請和審批。2.領(lǐng)用管理領(lǐng)用流程生產(chǎn)部門或其他部門的人員憑審批后的出庫申請單到倉庫領(lǐng)取材料。倉庫管理人員按照出庫單的要求發(fā)放材料，并做好發(fā)放記錄。領(lǐng)用人應(yīng)在出庫單上簽字確認，確保材料領(lǐng)用數(shù)量和用途準確無誤。限額領(lǐng)料對于一些消耗量大、價值高的材料，可實行限額領(lǐng)料制度。生產(chǎn)部門根據(jù)核定的限額領(lǐng)用材料，倉庫管理人員嚴格控制領(lǐng)料數(shù)量，確保不超限額。如因生產(chǎn)需要超限額領(lǐng)料，應(yīng)按規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.現(xiàn)場管理材料擺放生產(chǎn)現(xiàn)場應(yīng)合理擺放材料，做到定置定位管理。材料應(yīng)擺放整齊、有序，便于取用和操作。同時，應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，注明材料名稱、規(guī)格、型號、用途等信息。余料管理生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的余料，應(yīng)及時清理回收，辦理退庫手續(xù)。倉庫管理人員對余料進行驗收、清點后，辦理入庫手續(xù)。對于可再利用的余料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)生產(chǎn)使用。浪費控制加強對生產(chǎn)現(xiàn)場材料使用的監(jiān)督管理，杜絕浪費現(xiàn)象。生產(chǎn)部門應(yīng)教育員工樹立節(jié)約意識，合理使用材料，提高材料利用率。對于浪費材料的行為，應(yīng)進行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、材料核算與盤點管理1.材料核算賬務(wù)處理財務(wù)部門應(yīng)按照國家財務(wù)制度和企業(yè)會計核算辦法，對材料采購、入庫、領(lǐng)用、消耗等業(yè)務(wù)進行及時、準確的賬務(wù)處理。設(shè)置材料總賬、明細賬，記錄材料的收發(fā)存情況，并定期與倉庫管理部門的庫存臺賬進行核對，確保賬賬相符。成本核算準確核算材料成本，將采購成本、運輸成本、存儲成本等合理分攤到材料成本中。根據(jù)生產(chǎn)實際消耗的材料數(shù)量和成本，計算產(chǎn)品的直接材料成本，為產(chǎn)品成本核算提供準確的數(shù)據(jù)支持。2.材料盤點盤點計劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期（每季度或半年）制定材料盤點計劃，明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員等內(nèi)容。盤點計劃應(yīng)報分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。盤點實施按照盤點計劃組織人員進行盤點。盤點人員應(yīng)認真核對材料的實際數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等情況，如實填寫盤點表。盤點過程中如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并做好記錄。盤點結(jié)果處理盤點工作完成后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點報告，總結(jié)盤點情況，提出盤點結(jié)果。對于盤盈、盤虧的材料，應(yīng)分析原因，按照相關(guān)規(guī)定進行處理。盤盈的材料，經(jīng)審批后沖減當期成本費用；盤虧的材料，屬于正常損耗的，經(jīng)審批后計入當期成本費用，屬于責任人原因造成的，應(yīng)由責任人賠償。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制內(nèi)部審計監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對材料管理工作進行審計監(jiān)督，檢查材料采購、驗收、存儲、使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準確性和效益性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。部門自查自糾采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期開展自查自糾工作，對本部門材料管理工作進行全面梳理，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，將自查情況向企業(yè)管理層匯報。2.考核指標與方法考核指標制定材料管理考核指標體系，包括采購成本控制、交貨期準時率、材料質(zhì)量合格率、庫存周轉(zhuǎn)率、浪費率等指標。各項指標應(yīng)明確具體的考核標準和目標值?？己朔椒ǘㄆ冢磕甓龋Ω鞑块T和相關(guān)人員的材料管理工作進行考核評價?？己瞬捎枚颗c定性相結(jié)合的方法，根據(jù)考核指標完成情況進行評分。對于考核結(jié)果優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；