貨代公司發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強本貨代公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用等行為，保障公司合法經(jīng)營，維護財務(wù)秩序，根據(jù)國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在涉及發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票業(yè)務(wù)處理合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則發(fā)票開具、取得、記錄等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并按照規(guī)定的時間和流程進行操作，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和有效性。3.安全保密原則妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜、泄露等情況發(fā)生，確保公司財務(wù)信息安全。二、發(fā)票的種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于與具備一般納稅人資格的客戶發(fā)生業(yè)務(wù)往來，客戶要求開具增值稅專用發(fā)票用于抵扣進項稅額的情況。（二）增值稅普通發(fā)票1.對于不具備一般納稅人資格的客戶，開具增值稅普通發(fā)票。2.公司內(nèi)部發(fā)生的一些費用支出，如辦公用品采購、差旅費等，取得增值稅普通發(fā)票作為報銷憑證。（三）電子發(fā)票根據(jù)客戶需求及業(yè)務(wù)實際情況，可開具電子發(fā)票。電子發(fā)票與紙質(zhì)發(fā)票具有同等法律效力，其獲取、存儲和使用按照相關(guān)電子發(fā)票管理規(guī)定執(zhí)行。三、發(fā)票的開具（一）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達成業(yè)務(wù)意向時，應(yīng)明確客戶的開票信息（包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等），確保信息準(zhǔn)確無誤，并將開票信息及時傳遞給財務(wù)部門。2.業(yè)務(wù)完成后，業(yè)務(wù)人員根據(jù)實際業(yè)務(wù)內(nèi)容和金額，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細注明客戶名稱、開票項目、金額、稅率等信息，并提交給部門負責(zé)人審核。3.部門負責(zé)人對《發(fā)票開具申請表》進行審核，重點審核業(yè)務(wù)的真實性、開票信息的準(zhǔn)確性以及開票金額與業(yè)務(wù)實際情況的一致性。審核通過后，在申請表上簽字確認。4.將審核通過的《發(fā)票開具申請表》連同相關(guān)業(yè)務(wù)資料一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)人員對申請表及業(yè)務(wù)資料進行再次審核，確認無誤后，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。5.發(fā)票開具后，財務(wù)人員應(yīng)在發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（適用于增值稅專用發(fā)票）上加蓋公司發(fā)票專用章，并按照規(guī)定的方式和時間將發(fā)票交付給客戶。對于電子發(fā)票，通過系統(tǒng)發(fā)送至客戶指定的電子郵箱。（二）開具要求1.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)如實填寫，與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開、開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.字跡清楚，不得壓線、錯格，發(fā)票各聯(lián)次內(nèi)容和金額應(yīng)一致。3.按照規(guī)定的稅率和征收率開具發(fā)票，確保發(fā)票金額、稅額計算準(zhǔn)確。4.發(fā)票開具日期應(yīng)與業(yè)務(wù)實際發(fā)生日期相符，不得提前或滯后開具發(fā)票。（三）特殊情況處理1.如發(fā)生開票有誤、銷貨退回、銷售折讓等情況，需要開具紅字發(fā)票的，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局關(guān)于紅字發(fā)票開具的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。由業(yè)務(wù)部門提交申請，說明原因及相關(guān)情況，經(jīng)財務(wù)部門審核后，在發(fā)票管理系統(tǒng)中申請開具紅字發(fā)票。2.對于因客戶信息變更等原因需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門，并提供新的開票信息。財務(wù)部門核實情況后，按照規(guī)定重新開具發(fā)票，并收回原發(fā)票（如有）。四、發(fā)票的取得（一）取得要求1.在與供應(yīng)商或合作伙伴進行業(yè)務(wù)往來時，應(yīng)主動索取發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確。2.發(fā)票上應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章清晰可辨，發(fā)票專用章的名稱應(yīng)與銷售方名稱一致。3.對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票的基本信息（包括開票日期、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、購買方信息、銷售方信息、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、金額、稅率、稅額等）齊全且準(zhǔn)確無誤，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應(yīng)保持整潔、無污損。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)發(fā)生過程中，負責(zé)向供應(yīng)商或合作伙伴索取發(fā)票。取得發(fā)票后，應(yīng)及時檢查發(fā)票的各項內(nèi)容是否符合要求，并在發(fā)票上注明業(yè)務(wù)發(fā)生日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、經(jīng)手人等信息。2.將取得的發(fā)票按照發(fā)票類型、日期等進行整理，并填寫《發(fā)票交接清單》，一式兩份，一份隨發(fā)票一同提交給財務(wù)部門，一份由業(yè)務(wù)人員留存?zhèn)洳椤?.財務(wù)人員收到業(yè)務(wù)人員提交的發(fā)票及《發(fā)票交接清單》后，對發(fā)票進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。審核無誤后，在《發(fā)票交接清單》上簽字確認，并將發(fā)票作為記賬憑證的附件進行賬務(wù)處理。（三）不符合規(guī)定發(fā)票的處理1.對于取得的不符合規(guī)定的發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容不完整、印章不符、虛假發(fā)票等，財務(wù)人員應(yīng)拒絕接收，并及時通知業(yè)務(wù)人員與供應(yīng)商或合作伙伴聯(lián)系更換發(fā)票。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)取得合規(guī)發(fā)票，如因特殊原因無法及時更換的，應(yīng)向財務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。財務(wù)部門根據(jù)具體情況進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，但不得將不符合規(guī)定的發(fā)票作為報銷憑證。五、發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.財務(wù)部門負責(zé)公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負責(zé)發(fā)票的收發(fā)、登記、存放及保管等事項。2.發(fā)票保管人員應(yīng)具備較強的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票安全。（二）保管方式1.設(shè)立專門的發(fā)票存放場所，配備必要的保險柜等安全設(shè)施，將發(fā)票存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，防止發(fā)票受潮、發(fā)霉、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.對于紙質(zhì)發(fā)票，應(yīng)按照發(fā)票種類、號碼順序進行整理存放，并建立發(fā)票登記簿，詳細記錄發(fā)票的購入、開具、使用、作廢、結(jié)存等情況。3.對于電子發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定的存儲方式進行保存，定期進行備份，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。（三）保管期限發(fā)票及相關(guān)資料的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及財務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿保存期限為5年。期滿后，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。（四）發(fā)票盤點1.定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。每月末，發(fā)票保管人員應(yīng)對庫存發(fā)票進行盤點，并編制《發(fā)票盤點表》，詳細記錄發(fā)票的種類、號碼、數(shù)量等信息。2.將《發(fā)票盤點表》與發(fā)票登記簿進行核對，如發(fā)現(xiàn)賬實不符的情況，應(yīng)及時查明原因，并報告財務(wù)負責(zé)人。對于盤盈或盤虧的發(fā)票，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行處理。六、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司實際發(fā)生的業(yè)務(wù)活動中按照規(guī)定開具和使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。（二）使用登記1.建立發(fā)票使用登記制度，對發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢等情況進行詳細記錄。發(fā)票保管人員應(yīng)在發(fā)票登記簿上逐筆登記發(fā)票的號碼、開具日期、客戶名稱、金額、用途等信息。2.業(yè)務(wù)人員領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)填寫《發(fā)票領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用發(fā)票的種類、數(shù)量、用途等信息，并簽字確認。發(fā)票保管人員根據(jù)申請表發(fā)放發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上記錄領(lǐng)用情況。（三）作廢發(fā)票管理1.因開票有誤等原因需要作廢發(fā)票的，應(yīng)在發(fā)票全部聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次留存。2.作廢發(fā)票的相關(guān)信息應(yīng)在發(fā)票登記簿及發(fā)票管理系統(tǒng)中進行詳細記錄，包括作廢發(fā)票的號碼、開具日期、作廢原因等。（四）丟失發(fā)票處理1.如發(fā)生發(fā)票丟失情況，發(fā)票保管人員應(yīng)立即向財務(wù)負責(zé)人報告，并采取相應(yīng)的補救措施。2.對于丟失的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅專用發(fā)票丟失處理的相關(guān)規(guī)定，在規(guī)定時間內(nèi)辦理掛失、登報聲明等手續(xù)，并向稅務(wù)機關(guān)報告。同時，取得銷售方主管稅務(wù)機關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報稅證明單》，作為記賬憑證的附件。3.對于丟失的其他發(fā)票，應(yīng)按照當(dāng)?shù)囟悇?wù)機關(guān)的要求辦理掛失、登報聲明等手續(xù)，并將相關(guān)情況記錄在案。七、發(fā)票的審核與監(jiān)督（一）財務(wù)審核1.財務(wù)人員在處理發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)時，應(yīng)嚴(yán)格按照本制度及國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性以及與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性等。2.對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)人員有權(quán)拒絕受理，并要求相關(guān)人員進行更換或補充。如發(fā)現(xiàn)涉嫌虛開發(fā)票等違法違規(guī)行為，應(yīng)及時報告公司管理層及稅務(wù)機關(guān)。（二）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票開具與取得的真實性、發(fā)票保管的安全性等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保公司發(fā)票管理規(guī)范、合法。（三）稅務(wù)機關(guān)監(jiān)督積極配合稅務(wù)機關(guān)的檢查和監(jiān)督工作，如實提供發(fā)票相關(guān)資料，接受稅務(wù)機關(guān)的指導(dǎo)和管理。對于稅務(wù)機關(guān)提出的問題和要求，應(yīng)及時整改落實，確保公司發(fā)票管理符合稅收法律法規(guī)的要求。八、罰則（一）對違反發(fā)票管理制度行為的界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票，如虛開發(fā)票、開具與實際業(yè)務(wù)不符的發(fā)票、未加蓋發(fā)票專用章等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得虛假發(fā)票、未索取發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票，如發(fā)票丟失、被盜、擅自銷毀發(fā)票等。4.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票。5.其他違反發(fā)票管理制度的行為。（二）處罰措施1.對于首次違反發(fā)票管理制度的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次違反發(fā)票管理制度或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)績效獎金、罰款等，并給予通報批評、降