設備服務合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司設備服務合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部供應商簽訂的設備服務合同，包括但不限于設備維修、保養(yǎng)、租賃、安裝調試等合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)及相關政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得強迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害公司利益，維護雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出設備服務需求，填寫《設備服務需求申請表》，詳細說明設備服務的內容、要求、期限等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至采購部門。采購部門根據(jù)需求進行市場調研，選擇合適的供應商，并向其發(fā)送《設備服務詢價單》。3.供應商收到詢價單后，應在規(guī)定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行比較分析，選擇最優(yōu)供應商，并與其進行商務談判。4.商務談判達成一致后，采購部門起草合同文本。合同文本應明確雙方的權利義務、服務內容、服務期限、價格、付款方式、違約責任等條款。5.合同文本起草完成后，提交至法務部門審核。法務部門對合同文本的合法性、合規(guī)性進行審核，并提出修改意見。6.根據(jù)法務部門的審核意見，采購部門對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)采購部門負責人、法務部門負責人、分管領導審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。7.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應審查供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、稅務登記證等相關證件，確保其具備合法經(jīng)營資格。2.合同條款審查：合同條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對于重要條款，應進行詳細的談判和協(xié)商，確保雙方的權利義務對等。3.合同價格審查：合同價格應合理、公平，符合市場行情。對于價格波動較大的設備服務，應在合同中約定價格調整機制。4.合同違約責任審查：合同中應明確雙方的違約責任，確保在一方違約時，另一方能夠得到有效的法律救濟。5.合同簽訂手續(xù)審查：合同簽訂應加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權代表簽字。授權代表簽訂合同的，應提供法定代表人的授權委托書。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，需求部門應負責跟蹤合同的履行情況，及時了解供應商的服務進度和質量。2.需求部門應定期向采購部門反饋合同履行情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時提出解決方案。3.采購部門應定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）服務質量監(jiān)督1.需求部門應按照合同約定的服務標準和要求，對供應商的服務質量進行監(jiān)督和檢查。2.對于服務質量不符合合同約定的，需求部門應及時向供應商提出整改要求，并跟蹤整改情況。3.采購部門應定期對供應商的服務質量進行評估，對于服務質量較差的供應商，應及時采取措施，如暫停合作、扣除保證金等。（三）付款管理1.財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和期限，及時辦理付款手續(xù)。2.付款前，財務部門應審核合同履行情況、發(fā)票開具情況等相關資料，確保付款依據(jù)充分。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)爭議的，財務部門應暫停付款，并及時通知采購部門和法務部門進行處理。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款的，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更申請應由需求部門提出，填寫《設備服務合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等信息，并提交部門負責人審核。3.部門負責人審核通過后，將申請表提交至采購部門。采購部門根據(jù)變更申請，與供應商進行協(xié)商，并起草變更協(xié)議文本。（二）變更審批1.變更協(xié)議文本起草完成后，提交至法務部門審核。法務部門對變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性進行審核，并提出修改意見。2.根據(jù)法務部門的審核意見，采購部門對變更協(xié)議文本進行修改完善。修改后的變更協(xié)議經(jīng)采購部門負責人、法務部門負責人、分管領導審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，采購部門應將變更協(xié)議副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽的。2.合同約定的服務內容完成的。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續(xù)履行的。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同的。（二）終止流程1.合同終止前，需求部門應提前通知采購部門，并提交《設備服務合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間等信息。2.采購部門收到申請表后，應與供應商進行溝通協(xié)商，確定合同終止的具體事宜，并起草合同終止協(xié)議文本。3.合同終止協(xié)議文本起草完成后，提交至法務部門審核。法務部門對合同終止協(xié)議的合法性、合規(guī)性進行審核，并提出修改意見。4.根據(jù)法務部門的審核意見，采購部門對合同終止協(xié)議文本進行修改完善。修改后的合同終止協(xié)議經(jīng)采購部門負責人、法務部門負責人、分管領導審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。5.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議簽訂后，采購部門應將合同終止協(xié)議副本分發(fā)給需求部門、財務部門等相關部門。（三）終止后事項處理1.合同終止后，雙方應按照合同終止協(xié)議的約定，辦理相關的結算、交接等手續(xù)。2.財務部門應及時清理合同款項，確保款項結清。3.需求部門應及時清理設備服務相關資料，做好歸檔工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負責收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、詢價單、報價單、談判記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議、發(fā)票、驗收報告等。2.需求部門應協(xié)助采購部門收集與合同履行相關的資料，如服務記錄、質量反饋等。（二）檔案整理1.采購部門應定期對收集到的合同檔案資料進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類歸檔。2.合同檔案資料應保持完整、清晰、有效，不得隨意涂改、丟失。（三）檔案保管1.合同檔案資料應妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并指定專人負責管理。2.檔案管理人員應定期對合同檔案資料進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案資料的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱合同檔案資料時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自復印、拍照、帶出檔案資料。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案資料的，應提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關資料，經(jīng)公司領導審批后，由檔案管理人員陪同查閱。七、合同風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對合同履行過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、信用風險、法律風險、技術風險等。2.對于識別出的風險，應分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響，并制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，及時調整合同價格、服務內容等條款，以降低市場風險。2.信用風險應對：加強對供應商的信用評估和管理，要求供應商提供擔保或保證金，以降低信用風險。3.法律風險應對：加強合同審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律糾紛。4.技術風險應對：在合同中明確技術標準和要求，要求供應商提供技術支持和售后服務，以降低技術風險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內部審計部門應定期對設備服務合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.人力資源部門應將設備服務合同管理工作納入對采購