科研檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司科研檔案的規(guī)范化管理，確?？蒲袡n案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮科研檔案在公司科技創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理決策中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與科研活動(dòng)相關(guān)的檔案管理，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、試驗(yàn)、結(jié)題等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司科研檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：科研檔案應(yīng)如實(shí)反映科研活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集科研活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要科研檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善科研檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)科研檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)科研檔案的集中統(tǒng)一保管，建立科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.按照規(guī)定提供科研檔案的查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用記錄。5.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目科研檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將項(xiàng)目檔案移交歸檔，并辦理交接手續(xù)。3.在項(xiàng)目研究過(guò)程中，督促項(xiàng)目組成員做好文件資料的積累和保管工作。（三）項(xiàng)目組成員職責(zé)1.按照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的要求，及時(shí)將個(gè)人在科研活動(dòng)中形成的文件資料整理好，交項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯總。2.對(duì)所提供檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。三、科研檔案的收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目任務(wù)書(shū)、立項(xiàng)批復(fù)等。2.研究階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、階段性總結(jié)等。3.試驗(yàn)階段：試驗(yàn)計(jì)劃、試驗(yàn)報(bào)告、測(cè)試記錄、樣品分析報(bào)告等。4.結(jié)題階段：結(jié)題報(bào)告、驗(yàn)收意見(jiàn)、成果鑒定證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、論文發(fā)表情況等。5.其他相關(guān)文件：項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算及決算報(bào)告、合作協(xié)議、技術(shù)合同等。（二）收集要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在科研項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，及時(shí)組織項(xiàng)目組成員收集各類(lèi)文件資料，確保檔案的實(shí)時(shí)性和完整性。2.對(duì)重要的原始記錄、數(shù)據(jù)、圖表等，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照科研項(xiàng)目的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份文件資料應(yīng)編制頁(yè)碼，并填寫(xiě)文件目錄。3.對(duì)文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.建立科研檔案卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄每份文件資料的題名、日期、編號(hào)等信息。四、科研檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.科研項(xiàng)目在結(jié)題后[X]個(gè)工作日內(nèi)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將整理好的項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門(mén)歸檔。2.對(duì)于跨年度的科研項(xiàng)目，在每年年底，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將本年度形成的檔案移交歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《科研檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別等信息。2.將檔案及《科研檔案歸檔清單》一并提交給檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理簽收手續(xù)，并在《科研檔案歸檔清單》上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門(mén)按照分類(lèi)編號(hào)的方法，將歸檔檔案存入檔案庫(kù)房或電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。五、科研檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，與紙質(zhì)檔案編號(hào)相對(duì)應(yīng)，便于查找和關(guān)聯(lián)。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。六、科研檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱科研檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《科研檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.《科研檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱人不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱科研檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《科研檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.《科研檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限和范圍，一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)制、摘錄，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。七、科研檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)科研項(xiàng)目的重要性、時(shí)效性和保存價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立科研檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性：檢查檔案是否齊全，是否有缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。2.檔案的準(zhǔn)確性：核實(shí)檔案內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否可靠。3.檔案的保存價(jià)值：根據(jù)科研項(xiàng)目的歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用和未來(lái)需求，評(píng)估檔案的保存價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.鑒定小組對(duì)科研檔案進(jìn)行鑒定后，提出存毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《科研檔案鑒定銷(xiāo)毀清單》。2.《科研檔案鑒定銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.對(duì)需要銷(xiāo)毀的科研檔案，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息的安全。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。八、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在科研檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金等。（二）處罰1.對(duì)違反本制