屠宰廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)屠宰廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于屠宰廠各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指屠宰廠在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理、技術(shù)研發(fā)、財務(wù)核算等活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作由廠綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映屠宰廠各項活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理與屠宰廠相關(guān)的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善屠宰廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各部門檔案管理工作進(jìn)行考核。3.集中統(tǒng)一管理屠宰廠各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。4.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索利用。5.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門移交應(yīng)歸檔的檔案，并按規(guī)定做好檔案的銷毀工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和保管工作，定期向綜合管理部門移交檔案。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，指導(dǎo)和督促本部門員工做好文件材料的收集、整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整，積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作。（三）檔案人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。4.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證檔案信息的安全和正常運(yùn)行。5.協(xié)助有關(guān)部門查閱、借閱檔案，提供必要的服務(wù)和支持。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各部門和員工在各項活動中應(yīng)及時形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文件材料，確保文件材料的原始性和有效性。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，字跡清晰，圖像、聲音等記錄準(zhǔn)確。（二）文件材料的收集范圍1.行政管理類：包括上級文件、廠發(fā)文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議、證照等。2.生產(chǎn)經(jīng)營類：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告、銷售合同、采購訂單、庫存記錄、財務(wù)報表等。3.技術(shù)研發(fā)類：包括研發(fā)項目計劃、技術(shù)方案、實(shí)驗報告、工藝文件、專利證書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。4.安全環(huán)保類：包括安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、環(huán)境監(jiān)測報告、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄等。5.其他類：包括與屠宰廠相關(guān)的各類榮譽(yù)證書、宣傳資料、照片、錄像等。（三）文件材料的收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，定期對文件材料進(jìn)行清理和整理，確保文件材料不遺漏、不丟失。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并送交綜合管理部門。3.外來文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)簽收、登記，并及時送綜合管理部門歸檔。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類、安全環(huán)保類等類別，并在各大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號：為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度類別順序號的編號方式。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于查詢和檢索。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊。2.整理過程中應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映屠宰廠主要職能活動和歷史面貌的，對屠宰廠有長遠(yuǎn)利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為5年以下的檔案。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和屠宰廠實(shí)際情況確定。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列上架，存放整齊有序。2.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的收進(jìn)、移出、保管期限、密級等情況，做到賬物相符。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和屠宰廠檔案管理制度，確保檔案信息安全。2.本著方便利用、服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營的原則，為各部門和員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用范圍1.內(nèi)部查閱：廠內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.外部查閱：因工作需要，外單位查閱屠宰廠檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）查閱、借閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、綜合管理部門負(fù)責(zé)人審核、廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）利用服務(wù)1.綜合管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供幫助和支持，根據(jù)利用者的需求，及時提供準(zhǔn)確的檔案信息。2.對于重要檔案的利用，綜合管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，提供復(fù)印件或摘錄等服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人和檔案人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。2.檔案的保管期限是否已滿。3.檔案的密級是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，報廠分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息