職工檔案存放管理制度一、總則（一）目的為加強公司職工檔案管理，確保職工檔案的安全、完整和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的存放管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實、準確、完整，如實反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理的保密規(guī)定，確保職工檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，為公司各項工作提供便捷的檔案查閱服務。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。（二）學歷學位材料學歷證書、學位證書、學籍檔案等相關(guān)材料。（三）工作經(jīng)歷材料勞動合同、工作證、離職證明、工作業(yè)績考核材料、培訓記錄等。（四）職業(yè)資格證書材料各類職業(yè)資格證書、專業(yè)技術(shù)職稱證書等。（五）獎懲材料表彰獎勵決定、處罰決定等相關(guān)文件。（六）工資福利材料工資單、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。（七）其他材料如體檢報告、個人總結(jié)、述職報告等與職工個人相關(guān)的材料。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.新職工入職時，人力資源部門應及時要求職工提交個人檔案材料清單，并按照清單收集職工的各類檔案材料。2.職工在職期間，如有新的檔案材料產(chǎn)生，如學歷晉升、職業(yè)資格取得、獎懲等，職工應及時將材料提交至人力資源部門。3.人力資源部門定期對各部門進行檔案收集情況的檢查，確保檔案材料的及時、完整收集。（二）檔案整理1.人力資源部門收到職工檔案材料后，應按照檔案內(nèi)容的分類進行整理，確保檔案材料的有序存放。2.對每份檔案材料進行編號，并建立檔案目錄，注明材料名稱、日期、來源等信息，方便查閱。3.對于破損、褪色或字跡模糊的檔案材料，應進行修復或復制，確保檔案的完整性和可讀性。四、檔案存放（一）存放地點公司設立專門的職工檔案存放室，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。（二）存放方式1.按照職工類別（如正式職工、臨時工、勞務派遣工等）和部門進行分類存放，便于查找和管理。2.同一職工的檔案材料應集中存放在一個檔案盒內(nèi)，并在檔案盒上標明職工姓名、部門、檔案編號等信息。（三）檔案標識1.在檔案柜上標明存放的職工類別和部門，便于快速定位查找。2.在檔案盒上粘貼明顯的標識，注明檔案編號、職工姓名、部門等關(guān)鍵信息。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部因工作需要查閱職工檔案的，需填寫《職工檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門負責人審批。2.人力資源部門負責人根據(jù)申請查閱的內(nèi)容和目的進行審核，對于涉及職工隱私或敏感信息的查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。3.查閱檔案應在檔案存放室進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出存放室。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《職工檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交所在部門負責人簽字，確認查閱必要性。3.申請表報人力資源部門負責人審批，必要時提交公司分管領(lǐng)導批準。4.人力資源部門安排專人陪同查閱人員到檔案存放室查閱檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位（如政府部門、司法機關(guān)等）因工作需要借閱職工檔案的，需出具正式的借閱函，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準。2.公司內(nèi)部因特殊原因需要借閱職工檔案的，需填寫《職工檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領(lǐng)導簽字同意后，方可借閱。（四）借閱流程1.借閱單位或個人填寫《職工檔案借閱申請表》，說明借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表依次提交所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領(lǐng)導簽字批準。3.人力資源部門辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《職工檔案借閱登記表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱檔案編號、借閱時間、預計歸還時間等信息。4.借閱人員在借閱期限屆滿前歸還檔案，人力資源部門核對檔案數(shù)量和完整性后，辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應責任。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案存放室應設置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露職工檔案信息。3.查閱和借閱檔案時，應在規(guī)定的范圍內(nèi)進行，不得私自復印、拍照或傳播檔案內(nèi)容。（二）保密責任1.檔案管理人員對檔案保密工作負有直接責任，如因工作失誤導致檔案信息泄露，將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.查閱和借閱檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，如有違反，將追究其法律責任。七、檔案保管期限（一）永久保管1.職工的黨、團、工會組織關(guān)系介紹信及存根。2.職工的入黨、入團、加入民主黨派的志愿書。3.職工的獎勵材料中，由縣級以上人民政府或國務院各部門授予的勞動模范、先進工作者、戰(zhàn)斗英雄、模范黨員等稱號的審批表。4.職工的處分材料中，經(jīng)縣級以上人民政府或國務院監(jiān)察部門正式批準的處分決定。（二）長期保管1.職工的履歷材料。2.職工的自傳材料。3.職工的鑒定、考核、考察材料。4.職工的學歷、學位、培訓材料。5.職工的政治歷史情況的審查材料。6.職工的參加工作時間、入黨時間、入團時間的認定材料。7.職工的工資、任免、出國（境）審批、退休等材料。（三）短期保管1.職工的一般獎勵、處分材料。2.職工的健康檢查和處理工傷事故的材料。3.職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、停薪留職、辭職、辭退、除名、開除等材料。4.職工的勞動合同、聘用合同。5.職工的社會保險、住房公積金等材料。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續(xù)保存價值的。2.檔案內(nèi)容虛假、重復或已失去真實性的。3.檔案因自然災害、意外事故等原因造成嚴重損壞，無法修復的。（二）銷毀流程1.人力資源部門定期對到期或需銷毀的檔案進行清理核對，編制《職工檔案銷毀清單》，注明檔案編號、職工姓名、部門、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《職工檔案銷毀清單》提交公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)批準后，由人力資源部門會同公司紀檢監(jiān)察部門共同對檔案進行銷毀，并在《職工檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，記錄應保存?zhèn)洳椤＞?、檔案信息化管理（一）信息化建設1.建立職工檔案信息管理系統(tǒng)，將職工檔案的基本信息、電子文檔等進行數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.定期對檔案信息進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點。（二）信息維護1.檔案管理人員應及時更新檔案信息管理系統(tǒng)中的職工檔案信息，確保信息的準確性和時效性。2.對檔案信息的修改、刪除等操作應進行嚴格的審批和記錄，確保信息變更的合法性和可追溯性。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對職工檔案存放管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.公司紀檢監(jiān)察部門對職工檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行嚴肅處理。（二）外部檢查1.積極配合上級主管部門、檔案管理部門等對公司職工檔案管理工作的檢查和指導