股權(quán)合同備案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司股權(quán)合同管理，加強對股權(quán)交易行為的監(jiān)督，維護公司及股東的合法權(quán)益，確保公司股權(quán)結(jié)構(gòu)清晰、穩(wěn)定，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及股權(quán)交易的合同，包括但不限于股權(quán)的轉(zhuǎn)讓、受讓、增資擴股、減資等相關(guān)合同。（三）基本原則1.合法性原則：股權(quán)合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規(guī)的強制性規(guī)定。2.真實性原則：合同各方應如實披露與股權(quán)交易相關(guān)的信息，確保交易真實、有效。3.完整性原則：股權(quán)合同應具備明確、完整的條款，涵蓋交易各方的權(quán)利、義務、交易價格、支付方式、交割條件等重要內(nèi)容。4.及時性原則：股權(quán)合同簽訂后應及時辦理備案手續(xù)，確保交易信息得到及時記錄和管理。二、股權(quán)合同備案管理職責分工（一）業(yè)務部門1.負責股權(quán)交易的發(fā)起、談判、合同起草等具體業(yè)務操作。2.確保合同條款符合業(yè)務需求和公司利益，對合同內(nèi)容的真實性、完整性負責。3.在合同簽訂后及時將合同文本及相關(guān)資料提交給合同管理部門。（二）合同管理部門1.對業(yè)務部門提交的股權(quán)合同進行形式審查，包括合同格式、條款完整性、簽字蓋章等。2.審核合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，對發(fā)現(xiàn)的問題及時與業(yè)務部門溝通并要求整改。3.辦理股權(quán)合同的備案登記手續(xù)，建立股權(quán)合同備案檔案。4.定期對股權(quán)合同備案情況進行統(tǒng)計、分析和報告。（三）法務部門1.為股權(quán)合同的簽訂、履行提供法律咨詢和法律支持。2.審查股權(quán)合同的合法性，對合同中的法律條款進行把關(guān)，防范法律風險。3.參與重大股權(quán)交易合同的談判，從法律角度提出專業(yè)意見和建議。（四）財務部門1.負責審核股權(quán)交易涉及的資金支付條款、價格合理性等財務事項。2.配合合同管理部門做好股權(quán)合同備案中與財務相關(guān)信息的核對工作。3.對股權(quán)交易的資金流向進行監(jiān)控和管理，確保資金安全。三、股權(quán)合同簽訂管理（一）合同起草1.業(yè)務部門負責根據(jù)股權(quán)交易的具體情況起草合同初稿，合同內(nèi)容應明確交易雙方的基本信息、交易標的、交易價格、支付方式、股權(quán)交割時間、雙方權(quán)利義務、違約責任等條款。2.在起草過程中，應充分考慮各方利益和可能出現(xiàn)的風險，確保合同條款公平合理、詳實準確。（二）合同審核1.合同初稿完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交給合同管理部門、法務部門和財務部門進行審核。2.合同管理部門主要審核合同的形式要件和條款完整性，法務部門重點審查合同的合法性，財務部門審核財務條款的合理性。3.各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。（三）合同簽訂1.經(jīng)審核通過的股權(quán)合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方當事人簽字蓋章。2.合同簽訂過程中，應嚴格按照公司印章管理規(guī)定使用印章，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.簽訂后的股權(quán)合同應一式多份，分別由交易雙方、公司業(yè)務部門、合同管理部門、法務部門、財務部門等留存。四、股權(quán)合同備案流程（一）備案申請1.業(yè)務部門在股權(quán)合同簽訂后的[X]個工作日內(nèi)，填寫《股權(quán)合同備案申請表》，并將合同文本及相關(guān)資料一并提交給合同管理部門。2.相關(guān)資料應包括但不限于股東會決議、董事會決議、資產(chǎn)評估報告（如需）、交易對手的身份證明文件等。（二）備案受理1.合同管理部門收到備案申請后，對提交的資料進行初步審查。2.如資料齊全、符合要求，予以受理，并出具《股權(quán)合同備案受理通知書》；如資料不齊全或不符合要求，應一次性告知業(yè)務部門補充或更正資料。（三）備案審查1.合同管理部門對受理的股權(quán)合同進行詳細審查，核實合同內(nèi)容是否與申請資料一致，是否符合法律法規(guī)和公司制度規(guī)定。2.審查過程中可與業(yè)務部門、法務部門、財務部門等進行溝通，必要時可要求相關(guān)部門提供進一步的說明或補充材料。3.對于重大股權(quán)合同或存在疑問的合同，合同管理部門應組織專題會議進行討論研究，確保備案審查的準確性和嚴謹性。（四）備案登記1.經(jīng)審查通過的股權(quán)合同，合同管理部門在《股權(quán)合同備案申請表》上簽署審查意見，并在公司內(nèi)部的股權(quán)合同備案管理系統(tǒng)中進行登記。2.登記內(nèi)容應包括合同編號、合同名稱、交易雙方、交易標的、交易價格、簽訂日期、備案日期等關(guān)鍵信息。3.同時，將股權(quán)合同及相關(guān)資料整理歸檔，建立專門的備案檔案，以便查閱和管理。五、股權(quán)合同變更與解除管理（一）變更管理1.股權(quán)合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，業(yè)務部門應及時提出變更申請，并說明變更的原因、內(nèi)容及對交易的影響。2.變更申請應按照合同簽訂時的審核流程進行審批，經(jīng)合同管理部門、法務部門、財務部門等審核通過后，簽訂股權(quán)合同變更協(xié)議。3.變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)將變更協(xié)議及相關(guān)資料提交給合同管理部門辦理備案變更手續(xù)，合同管理部門按照備案流程進行審查登記。（二）解除管理1.股權(quán)合同如需解除，業(yè)務部門應向公司提交解除合同申請，說明解除合同的原因、依據(jù)及對公司的影響。2.解除合同申請需經(jīng)公司相關(guān)決策機構(gòu)批準（如董事會、股東會等），批準后業(yè)務部門與對方當事人協(xié)商簽訂解除合同協(xié)議。3.解除合同協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)將解除合同協(xié)議及相關(guān)資料提交給合同管理部門辦理備案注銷手續(xù)，合同管理部門對備案檔案進行相應處理。六、股權(quán)合同備案檔案管理（一）檔案建立1.合同管理部門負責建立股權(quán)合同備案檔案，對每份備案的股權(quán)合同及相關(guān)資料進行分類整理、編號歸檔。2.檔案內(nèi)容應包括合同文本、合同審批文件、股東會決議、董事會決議、資產(chǎn)評估報告、交易對手資料、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)材料。（二）檔案保管1.股權(quán)合同備案檔案應妥善保管，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行存儲。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查閱；電子檔案應進行備份存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱股權(quán)合同備案檔案的，應填寫《股權(quán)合同備案檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理部門查閱。2.查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復印、抽取或損壞檔案資料。如需復印檔案資料，應經(jīng)合同管理部門同意并進行登記。3.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的股權(quán)合同備案檔案，查閱范圍應嚴格限定，確保信息安全。（四）檔案銷毀1.股權(quán)合同備案檔案保管期滿后，合同管理部門應提出檔案銷毀申請，經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀應編制銷毀清單，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、記錄可查。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對股權(quán)合同備案管理情況進行審計檢查，重點檢查合同簽訂、履行、備案等環(huán)節(jié)是否符合公司制度和法律法規(guī)要求。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，相關(guān)部門應按照要求及時整改。（二）外部監(jiān)督1.積極配合政府監(jiān)管部門對公司股權(quán)交易及合同備案情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注外部法律法規(guī)和監(jiān)管政策的變化，及時調(diào)整公司股權(quán)合同備案管理制度，確保公司合規(guī)運營。八、責任追究（一）責任界定1.因業(yè)務部門提供虛假信息、合同條款不完善等原因?qū)е鹿蓹?quán)合同存在風險或給公司造成損失的，由業(yè)務部門承擔主要責任。2.合同管理部門、法務部門、財務部門等在審核過程中未履行職責，導致審核失誤的，應承擔相應的次要責任。3.如因公司員工違反本制度規(guī)定，故意泄露股權(quán)交易信息、擅自更改備案檔案等行為，給公司造成損失的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責任。（二）責任追究方式1.對于責任部門和責任人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因故意或重大過失導致公司遭受經(jīng)濟損失的，