紙質(zhì)檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)形成的紙質(zhì)檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：各部門(mén)應(yīng)確保歸檔檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能夠真實(shí)反映公司的各項(xiàng)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.及時(shí)歸檔原則：各類檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，不得積壓或拖延。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司紙質(zhì)檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司各部門(mén)歸檔的紙質(zhì)檔案，建立檔案目錄和索引。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和歸還登記工作，確保檔案的安全和保密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理過(guò)期、無(wú)用的檔案。5.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)紙質(zhì)檔案的收集、整理和立卷工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司檔案歸檔管理制度的要求，定期將本部門(mén)的紙質(zhì)檔案移交綜合管理部歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管和安全保密工作，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。4.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.公司對(duì)外發(fā)文、收文及內(nèi)部文件的收發(fā)登記、傳閱記錄等。4.公司印章使用記錄、介紹信存根等。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。6.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.公司固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。8.公司辦公設(shè)備檔案，包括設(shè)備清單、維修記錄等。9.公司各類資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案，包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.研發(fā)管理檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利證書(shū)等。4.采購(gòu)管理檔案，包括采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單等。5.物流管理檔案，包括運(yùn)輸合同、倉(cāng)儲(chǔ)記錄、物流清單等。6.售后服務(wù)檔案，包括客戶投訴記錄、維修記錄、回訪記錄等。（三）其他類1.公司重大活動(dòng)、會(huì)議的相關(guān)資料，包括活動(dòng)方案、照片、視頻等。2.公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等。3.公司員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。4.公司員工獎(jiǎng)懲檔案，包括獎(jiǎng)勵(lì)決定、處罰通知等。5.其他具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件和資料。四、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點(diǎn)。（二）文件材料的整理1.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，確保同一類文件材料集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)保持完整，不得缺頁(yè)、破損。3.對(duì)于文件材料上的訂書(shū)釘、回形針等金屬物品，應(yīng)予以拆除。4.歸檔文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時(shí)間順序、重要程度等。（三）文件材料的立卷1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)歸檔文件材料的數(shù)量和性質(zhì)，進(jìn)行立卷工作。2.立卷應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。3.每個(gè)案卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，注明文件材料的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。4.案卷應(yīng)裝訂整齊，采用三孔一線的裝訂方法，確保牢固、美觀。（四）文件材料的編目1.綜合管理部應(yīng)根據(jù)歸檔文件材料的整理和立卷情況，進(jìn)行編目工作。2.編目應(yīng)包括檔案目錄和索引，檔案目錄應(yīng)注明檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息；索引應(yīng)按照一定的分類方法，如主題詞、關(guān)鍵詞等，對(duì)檔案進(jìn)行索引，便于快速查找。3.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。（五）文件材料的裝訂1.歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。2.裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝的方式，不得使用金屬釘或塑料夾。3.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得遮蓋文件材料上的字跡、印章等信息。五、檔案歸檔流程（一）檔案收集1.各部門(mén)在完成各項(xiàng)工作后，應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.各部門(mén)應(yīng)定期將收集整理好的文件材料移交綜合管理部，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）檔案整理1.綜合管理部收到各部門(mén)移交的檔案后，應(yīng)按照檔案歸檔要求進(jìn)行整理。2.整理過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、不準(zhǔn)確或不符合要求，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。（三）檔案立卷1.綜合管理部根據(jù)整理好的檔案材料，進(jìn)行立卷工作。2.立卷過(guò)程中，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類，確保同一類檔案集中在一起。3.每個(gè)案卷應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，注明文件材料的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。（四）檔案編目1.綜合管理部對(duì)立卷后的檔案進(jìn)行編目工作，編制檔案目錄和索引。2.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。（五）檔案裝訂1.綜合管理部對(duì)編目后的檔案進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得遮蓋文件材料上的字跡、印章等信息。（六）檔案上架1.裝訂后的檔案應(yīng)及時(shí)上架保管，按照檔案編號(hào)順序排列。2.檔案上架后，應(yīng)在檔案柜上標(biāo)明檔案的類別、編號(hào)、題名等信息，便于查找。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案。4.查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合管理部辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱證，并按照借閱證上注明的檔案名稱、數(shù)量、日期等信息領(lǐng)取檔案。4.借閱檔案后，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。5.借閱檔案到期后，應(yīng)及時(shí)歸還綜合管理部，并在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.因司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等外部單位工作需要查閱或借閱公司檔案，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式介紹信，并按照公司檔案查閱與借閱規(guī)定辦理手續(xù)。2.查閱或借閱涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。七、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件符合要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等，公司財(cái)務(wù)檔案，公司固定資產(chǎn)檔案，公司辦公設(shè)備檔案，公司各類資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司與外部單位簽訂的合作協(xié)議、合同等，公司員工培訓(xùn)檔案，公司員工獎(jiǎng)懲檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司日常工作中形成的一般性文件材料，保管期限為[X]年。（三）定期檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管環(huán)境、保管期限、檔案數(shù)量、檔案質(zhì)量等。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄相關(guān)情況。（四）安全保護(hù)1.綜合管理部應(yīng)加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)工作，制定安全管理制度，明確安全責(zé)任。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自離崗，不得將檔案庫(kù)房鑰匙交予他人。4.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.