oa流程及管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)的使用，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作流程的順暢運(yùn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.高效便捷原則：通過OA系統(tǒng)優(yōu)化工作流程，減少繁瑣的紙質(zhì)文件傳遞，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)信息快速流轉(zhuǎn)。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：明確各類OA流程的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保所有員工按照統(tǒng)一的流程和要求進(jìn)行操作。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)OA系統(tǒng)中的各類信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。二、OA系統(tǒng)使用規(guī)范（一）賬號(hào)與密碼管理1.每位員工入職時(shí)，由人力資源部門負(fù)責(zé)為其開通OA系統(tǒng)賬號(hào)，并分配初始密碼。2.員工應(yīng)妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)借予他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)異常，應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門進(jìn)行處理。3.為確保賬號(hào)安全，員工應(yīng)定期修改密碼，密碼設(shè)置應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于[X]位。（二）登錄與操作要求1.員工應(yīng)使用公司指定的瀏覽器登錄OA系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.在操作OA系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)按照系統(tǒng)提示和流程要求進(jìn)行操作，不得隨意跳過或篡改流程環(huán)節(jié)。3.如遇系統(tǒng)故障或操作問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系公司IT部門尋求幫助，不得自行嘗試未經(jīng)授權(quán)的解決方法。（三）信息維護(hù)1.員工應(yīng)及時(shí)更新自己在OA系統(tǒng)中的個(gè)人信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于工作中涉及的重要信息和文件，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行上傳和共享，確保信息的安全和有效利用。三、OA流程分類及說明（一）公文審批流程1.發(fā)文流程擬稿人根據(jù)工作需要撰寫公文，填寫發(fā)文審批單，選擇相應(yīng)的公文模板，錄入公文內(nèi)容。將發(fā)文審批單及公文初稿提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，確保公文格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確、符合公司政策和相關(guān)規(guī)定。審核通過后，在OA系統(tǒng)中簽署意見并提交。公文初稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從全局角度對(duì)公文進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見或批準(zhǔn)發(fā)文。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，公文流轉(zhuǎn)至行政部門進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等發(fā)文前的準(zhǔn)備工作。行政部門完成發(fā)文準(zhǔn)備工作后，將公文正式發(fā)布，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔。2.收文流程行政部門收到外來公文后，在OA系統(tǒng)中進(jìn)行登記，填寫收文登記表，注明公文來源、文號(hào)、標(biāo)題、收文日期等信息。根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)，將收文流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行閱辦。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)閱讀公文，并根據(jù)工作需要進(jìn)行處理，如提出辦理意見、安排相關(guān)人員落實(shí)等。對(duì)于需要多個(gè)部門協(xié)同辦理的公文，由行政部門根據(jù)公文內(nèi)容確定主辦部門和協(xié)辦部門，明確各部門的職責(zé)和辦理時(shí)限。主辦部門負(fù)責(zé)牽頭組織辦理，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合。公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果反饋給行政部門，行政部門進(jìn)行歸檔保存。（二）請(qǐng)假流程1.請(qǐng)假申請(qǐng)員工如需請(qǐng)假，應(yīng)提前在OA系統(tǒng)中填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假類型（病假、事假、年假、婚假、產(chǎn)假、陪產(chǎn)假、喪假等）、請(qǐng)假起止日期、請(qǐng)假事由等信息。請(qǐng)假申請(qǐng)表提交后，按照審批權(quán)限流轉(zhuǎn)至部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批權(quán)限請(qǐng)假[X]天以內(nèi)（含[X]天），由部門負(fù)責(zé)人審批。請(qǐng)假[X]天以上至[X]天，由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。請(qǐng)假[X]天以上，由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.請(qǐng)假確認(rèn)與備案員工請(qǐng)假申請(qǐng)經(jīng)審批通過后，應(yīng)及時(shí)將請(qǐng)假情況告知相關(guān)同事和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，確保工作的順利交接。人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)員工的請(qǐng)假情況進(jìn)行備案，統(tǒng)計(jì)員工的請(qǐng)假天數(shù)和考勤情況。（三）費(fèi)用報(bào)銷流程1.報(bào)銷申請(qǐng)員工因工作需要發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票和報(bào)銷憑證，按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度的要求進(jìn)行整理和粘貼。在OA系統(tǒng)中填寫費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表，詳細(xì)注明報(bào)銷事由、報(bào)銷金額、報(bào)銷明細(xì)等信息，并上傳發(fā)票和報(bào)銷憑證的掃描件。將費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核報(bào)銷事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、報(bào)銷金額是否合理、報(bào)銷憑證是否齊全等。初審?fù)ㄟ^后，在OA系統(tǒng)中簽署意見并提交。2.財(cái)務(wù)審核費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，核對(duì)報(bào)銷金額是否準(zhǔn)確、是否符合公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。如財(cái)務(wù)審核發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。報(bào)銷人應(yīng)按照財(cái)務(wù)要求進(jìn)行處理，并重新提交報(bào)銷申請(qǐng)。3.審批付款財(cái)務(wù)審核通過后，費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)流轉(zhuǎn)至總經(jīng)理進(jìn)行終審（如有需要）。終審?fù)ㄟ^后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷金額進(jìn)行付款，并將報(bào)銷憑證進(jìn)行歸檔保存。（四）辦公用品采購流程1.需求申請(qǐng)各部門根據(jù)工作需要，定期統(tǒng)計(jì)辦公用品的需求情況，填寫辦公用品采購申請(qǐng)表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息。將辦公用品采購申請(qǐng)表提交給行政部門。2.采購審批行政部門收到辦公用品采購申請(qǐng)表后，對(duì)各部門的需求進(jìn)行匯總和審核，根據(jù)庫存情況和采購預(yù)算，確定是否需要采購以及采購的數(shù)量和金額。如需要采購，行政部門填寫辦公用品采購審批單，提交給分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行采購。3.采購執(zhí)行行政部門根據(jù)審批通過的辦公用品采購審批單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。在采購過程中，應(yīng)遵循公司采購制度的要求，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。采購?fù)瓿珊?，行政部門及時(shí)辦理入庫手續(xù)，并將采購發(fā)票和入庫單等相關(guān)憑證在OA系統(tǒng)中上傳，填寫采購報(bào)銷申請(qǐng)表，按照費(fèi)用報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷。4.領(lǐng)用發(fā)放各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，到行政部門領(lǐng)用辦公用品。行政部門應(yīng)建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用物品名稱和數(shù)量等信息。（五）會(huì)議安排流程1.會(huì)議申請(qǐng)如需召開會(huì)議，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前在OA系統(tǒng)中填寫會(huì)議安排申請(qǐng)表，注明會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。將會(huì)議安排申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核會(huì)議的必要性、參會(huì)人員范圍是否合理、會(huì)議議程是否清晰等。審核通過后，在OA系統(tǒng)中簽署意見并提交。2.會(huì)議通知會(huì)議安排申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，行政部門根據(jù)會(huì)議信息生成會(huì)議通知，并通過OA系統(tǒng)發(fā)送給參會(huì)人員。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、議程等重要信息。行政部門負(fù)責(zé)提醒參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議，并做好會(huì)議的相關(guān)準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。3.會(huì)議記錄與紀(jì)要會(huì)議過程中，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并在OA系統(tǒng)中發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間等，確保會(huì)議精神得到有效傳達(dá)和落實(shí)。四、OA流程執(zhí)行與監(jiān)督（一）流程執(zhí)行要求1.員工應(yīng)嚴(yán)格按照OA流程規(guī)定的步驟和時(shí)限完成各項(xiàng)操作，不得拖延或擅自更改流程。2.對(duì)于流程中涉及的審批環(huán)節(jié)，審批人應(yīng)認(rèn)真履行審批職責(zé)，及時(shí)給予審批意見，不得推諉或敷衍了事。（二）監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立OA流程監(jiān)督小組，由人力資源部門、行政部門和IT部門相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)OA流程的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過OA系統(tǒng)后臺(tái)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、流程跟蹤等方式，對(duì)流程的流轉(zhuǎn)時(shí)間、審批效率、操作規(guī)范等進(jìn)行分析和評(píng)估。3