離職人員證書管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司離職人員證書管理，確保公司資產(chǎn)安全，保障公司業(yè)務(wù)正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有離職人員涉及的各類證書，包括但不限于專業(yè)資格證書、職業(yè)技能證書、學(xué)歷證書等。（三）管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保證書管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則：根據(jù)證書的性質(zhì)、用途等進(jìn)行分類管理，提高管理效率。3.妥善保管原則：采取有效措施確保證書的安全與完整，防止證書丟失、損壞或被盜用。4.及時(shí)回收原則：離職人員離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)收回其持有的公司相關(guān)證書。二、證書分類及管理職責(zé)（一）證書分類1.公司出資考取證書：由公司全額或部分出資為員工考取的各類證書，其所有權(quán)歸公司所有。2.員工自行考取證書：?jiǎn)T工利用個(gè)人時(shí)間和費(fèi)用考取的與工作相關(guān)的證書，公司根據(jù)實(shí)際情況給予一定獎(jiǎng)勵(lì)或支持。此類證書在員工離職時(shí)，若與工作有一定關(guān)聯(lián)，公司可根據(jù)需要進(jìn)行協(xié)商處理。3.其他證書：包括員工個(gè)人持有的學(xué)歷證書、非工作相關(guān)的資格證書等，一般情況下公司不進(jìn)行管理，但在特定情況下（如涉及公司背景調(diào)查等），可要求員工提供相關(guān)信息。（二）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定和完善離職人員證書管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)收集、審核離職人員證書信息，辦理證書回收手續(xù)。建立離職人員證書管理檔案，記錄證書的領(lǐng)取、使用、回收等情況。定期對(duì)離職人員證書管理情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，向公司管理層匯報(bào)。2.相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門做好離職人員證書回收工作，督促本部門離職人員及時(shí)辦理證書交接手續(xù)。對(duì)涉及本部門業(yè)務(wù)的離職人員證書使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保證書使用符合公司規(guī)定。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核公司出資考取證書的費(fèi)用支出，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。協(xié)助人力資源部門做好與證書相關(guān)的費(fèi)用結(jié)算工作。4.離職人員離職時(shí)應(yīng)主動(dòng)配合公司辦理證書交接手續(xù)，如實(shí)提供證書信息。離職后不得擅自使用公司收回的證書，不得泄露證書相關(guān)信息。三、證書領(lǐng)取與使用（一）領(lǐng)取程序1.員工因工作需要領(lǐng)取公司出資考取的證書時(shí)，應(yīng)填寫《證書領(lǐng)取申請(qǐng)表》，注明證書名稱、領(lǐng)取原因、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)人力資源部門審批。3.人力資源部門審批通過后，員工方可到指定地點(diǎn)領(lǐng)取證書，并在《證書領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。（二）使用規(guī)定1.員工領(lǐng)取證書后，應(yīng)妥善保管，僅限于在公司內(nèi)部因工作需要使用。未經(jīng)公司書面同意，不得將證書轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司業(yè)務(wù)目的。2.使用證書時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行操作，確保證書使用的合法性和規(guī)范性。3.如因工作需要將證書帶出公司，應(yīng)提前填寫《證書外借申請(qǐng)表》，注明外借原因、外借期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門審批后，方可帶出。外借期間，員工應(yīng)確保證書安全，按時(shí)歸還。四、離職人員證書回收（一）回收通知1.員工提出離職申請(qǐng)后，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門。人力資源部門在收到離職申請(qǐng)后，應(yīng)向離職人員發(fā)送《離職人員證書回收通知》，明確告知其在離職前需將持有的公司相關(guān)證書交回。2.《離職人員證書回收通知》應(yīng)包括證書名稱、數(shù)量、回收期限等內(nèi)容，并要求離職人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到人力資源部門辦理證書交接手續(xù)。（二）交接手續(xù)1.離職人員應(yīng)在接到回收通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將持有的公司相關(guān)證書交至人力資源部門。證書交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對(duì)證書的名稱、數(shù)量、有效期等信息，并在《離職人員證書交接清單》上簽字確認(rèn)。2.如離職人員存在證書丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門說明原因，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)核實(shí)后，根據(jù)證書的重要性和補(bǔ)辦難度，由離職人員承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和費(fèi)用。3.對(duì)于公司出資考取的證書，離職人員在辦理交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)同時(shí)提交相關(guān)培訓(xùn)費(fèi)用明細(xì)及報(bào)銷憑證。人力資源部門將根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行審核，如有費(fèi)用未結(jié)清的情況，應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢前結(jié)清。（三）特殊情況處理1.若離職人員因工作需要暫時(shí)無法交回證書，需提前向人力資源部門提出書面申請(qǐng)，說明原因及預(yù)計(jì)交回時(shí)間。經(jīng)批準(zhǔn)后，可給予一定的寬限期，但寬限期最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。寬限期屆滿后，離職人員仍未交回證書的，公司將采取相應(yīng)措施，如從工資中扣除一定金額作為證書保管費(fèi)等。2.對(duì)于涉及公司核心業(yè)務(wù)或重要項(xiàng)目的離職人員，在證書回收過程中，如發(fā)現(xiàn)其存在證書使用不當(dāng)或可能對(duì)公司造成不利影響的情況，人力資源部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)的處理措施，如要求離職人員承擔(dān)法律責(zé)任、賠償公司損失等。五、證書保管與維護(hù)（一）保管方式1.人力資源部門應(yīng)設(shè)立專門的證書保管檔案柜，對(duì)收回的離職人員證書進(jìn)行分類存放。檔案柜應(yīng)具備防盜、防火、防潮等功能，確保證書的安全。2.對(duì)于重要的證書，如涉及公司核心業(yè)務(wù)資質(zhì)的證書，應(yīng)采取額外的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，以防止證書丟失或損壞。（二）定期盤點(diǎn)1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)離職人員證書進(jìn)行盤點(diǎn)，確保證書數(shù)量與《離職人員證書交接清單》記錄一致。盤點(diǎn)周期為每[X]個(gè)月一次，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告。2.如發(fā)現(xiàn)證書數(shù)量不符或存在證書丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。對(duì)于因保管不善導(dǎo)致證書丟失或損壞的責(zé)任人，應(yīng)追究其責(zé)任。（三）證書維護(hù)1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)證書進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)證書有損壞或過期等情況，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行修復(fù)或換證。2.對(duì)于因政策調(diào)整或其他原因?qū)е伦C書失效的情況，人力資源部門應(yīng)及時(shí)了解相關(guān)信息，并通知公司管理層，以便采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。六、證書信息管理（一）信息收集1.人力資源部門在辦理證書領(lǐng)取、回收等手續(xù)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)收集離職人員證書的相關(guān)信息，包括證書名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間、有效期等。2.對(duì)于公司出資考取的證書，還應(yīng)收集培訓(xùn)費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷憑證等相關(guān)信息，確保證書信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息錄入與更新1.人力資源部門應(yīng)將收集到的證書信息及時(shí)錄入公司的人力資源管理系統(tǒng)，建立離職人員證書管理數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備信息查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便公司管理層和相關(guān)部門隨時(shí)了解證書管理情況。2.如證書信息發(fā)生變更，如證書有效期延長(zhǎng)、證書丟失補(bǔ)辦等，人力資源部門應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行更新，確保數(shù)據(jù)庫信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）信息保密1.離職人員證書信息屬于公司機(jī)密信息，人力資源部門及相關(guān)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自泄露證書信息。2.因工作需要查閱證書信息的，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播證書信息。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.離職人員未按規(guī)定時(shí)間交回公司相關(guān)證書的。2.離職人員擅自使用公司收回的證書或轉(zhuǎn)借他人使用的。3.離職人員泄露證書相關(guān)信息的。4.公司工作人員在證書管理過程中存在失職、瀆職行為，如證書丟失、損壞未及時(shí)發(fā)現(xiàn)或處理等。（二）處理措施1.對(duì)于離職人員的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等，并要求離職人員承擔(dān)因此給公司造成的損失。2.對(duì)于公司工作人員的違規(guī)行為，公司將根據(jù)內(nèi)