erp存貨管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司存貨管理，確保存貨信息準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，保障存貨安全，提高存貨運(yùn)營效率，降低存貨成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及存貨管理的部門和人員，包括采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、銷售部門以及財(cái)務(wù)部門等。（三）定義1.存貨：指公司在日常經(jīng)營活動中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料和物料等，包括原材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品、商品、周轉(zhuǎn)材料等。2.ERP系統(tǒng)：指公司所使用的企業(yè)資源計(jì)劃管理系統(tǒng)，用于對存貨的采購、入庫、存儲、出庫、盤點(diǎn)等業(yè)務(wù)進(jìn)行信息化管理。二、存貨管理職責(zé)分工（一）采購部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和銷售訂單，編制合理的采購計(jì)劃，確保存貨的及時(shí)供應(yīng)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，并跟蹤采購合同的執(zhí)行情況。3.負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)、跟進(jìn)和到貨驗(yàn)收等工作。（二）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收入庫、存儲保管、發(fā)放出庫等日常管理工作。2.建立存貨臺賬，記錄存貨的收發(fā)存情況，并定期與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對。3.對存貨進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)處理。4.負(fù)責(zé)倉庫的安全管理，保障存貨的安全存儲。（三）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排生產(chǎn)進(jìn)度，控制在產(chǎn)品數(shù)量。2.負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程中存貨的領(lǐng)用、使用和管理，提高生產(chǎn)效率，降低生產(chǎn)成本。3.及時(shí)辦理產(chǎn)成品的入庫手續(xù)，確保產(chǎn)成品的質(zhì)量和數(shù)量符合要求。（四）銷售部門1.根據(jù)市場需求和銷售訂單，及時(shí)安排發(fā)貨，確保產(chǎn)品的及時(shí)交付。2.負(fù)責(zé)銷售訂單的跟蹤和管理，及時(shí)反饋客戶需求和市場信息。3.協(xié)助倉庫管理部門做好產(chǎn)成品的出庫工作，確保發(fā)貨的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定存貨核算方法，對存貨進(jìn)行準(zhǔn)確的會計(jì)核算。2.定期對存貨進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.參與存貨盤點(diǎn)工作，監(jiān)督盤點(diǎn)過程，審核盤點(diǎn)結(jié)果。4.對存貨管理中的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和控制。三、存貨采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.采購部門應(yīng)每月末根據(jù)生產(chǎn)部門提供的次月生產(chǎn)計(jì)劃和銷售部門提供的次月銷售訂單預(yù)測，結(jié)合現(xiàn)有存貨庫存情況，編制次月采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等進(jìn)行綜合評估，選擇合格的供應(yīng)商。2.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，采購部門在ERP系統(tǒng)中下達(dá)采購訂單。2.采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并確保與采購合同一致。3.在采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。（四）到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.倉庫管理部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。3.對于驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)在ERP系統(tǒng)中辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等，并在ERP系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。四、存貨入庫管理（一）入庫流程1.采購物資到貨后，倉庫管理部門驗(yàn)收人員首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.驗(yàn)收人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，如外觀、尺寸、性能等。對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢測的物資，應(yīng)及時(shí)送質(zhì)檢部門進(jìn)行檢測。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并將物資搬運(yùn)至指定倉庫存儲區(qū)域。4.倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收情況，在ERP系統(tǒng)中錄入入庫單，詳細(xì)記錄物資的入庫日期、倉庫、貨位、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，確保入庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無誤。（二）入庫單據(jù)處理1.倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)將驗(yàn)收合格的送貨單、入庫單等原始單據(jù)整理歸檔，妥善保管。2.對于入庫過程中產(chǎn)生的異常情況，如物資短缺、損壞等，倉庫管理部門應(yīng)填寫異常情況報(bào)告單，詳細(xì)說明問題原因、處理情況等，并及時(shí)上報(bào)相關(guān)部門。五、存貨存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.根據(jù)存貨的類別、特性、用途等因素，對倉庫進(jìn)行合理規(guī)劃，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、在產(chǎn)品區(qū)、半成品區(qū)、產(chǎn)成品區(qū)、周轉(zhuǎn)材料區(qū)等。2.為每個(gè)存儲區(qū)域設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，注明區(qū)域名稱、存儲物資類別等信息，便于存貨的分類存放和查找。（二）存貨存放1.存貨應(yīng)按照類別、規(guī)格型號、批次等進(jìn)行分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保存貨的質(zhì)量和安全。2.對于有特殊存儲要求的存貨，如易燃易爆物品、易腐蝕物品、貴重物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（三）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期分為月度小盤點(diǎn)、季度大盤點(diǎn)和年度全面盤點(diǎn)。2.月度小盤點(diǎn)由倉庫管理人員自行組織，對部分存貨進(jìn)行抽盤；季度大盤點(diǎn)由財(cái)務(wù)部門牽頭，采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)人員參與，對全部存貨進(jìn)行全面盤點(diǎn)；年度全面盤點(diǎn)在年末進(jìn)行，盤點(diǎn)范圍涵蓋公司所有存貨。3.在盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員分工、盤點(diǎn)方法等，并提前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。4.盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對存貨的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量狀況等與ERP系統(tǒng)記錄是否一致，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。5.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，說明盤點(diǎn)情況、賬實(shí)差異及原因分析等，并將盤點(diǎn)報(bào)告提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，對于盤盈、盤虧的存貨，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行審批后進(jìn)行相應(yīng)的會計(jì)調(diào)整。（四）庫存安全管理1.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.倉庫管理人員應(yīng)加強(qiáng)對倉庫的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，確保倉庫的安全。3.對于因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導(dǎo)致的存貨損失，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救和處理，并按照規(guī)定向上級報(bào)告。六、存貨出庫管理（一）出庫流程1.生產(chǎn)部門、銷售部門等根據(jù)實(shí)際需求填寫領(lǐng)料單或發(fā)貨單，注明領(lǐng)用或發(fā)貨物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.領(lǐng)料單或發(fā)貨單提交倉庫管理部門后，倉庫管理人員首先核對單據(jù)的審批情況和信息完整性，然后根據(jù)庫存情況進(jìn)行發(fā)貨。3.倉庫管理人員按照先進(jìn)先出的原則，從相應(yīng)存儲區(qū)域取出存貨，并在ERP系統(tǒng)中錄入出庫單，記錄物資的出庫日期、倉庫、貨位、數(shù)量、領(lǐng)用部門等信息。4.發(fā)貨完成后，倉庫管理人員將領(lǐng)料單或發(fā)貨單的一聯(lián)留存，作為倉庫記賬的依據(jù)，另一聯(lián)交回領(lǐng)料部門或銷售部門。（二）出庫單據(jù)處理1.倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)將出庫單據(jù)整理歸檔，定期與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，確保出庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.對于出庫過程中產(chǎn)生的異常情況，如庫存不足、超領(lǐng)等，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，查明原因并進(jìn)行處理。七、存貨核算與財(cái)務(wù)處理（一）存貨核算方法1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，選擇合適的存貨核算方法，如先進(jìn)先出法、加權(quán)平均法等，并保持核算方法的一致性。2.存貨核算應(yīng)按照會計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的要求，準(zhǔn)確記錄存貨的采購成本、生產(chǎn)成本、入庫成本、出庫成本等信息。（二）財(cái)務(wù)處理1.采購存貨時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購發(fā)票、入庫單等憑證，確認(rèn)存貨的采購成本，并進(jìn)行賬務(wù)處理。2.生產(chǎn)過程中發(fā)生的直接材料、直接人工和制造費(fèi)用等，應(yīng)按照成本核算方法歸集到在產(chǎn)品和產(chǎn)成品成本中。3.存貨入庫時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)入庫單確認(rèn)存貨的入庫成本，并調(diào)整存貨明細(xì)賬。4.存貨出庫時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)出庫單按照選定的核算方法計(jì)算發(fā)出存貨的成本，并進(jìn)行賬務(wù)處理。5.期末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)存貨盤點(diǎn)結(jié)果，對盤盈、盤虧的存貨進(jìn)行賬務(wù)處理，確保賬實(shí)相符。八、存貨信息化管理（一）ERP系統(tǒng)操作規(guī)范1.所有涉及存貨管理的業(yè)務(wù)操作，包括采購訂單下達(dá)、入庫、存儲、出庫、盤點(diǎn)等，均應(yīng)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行。2.操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照ERP系統(tǒng)的操作流程和權(quán)限進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。3.定期對ERP系統(tǒng)中的存貨數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)將存貨的收發(fā)存情況、庫存變動等信息錄入ERP系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。2.采購部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等應(yīng)及時(shí)將與存貨管理相關(guān)的業(yè)務(wù)信息反饋給倉庫管理部門，以便倉庫管理部門及時(shí)更新ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對ERP系統(tǒng)中的存貨數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)賬進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對存貨管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查存貨管理制度的執(zhí)行情況、采購業(yè)務(wù)的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、財(cái)務(wù)核算的正確性等。2.對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）績效考核1.人力資源部門應(yīng)將存貨管理相關(guān)指標(biāo)納入部門和員工的績效考核體系，對采購部門、倉庫管理部門、生產(chǎn)部門、銷售部門等相關(guān)