禮品登記使用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司禮品的登記、使用管理，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和透明度，充分發(fā)揮禮品在公司業(yè)務(wù)拓展、客戶關(guān)系維護(hù)等方面的積極作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動、商務(wù)往來、員工福利等場景下涉及的禮品登記、使用管理。3.基本原則合規(guī)性原則：禮品的登記、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。必要性原則：禮品的贈送和使用應(yīng)基于真實(shí)、合理的業(yè)務(wù)需求，避免不必要的浪費(fèi)。適度性原則：禮品的價(jià)值和檔次應(yīng)與公司業(yè)務(wù)規(guī)模、實(shí)際需求及客戶重要程度相匹配，不得過度奢華。登記備案原則：所有禮品的收發(fā)、使用情況均需進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和監(jiān)督。二、禮品的定義與分類1.禮品定義本制度所指禮品包括但不限于以下各類物品：實(shí)物禮品：如高檔煙酒、茶葉、工藝品、電子產(chǎn)品、辦公用品等。商務(wù)禮品：印有公司標(biāo)識的禮品，如定制的筆記本、文件夾、名片夾、雨傘等。消費(fèi)卡券：如購物卡、餐飲券、娛樂券等。其他具有一定價(jià)值的物品：能夠表達(dá)公司心意、用于商務(wù)交往或員工福利的物品。2.禮品分類按用途分類業(yè)務(wù)往來禮品：用于與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等進(jìn)行商務(wù)交往，以維護(hù)良好合作關(guān)系。員工福利禮品：為公司員工提供的節(jié)日禮品、生日禮品、團(tuán)隊(duì)活動獎(jiǎng)品等，增強(qiáng)員工歸屬感和凝聚力。會議/活動禮品：在公司舉辦的各類會議、培訓(xùn)、慶典等活動中，用于獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀參與者、嘉賓等的禮品。按價(jià)值分類高檔禮品：價(jià)值較高，通常用于重要客戶、關(guān)鍵合作伙伴或重大商務(wù)活動。中檔禮品：價(jià)值適中，適用于一般性商務(wù)往來和部分員工福利場景。低檔禮品：價(jià)值相對較低，主要用于日?？蛻艟S護(hù)、小型活動等。三、禮品的采購與預(yù)算管理1.采購流程需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明禮品用途、預(yù)計(jì)采購數(shù)量、預(yù)算金額、推薦品牌或供應(yīng)商等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至行政部門。采購審批：行政部門對各部門提交的申請表進(jìn)行匯總整理，結(jié)合公司禮品庫存情況進(jìn)行初步審核。對于預(yù)算金額較大或涉及特殊禮品的采購申請，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。供應(yīng)商選擇：經(jīng)審批通過的采購申請，行政部門按照公司采購管理相關(guān)規(guī)定，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商。合同簽訂：確定供應(yīng)商后，行政部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，及時(shí)將合同副本交財(cái)務(wù)部門備案。采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)合同要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保禮品按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。禮品到貨后，行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的禮品辦理入庫手續(xù)。2.預(yù)算管理預(yù)算編制：每年年初，行政部門會同財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和禮品使用情況，編制年度禮品采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)明確各類禮品的采購金額上限，并按用途、價(jià)值等進(jìn)行分類細(xì)化。預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整禮品采購預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)填寫《禮品預(yù)算調(diào)整申請表》，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部門審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后執(zhí)行。預(yù)算控制：財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對禮品采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期與行政部門核對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。對于超出預(yù)算的采購申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付，并要求相關(guān)部門說明原因并進(jìn)行整改。四、禮品的登記管理1.登記要求入庫登記：禮品到貨并驗(yàn)收合格后，行政部門倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)填寫《禮品入庫登記表》，詳細(xì)記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、采購日期、入庫日期、存放位置等信息。領(lǐng)用登記：各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品時(shí)，需填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用禮品的用途、數(shù)量、預(yù)計(jì)發(fā)放對象等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)申請表發(fā)放禮品，并在《禮品領(lǐng)用登記表》上記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、禮品名稱及數(shù)量等信息。贈送登記：在禮品贈送過程中，負(fù)責(zé)贈送禮品的人員應(yīng)填寫《禮品贈送登記表》，詳細(xì)記錄贈送日期、贈送對象、禮品名稱及數(shù)量、贈送事由、接收人簽字等信息。對于重要禮品的贈送，應(yīng)留存相關(guān)證明材料，如照片、簽收單等。2.登記方式禮品登記采用紙質(zhì)臺賬與電子臺賬相結(jié)合的方式進(jìn)行管理。行政部門倉庫管理人員負(fù)責(zé)建立紙質(zhì)禮品臺賬，記錄禮品的收發(fā)存情況；同時(shí)，利用公司內(nèi)部信息管理系統(tǒng)建立電子禮品臺賬，實(shí)現(xiàn)禮品信息的實(shí)時(shí)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。五、禮品的使用管理1.使用原則按需使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求合理使用禮品，不得隨意濫用或浪費(fèi)。合規(guī)使用原則：禮品的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，不得用于不正當(dāng)目的或違反廉潔自律要求。登記備案原則：禮品的使用情況應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記備案，確保使用過程可追溯。2.使用范圍業(yè)務(wù)往來：用于拜訪客戶、參加商務(wù)活動、接待合作伙伴等，以增進(jìn)業(yè)務(wù)合作、維護(hù)客戶關(guān)系。員工福利：作為節(jié)日禮品、生日福利、團(tuán)隊(duì)活動獎(jiǎng)品等，激勵(lì)員工工作積極性，增強(qiáng)員工歸屬感。會議/活動：在公司舉辦的各類會議、培訓(xùn)、慶典、年會等活動中，用于獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀參與者、嘉賓等，提升活動效果。3.使用審批業(yè)務(wù)往來禮品：各部門在使用業(yè)務(wù)往來禮品前，需填寫《禮品使用審批表》，詳細(xì)說明禮品用途、贈送對象、禮品名稱及數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要客戶或重大商務(wù)活動的禮品贈送，需報(bào)總經(jīng)理審批。員工福利禮品：員工福利禮品的發(fā)放方案由行政部門會同相關(guān)部門制定，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。發(fā)放過程中，應(yīng)做好登記備案工作，確保公平、公正、公開。會議/活動禮品：會議/活動禮品的使用由活動組織部門負(fù)責(zé)提出申請，填寫《禮品使用審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。活動結(jié)束后，活動組織部門應(yīng)及時(shí)將禮品使用情況進(jìn)行匯總報(bào)告。4.使用記錄禮品使用后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將禮品使用情況反饋至行政部門，行政部門負(fù)責(zé)在《禮品使用登記表》上進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括使用日期、使用部門、使用對象、禮品名稱及數(shù)量等信息。同時(shí)，行政部門應(yīng)定期對禮品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為禮品采購和管理提供參考依據(jù)。六、禮品的庫存管理1.庫存盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)：行政部門倉庫管理人員應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對禮品的實(shí)際數(shù)量與臺賬記錄是否一致，確保賬實(shí)相符。不定期抽查：公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門有權(quán)不定期對禮品庫存進(jìn)行抽查，以核實(shí)庫存管理情況。對于盤點(diǎn)或抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。2.庫存調(diào)整盤盈處理：盤點(diǎn)過程中如發(fā)現(xiàn)禮品實(shí)際數(shù)量多于臺賬記錄數(shù)量，倉庫管理人員應(yīng)填寫《禮品盤盈報(bào)告單》，詳細(xì)說明盤盈原因、禮品名稱及數(shù)量等信息，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后進(jìn)行賬務(wù)處理，并調(diào)整庫存臺賬。盤虧處理：如發(fā)現(xiàn)禮品實(shí)際數(shù)量少于臺賬記錄數(shù)量，倉庫管理人員應(yīng)填寫《禮品盤虧報(bào)告單》，分析盤虧原因，提出處理意見。對于因人為原因造成的盤虧，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；對于因不可抗力等原因造成的盤虧，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行賬務(wù)處理，并調(diào)整庫存臺賬。3.庫存安全管理倉庫環(huán)境：行政部門應(yīng)確保禮品倉庫的環(huán)境安全，保持通風(fēng)、干燥、整潔，防止禮品受潮、變質(zhì)、損壞。防盜防火：加強(qiáng)倉庫的防盜防火措施，配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保禮品存儲安全。庫存限額：根據(jù)公司禮品使用情況和采購周期，合理設(shè)定禮品庫存限額，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。七、禮品的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司設(shè)立禮品管理監(jiān)督小組，由行政部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對禮品的登記、使用、庫存管理等情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保禮品管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.檢查內(nèi)容制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格按照本制度規(guī)定進(jìn)行禮品的采購、登記、使用、庫存管理等操作。登記備案情況：核實(shí)禮品的收發(fā)、使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，登記臺賬與實(shí)際情況是否相符。預(yù)算控制情況：檢查禮品采購是否在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，有無超預(yù)算采購或未經(jīng)審批擅自采購的情況。廉潔自律情況：監(jiān)督禮品使用過程中是否存在違規(guī)違紀(jì)行為，是否符合廉潔自律要求。3.問題處理對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)將整改情況書面報(bào)告監(jiān)督小組。對于違反本制度規(guī)定