嚴(yán)格收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司收發(fā)文管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收發(fā)文處理要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)收文、發(fā)文，減少文件在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的延誤，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文件在傳遞、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，防止文件泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件收發(fā)郵箱，用于接收外部來(lái)文及內(nèi)部各部門(mén)發(fā)送的文件。郵箱地址為[具體郵箱地址]，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期查看。2.各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收與本部門(mén)相關(guān)的外部文件，并及時(shí)將文件交至公司文件收發(fā)處。（二）收文登記1.收到文件后，文件收發(fā)人員應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來(lái)文單位、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、份數(shù)、日期、附件等。2.登記應(yīng)使用統(tǒng)一的收文登記簿，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。（三）文件分類(lèi)1.根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容，將收文分為行政類(lèi)、業(yè)務(wù)類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)等類(lèi)別。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注“重要”或“緊急”字樣，并單獨(dú)存放，以便優(yōu)先處理。（四）文件傳閱1.文件收發(fā)人員根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍，并填寫(xiě)《文件傳閱單》。2.《文件傳閱單》應(yīng)包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、傳閱部門(mén)及人員、傳閱時(shí)間要求等內(nèi)容。3.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保每位傳閱人員都能及時(shí)閱讀文件。傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字確認(rèn)，注明傳閱日期。4.對(duì)于需要反饋意見(jiàn)的文件，傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將意見(jiàn)填寫(xiě)在《文件傳閱單》上，并及時(shí)交回文件收發(fā)人員。（五）文件辦理1.承辦部門(mén)收到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理。辦理結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給文件收發(fā)人員。2.對(duì)于需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦理的文件，主辦部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)，明確各部門(mén)的職責(zé)和辦理時(shí)間要求。協(xié)辦部門(mén)應(yīng)積極配合，按時(shí)完成協(xié)辦任務(wù)。3.文件辦理過(guò)程中，如遇問(wèn)題或需要請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行處理。（六）文件催辦1.文件收發(fā)人員應(yīng)對(duì)傳閱和辦理的文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)處理。2.對(duì)于超過(guò)規(guī)定傳閱或辦理時(shí)間的文件，文件收發(fā)人員應(yīng)及時(shí)向承辦部門(mén)或傳閱人員發(fā)出催辦通知，提醒其盡快處理。3.承辦部門(mén)或傳閱人員應(yīng)將催辦情況及時(shí)反饋給文件收發(fā)人員。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)將文件原件及相關(guān)資料整理齊全，交至公司檔案室歸檔。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、保管和利用，確保檔案的安全和有效。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.擬稿：各部門(mén)根據(jù)工作需要，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)擬寫(xiě)文件初稿。擬稿應(yīng)符合公司的政策法規(guī)和相關(guān)制度要求，內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。2.審核：擬稿完成后，由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。審核通過(guò)后，將文件交至公司辦公室。3.會(huì)簽：對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的文件，公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成會(huì)簽。4.核稿：公司辦公室對(duì)擬發(fā)文件進(jìn)行全面核稿，重點(diǎn)審核文件格式、文字表述、政策依據(jù)、會(huì)簽意見(jiàn)等內(nèi)容。核稿通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.簽發(fā)：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和重要程度，進(jìn)行簽發(fā)。重要文件需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。6.編號(hào)：文件簽發(fā)后，公司辦公室按照公司文件編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)確保唯一性，便于文件的管理和查詢。7.打印：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)和文件格式要求，由公司辦公室安排專(zhuān)人進(jìn)行打印。打印應(yīng)確保文件內(nèi)容清晰、格式規(guī)范。8.蓋章：文件打印完成后，由公司辦公室負(fù)責(zé)加蓋公司公章或相關(guān)部門(mén)印章。蓋章應(yīng)確保印章清晰、位置準(zhǔn)確。9.分發(fā)：文件蓋章后，由公司辦公室按照文件分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)可通過(guò)郵寄、專(zhuān)人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行。（二）發(fā)文格式1.公司發(fā)文應(yīng)使用統(tǒng)一的格式模板，包括文件頭、正文、附件、落款等部分。2.文件頭應(yīng)包括公司名稱(chēng)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、日期等內(nèi)容。3.正文應(yīng)按照公文格式要求進(jìn)行排版，字體、字號(hào)、行距等應(yīng)符合規(guī)定。4.附件應(yīng)在正文后注明附件名稱(chēng)和序號(hào)，并隨文件一同發(fā)送。5.落款應(yīng)包括發(fā)文部門(mén)名稱(chēng)和日期，并加蓋公章。（三）發(fā)文審核要點(diǎn)1.內(nèi)容審核：審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和相關(guān)制度要求，是否與公司整體工作目標(biāo)一致，是否存在表述不清、邏輯混亂、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。2.格式審核：審核文件格式是否符合公司發(fā)文格式模板要求，字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等是否規(guī)范統(tǒng)一，文件編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、日期等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。3.會(huì)簽審核：審核會(huì)簽部門(mén)意見(jiàn)是否得到充分考慮，會(huì)簽部門(mén)是否對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行了認(rèn)真審核，會(huì)簽意見(jiàn)是否合理可行。4.政策審核：審核文件內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，是否存在政策風(fēng)險(xiǎn)。（四）發(fā)文跟蹤與反饋1.公司辦公室應(yīng)對(duì)發(fā)文情況進(jìn)行跟蹤，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)收件部門(mén)。2.收件部門(mén)收到文件后，應(yīng)及時(shí)向公司辦公室反饋文件接收情況。如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要進(jìn)一步溝通的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與公司辦公室聯(lián)系。四、文件保密管理（一）保密措施1.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在文件上標(biāo)注“機(jī)密”字樣，并采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。3.文件收發(fā)人員和傳閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如因工作需要查閱機(jī)密文件，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱。4.定期對(duì)文件存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件存儲(chǔ)安全。對(duì)于不再使用的機(jī)密文件，應(yīng)按照公司檔案銷(xiāo)毀規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）保密責(zé)任1.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文件保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)人員的保密教育，確保文件安全。2.文件收發(fā)人員、傳閱人員和承辦人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，對(duì)因工作失誤或故意泄露文件內(nèi)容造成的后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司建立電子文件管理系統(tǒng)，用于收發(fā)文的登記、傳閱、辦理、歸檔等工作。2.電子文件應(yīng)按照公司文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，確保文件存儲(chǔ)規(guī)范、便于查詢。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）文件檢索與利用1.利用電子文件管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需文件。2.對(duì)于需