酒店財務(wù)檔案保管規(guī)定

酒店財務(wù)檔案保管規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的安全、完整，充分發(fā)揮財務(wù)檔案在酒店經(jīng)營管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合酒店實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店各部門及全體員工涉及財務(wù)檔案管理的相關(guān)活動。3.定義：本規(guī)定所指財務(wù)檔案是酒店在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映酒店經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等。二、財務(wù)檔案管理職責(zé)分工1.財務(wù)部-財務(wù)負(fù)責(zé)人-全面負(fù)責(zé)酒店財務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督，制定財務(wù)檔案管理工作規(guī)劃與目標(biāo)。-審核重要財務(wù)檔案的保管、調(diào)閱、銷毀等重大事項，并承擔(dān)相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。-檔案管理人員-負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、歸檔、保管、統(tǒng)計等日常工作，確保財務(wù)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。-按照規(guī)定的保管期限和要求，對財務(wù)檔案進(jìn)行妥善保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等安全防護(hù)工作。-負(fù)責(zé)辦理財務(wù)檔案的調(diào)閱、歸還手續(xù)，登記調(diào)閱記錄，對調(diào)閱情況進(jìn)行跟蹤管理。-定期對財務(wù)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，編制財務(wù)檔案清查報告，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。-會計人員-負(fù)責(zé)各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)會計資料的整理、初步審核和移交工作，確保移交的會計資料真實(shí)、完整、規(guī)范。-在會計核算過程中，按照財務(wù)檔案管理要求，及時將相關(guān)原始憑證、記賬憑證等資料進(jìn)行整理和編號，為檔案管理人員后續(xù)的歸檔工作提供便利。2.其他部門-各部門應(yīng)積極配合財務(wù)部做好財務(wù)檔案管理工作，及時向財務(wù)部提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)資料。-在涉及財務(wù)檔案調(diào)閱等事項時，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程辦理相關(guān)手續(xù)。三、財務(wù)檔案的分類與編號1.分類-會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。-會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。-財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書。-其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。2.編號-財務(wù)檔案應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和擴(kuò)展性原則。-編號結(jié)構(gòu)采用“年份+檔案類別代碼+順序號”的形式。例如，2023年的第一本會計憑證編號為“2023-PZ-001”，其中“2023”代表年份，“PZ”為會計憑證類別的代碼，“001”為順序號。會計賬簿、財務(wù)會計報告等其他類別的財務(wù)檔案編號方法以此類推。-檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)檔案編號索引表，詳細(xì)記錄每個編號對應(yīng)的檔案名稱、內(nèi)容摘要、保管位置等信息，以便快速查找和管理。四、財務(wù)檔案的收集與整理1.會計憑證的收集與整理-會計人員在日常工作中，應(yīng)及時收集各類原始憑證，對其真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核。審核無誤后，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容編制記賬憑證，并將原始憑證附在記賬憑證后面。-每月末，會計人員應(yīng)對本月的記賬憑證進(jìn)行整理，按照編號順序排列，檢查憑證的編號是否連續(xù)、附件是否齊全。-將整理好的記賬憑證連同所附原始憑證一起，按照規(guī)定的厚度進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有折角、缺頁等現(xiàn)象。裝訂完成后，在憑證封面上注明酒店名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號碼、憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。2.會計賬簿的收集與整理-年度終了，會計人員應(yīng)將全年的會計賬簿進(jìn)行整理，核對賬簿記錄是否準(zhǔn)確、完整。-對于活頁式賬簿，應(yīng)將賬頁取出，去除空白頁，按照編號順序排列，加上封面、封底，裝訂成冊。在賬簿封面上注明酒店名稱、賬簿名稱、年度、啟用日期等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。-對于訂本式賬簿，應(yīng)檢查賬簿的完整性，如有破損或缺失，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。在賬簿封面上加蓋單位公章，并由記賬人員和會計主管人員簽字或蓋章。3.財務(wù)會計報告的收集與整理-月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告編制完成后，會計人員應(yīng)將報告進(jìn)行打印，并對報告的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。-將審核無誤的財務(wù)會計報告按照類別和時間順序進(jìn)行整理，加上封面，裝訂成冊。在封面上注明酒店名稱、報告期間、報告類型等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章；設(shè)置總會計師的單位，還須由總會計師簽名并蓋章。4.其他會計資料的收集與整理-銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表等其他會計資料，應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)完成后及時收集，按照時間順序進(jìn)行整理。-會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等資料，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，在相應(yīng)的工作完成后及時編制，并進(jìn)行整理。五、財務(wù)檔案的歸檔1.歸檔時間-當(dāng)年形成的財務(wù)檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財務(wù)部編制移交清冊，移交本酒店檔案管理部門統(tǒng)一保管。-采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的酒店，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。同時，電子會計檔案應(yīng)當(dāng)在形成年度終了后，按照規(guī)定的存儲格式和存儲介質(zhì)，及時歸檔保存。2.歸檔要求-財務(wù)部在向檔案管理部門移交財務(wù)檔案時，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，填寫檔案移交清冊，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。-檔案管理部門接收財務(wù)檔案時，應(yīng)按照移交清冊進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。核對無誤后，雙方在移交清冊上簽字蓋章，完成檔案移交手續(xù)。-財務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。檔案管理人員應(yīng)建立財務(wù)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫日期、存放位置、保管期限等信息。六、財務(wù)檔案的保管1.保管期限-財務(wù)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年、30年。-各類財務(wù)檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。例如，會計憑證、會計賬簿等保管期限為30年；月度、季度、半年度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書等保管期限為永久。2.保管設(shè)施與環(huán)境-酒店應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)檔案保管室，配備必要的保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保財務(wù)檔案的安全保管。-財務(wù)檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。嚴(yán)禁在保管室內(nèi)存放易燃、易爆、易腐蝕等物品。3.保管措施-檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)、丟失等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并記錄處理情況。-對于電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并檢查備份數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。備份介質(zhì)應(yīng)存放在安全的地方，防止損壞、丟失和被盜。-財務(wù)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，檔案管理人員應(yīng)保守檔案機(jī)密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。七、財務(wù)檔案的調(diào)閱1.內(nèi)部調(diào)閱-酒店內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱財務(wù)檔案時，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案調(diào)閱申請表》，注明調(diào)閱檔案的名稱、調(diào)閱日期、調(diào)閱用途、調(diào)閱人姓名等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。-調(diào)閱申請表經(jīng)批準(zhǔn)后，調(diào)閱人應(yīng)持申請表到檔案管理部門辦理調(diào)閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容，為調(diào)閱人提供相應(yīng)的財務(wù)檔案，并在《財務(wù)檔案調(diào)閱登記簿》上記錄調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案名稱、歸還日期等信息。-調(diào)閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行調(diào)閱，不得將檔案帶出保管室。調(diào)閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、拆頁等。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在調(diào)閱登記簿上注明摘錄或復(fù)制的內(nèi)容、數(shù)量等信息。-調(diào)閱完畢后，調(diào)閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)檢查檔案的完整性，確認(rèn)無誤后，在調(diào)閱登記簿上注明歸還日期。2.外部調(diào)閱-外單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等特殊原因需要調(diào)閱酒店財務(wù)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)。-檔案管理部門應(yīng)按照外部單位的要求，提供相應(yīng)的財務(wù)檔案，并在《財務(wù)檔案調(diào)閱登記簿》上詳細(xì)記錄調(diào)閱單位名稱、調(diào)閱人姓名、調(diào)閱日期、調(diào)閱檔案名稱、歸還日期等信息。-外部單位調(diào)閱財務(wù)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)酒店總經(jīng)理和財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。-調(diào)閱完畢后，檔案管理部門應(yīng)及時收回檔案，檢查檔案的完整性，確認(rèn)無誤后，在調(diào)閱登記簿上注明歸還日期。八、財務(wù)檔案的銷毀1.銷毀鑒定-財務(wù)檔案保管期滿需要銷毀時，酒店檔案管理部門應(yīng)會同財務(wù)部組成鑒定小組，對擬銷毀的財務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。-鑒定小組應(yīng)根據(jù)財務(wù)檔案的保管期限、是否仍有保存價值等因素，對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，形成鑒定意見。對于仍有保存價值的財務(wù)檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對于確實(shí)無保存價值的檔案，應(yīng)編制《會計檔案銷毀清冊》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.銷毀審批-《會計檔案銷毀清冊》編制完成后，應(yīng)報酒店總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)認(rèn)真審核銷毀清冊的內(nèi)容，確保擬銷毀的財務(wù)檔案符合銷毀條件。經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施-財務(wù)檔案的銷毀應(yīng)由檔案管理部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀的時間、地點(diǎn)、方式等信息。-采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的酒店，在銷毀電子會計檔案時，應(yīng)確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)被徹底刪除，無法恢復(fù)。-銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽字蓋章，并將銷毀情況報告酒店總經(jīng)理。九、監(jiān)督與檢查1.酒店審計部門應(yīng)定期對財務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括財務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、調(diào)閱、銷