商超設(shè)備維修檔案管理規(guī)定

商超設(shè)備維修檔案管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強本商超設(shè)備維修檔案的科學管理，確保設(shè)備維修檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，為設(shè)備的維護、保養(yǎng)、更新改造提供可靠依據(jù)，提高設(shè)備的運行效率和使用壽命，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本商超內(nèi)所有設(shè)備維修檔案的管理，包括但不限于各類電器設(shè)備、制冷設(shè)備、電梯設(shè)備、消防設(shè)備、通風設(shè)備等維修檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映設(shè)備維修的實際情況，確保信息的可靠。2.完整性原則：全面收集設(shè)備維修過程中的各類文件、資料，保證檔案內(nèi)容完整無缺。3.及時性原則：及時對設(shè)備維修檔案進行整理、歸檔，確保檔案的時效性。4.保密性原則：對涉及設(shè)備技術(shù)機密、商業(yè)秘密等檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）設(shè)備維修部門1.負責設(shè)備維修過程中原始資料的收集，包括維修申請單、維修記錄、零部件更換清單、維修人員報告等。2.對收集到的資料進行初步整理和審核，確保資料的真實性和完整性。3.定期將整理好的資料移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門1.負責接收設(shè)備維修部門移交的檔案資料，并進行再次審核。2.按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則對檔案進行分類、編號、裝訂和歸檔。3.負責檔案的日常保管，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.為設(shè)備維修、管理等相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。（三）設(shè)備使用部門1.在設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫維修申請單，并提交給設(shè)備維修部門。2.協(xié)助設(shè)備維修部門提供設(shè)備使用過程中的相關(guān)信息，如設(shè)備運行狀況、故障發(fā)生頻率等。3.配合檔案管理部門對設(shè)備維修檔案的管理工作，如確認檔案中的維修記錄是否符合實際情況等。三、檔案收集（一）收集范圍1.維修申請文件：設(shè)備使用部門提交的設(shè)備維修申請單，包括設(shè)備名稱、型號、故障描述、申請維修時間等信息。2.維修記錄文件：-維修人員對設(shè)備進行檢查、維修的詳細記錄，包括故障原因分析、維修方法、維修時間、維修人員簽名等。-維修過程中進行的各項測試報告，如電氣性能測試、安全性能測試等。3.零部件更換文件：零部件更換清單，記錄更換零部件的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、更換時間、供應商等信息。4.維修合同文件：與外部維修服務(wù)提供商簽訂的維修合同，包括合同條款、服務(wù)內(nèi)容、維修費用、付款方式等。5.設(shè)備技術(shù)文件：設(shè)備的原始技術(shù)資料，如設(shè)備說明書、操作手冊、電路圖、裝配圖等。6.其他相關(guān)文件：如設(shè)備維修過程中的照片、視頻資料，以及與設(shè)備維修相關(guān)的會議紀要、來往信函等。（二）收集方式1.定期收集：設(shè)備維修部門應在每月末將本月內(nèi)完成維修的設(shè)備檔案資料進行整理，統(tǒng)一移交至檔案管理部門。2.即時收集：對于一些緊急維修或重要設(shè)備的維修，設(shè)備維修部門應在維修完成后的24小時內(nèi)將相關(guān)資料提交給檔案管理部門。（三）收集要求1.設(shè)備維修部門提交的檔案資料必須齊全、完整，不得遺漏重要信息。2.資料應字跡清晰、數(shù)據(jù)準確、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實性和有效性。3.對于電子文檔資料，應保證文件格式規(guī)范、存儲介質(zhì)完好，便于查閱和保存。四、檔案整理（一）分類方法1.按設(shè)備類型分類：將設(shè)備維修檔案按照電器設(shè)備、制冷設(shè)備、電梯設(shè)備、消防設(shè)備、通風設(shè)備等不同類型進行分類。2.按維修時間分類：在每個設(shè)備類型下，再按照維修時間的先后順序進行排列。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“設(shè)備類型代碼-年份-順序號”的格式。例如，電器設(shè)備在2023年的第5份維修檔案編號為“DQ-2023-005”。其中，“DQ”為電器設(shè)備類型代碼，其他設(shè)備類型代碼分別為“ZL”（制冷設(shè)備）、“DT”（電梯設(shè)備）、“XF”（消防設(shè)備）、“TF”（通風設(shè)備）等。（三）裝訂要求1.對于紙張規(guī)格統(tǒng)一的檔案資料，采用A4紙規(guī)格進行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于紙張規(guī)格不統(tǒng)一的資料，應先進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一后再進行裝訂。3.裝訂時應附上檔案目錄，目錄應包括資料名稱、頁碼等信息，便于查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理部門接收設(shè)備維修部門移交的檔案資料后，按照分類方法和編號規(guī)則進行整理、編號。2.將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明設(shè)備類型、年份、檔案編號范圍等信息。3.將檔案盒按照分類順序存放在檔案架上，并建立電子檔案索引表，記錄檔案的存放位置、編號、名稱等信息。（二）歸檔時間檔案管理部門應在收到設(shè)備維修部門移交資料后的5個工作日內(nèi)完成檔案的整理和歸檔工作。六、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在18-24℃之間，相對濕度控制在40%-60%之間。2.檔案保管場所應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機、防蟲劑、監(jiān)控設(shè)備等。（二）保管期限1.一般設(shè)備維修檔案的保管期限為自設(shè)備報廢或停用后5年。2.對于重要設(shè)備或涉及安全問題的設(shè)備維修檔案，保管期限為自設(shè)備報廢或停用后10年。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每月至少進行一次常規(guī)檢查，每季度進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管環(huán)境的適宜性、檔案盒及資料的損壞情況等。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并采取相應的措施進行處理，如更換損壞的檔案盒、對受潮資料進行干燥處理等。七、檔案利用（一）查閱服務(wù)1.本商超內(nèi)部各部門因工作需要查閱設(shè)備維修檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱或編號等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據(jù)申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在專門的查閱區(qū)域進行查閱，查閱人員不得將檔案帶出查閱區(qū)域。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。（二）借閱服務(wù)1.因特殊情況需要借閱設(shè)備維修檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不超過7個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應在借閱期限屆滿前3個工作日內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，在借閱期限屆滿后應及時歸還。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確認檔案的完整性和完好性。（三）檔案復制1.如因工作需要復制設(shè)備維修檔案資料的，復制申請人應填寫《檔案復制申請表》，說明復制原因、復制內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，由檔案管理部門安排專人進行復制。2.檔案復制應按照規(guī)定的程序和要求進行，確保復制內(nèi)容與原件一致。復制完成后，檔案管理部門應記錄復制的檔案名稱、數(shù)量、復制日期等信息。八、檔案銷毀（一）銷毀鑒定1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應會同設(shè)備管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門對檔案進行銷毀鑒定。2.鑒定內(nèi)容包括檔案的保存價值、是否涉及法律糾紛等。對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報商超主管領(lǐng)導審批。審批通過后方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除、物理破壞存儲介質(zhì)等方式進行銷毀。2.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等信息。銷毀記錄應與《檔案銷毀清冊》一并存檔，保存期限為5年。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.商超行政部門負責對設(shè)備維修檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查，每季度至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的規(guī)范性、檔案保管的安全性、檔案利用的合理性等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核辦法1.將設(shè)備維修檔案管理工作納入各部門績效