商超檔案借閱規(guī)定

商超檔案借閱規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)本商超檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在商超運(yùn)營(yíng)管理中的作用，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本商超內(nèi)部各部門、員工以及因業(yè)務(wù)往來需要借閱檔案的相關(guān)商戶及外部單位。3.職責(zé)分工-檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一管理、整理、保管和借閱審批工作。-各部門負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生檔案的收集、整理，并配合檔案管理部門做好檔案管理工作。二、檔案借閱分類及范圍1.內(nèi)部員工借閱-行政類檔案：包括商超各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案等。內(nèi)部員工因工作需要了解商超整體運(yùn)營(yíng)情況、執(zhí)行工作任務(wù)時(shí)可借閱。-業(yè)務(wù)類檔案：涉及商品采購(gòu)合同、銷售數(shù)據(jù)、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。相關(guān)業(yè)務(wù)部門員工在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)、進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和市場(chǎng)研究等工作時(shí)可申請(qǐng)借閱。-財(cái)務(wù)類檔案：如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目明細(xì)、預(yù)算文件等。財(cái)務(wù)部門員工以及因工作關(guān)聯(lián)需要查閱財(cái)務(wù)信息的其他部門員工，經(jīng)審批后可借閱。2.商戶借閱-合同類檔案：商戶與商超簽訂的租賃合同、服務(wù)協(xié)議等相關(guān)檔案。商戶在核對(duì)合同條款、處理合同相關(guān)事務(wù)時(shí)可申請(qǐng)借閱。-商超政策類檔案：有關(guān)商超促銷政策、管理規(guī)定等檔案，幫助商戶了解商超運(yùn)營(yíng)規(guī)則，更好地開展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。3.外部單位借閱-政府監(jiān)管部門：因執(zhí)法檢查、審計(jì)等工作需要，可借閱與檢查事項(xiàng)相關(guān)的檔案。-合作單位：在合作項(xiàng)目推進(jìn)過程中，涉及項(xiàng)目對(duì)接、資料審核等情況，可借閱相關(guān)合作檔案。三、檔案借閱申請(qǐng)流程1.內(nèi)部員工借閱申請(qǐng)-填寫申請(qǐng)表：?jiǎn)T工需提前填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。-部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表填寫完成后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的工作需求，核實(shí)申請(qǐng)借閱檔案的必要性，并簽署審批意見。-檔案管理部門審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門。檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)檔案的可借閱性，并檢查是否存在逾期未還檔案等情況。如審核通過，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽字，并告知借閱人檔案所在位置及借閱注意事項(xiàng)。2.商戶借閱申請(qǐng)-提交申請(qǐng)函：商戶需向商超檔案管理部門提交書面申請(qǐng)函，說明借閱檔案的名稱、用途、歸還日期等信息，并加蓋商戶公章。-業(yè)務(wù)對(duì)接部門審核：申請(qǐng)函首先由商超與該商戶的業(yè)務(wù)對(duì)接部門進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱事項(xiàng)與業(yè)務(wù)相關(guān)且合理。業(yè)務(wù)對(duì)接部門負(fù)責(zé)人簽署審核意見后，將申請(qǐng)函轉(zhuǎn)至檔案管理部門。-檔案管理部門審批：檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)函進(jìn)行審批，審核通過后，與商戶辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、聯(lián)系方式、商戶名稱等信息。3.外部單位借閱申請(qǐng)-來函申請(qǐng)：外部單位需以正式公函形式向商超提出檔案借閱申請(qǐng)，公函中應(yīng)明確借閱單位名稱、借閱目的、擬借閱檔案內(nèi)容、歸還期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章。-商超領(lǐng)導(dǎo)審批：公函由檔案管理部門接收后，呈交商超相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)外部單位的借閱需求和商超實(shí)際情況，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。-檔案管理部門辦理借閱手續(xù)：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門與外部單位借閱人員辦理借閱手續(xù)，要求借閱人員出示有效證件，并填寫詳細(xì)的借閱登記表。四、檔案借閱期限及續(xù)借規(guī)定1.借閱期限-內(nèi)部員工：一般檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日，重要檔案借閱期限為[X]個(gè)工作日。特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)。-商戶：借閱期限根據(jù)具體檔案情況和業(yè)務(wù)需求確定，最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。-外部單位：政府監(jiān)管部門借閱期限根據(jù)執(zhí)法檢查或?qū)徲?jì)工作的實(shí)際需要確定；合作單位借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。2.續(xù)借規(guī)定-借閱人如需續(xù)借檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出續(xù)借申請(qǐng)。-檔案管理部門根據(jù)檔案的使用情況和其他人員的借閱需求，決定是否批準(zhǔn)續(xù)借申請(qǐng)。如批準(zhǔn)續(xù)借，需在借閱登記表上注明續(xù)借期限。續(xù)借期限一般不超過原借閱期限。五、檔案借閱注意事項(xiàng)1.借閱人責(zé)任-借閱人必須妥善保管所借檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取或撕毀。-借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案，不得將檔案用于與工作無關(guān)的其他用途。-在借閱期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失、損壞等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.保密要求-借閱人對(duì)所借檔案中涉及的商業(yè)秘密、機(jī)密信息等負(fù)有保密義務(wù)。未經(jīng)許可，不得向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。-對(duì)于涉及絕密級(jí)檔案的借閱，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家及商超的保密規(guī)定，采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。3.歸還要求-借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后在借閱登記表上辦理歸還手續(xù)。-如檔案出現(xiàn)損壞或遺失等情況，借閱人應(yīng)按照檔案管理部門的要求進(jìn)行處理，包括賠償損失、重新整理檔案等。六、檔案借閱違規(guī)處理1.內(nèi)部員工違規(guī)處理-對(duì)于未按規(guī)定流程申請(qǐng)借閱檔案的員工，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求其補(bǔ)辦借閱手續(xù)。-若員工擅自轉(zhuǎn)借檔案、在檔案上進(jìn)行不當(dāng)操作或未按時(shí)歸還檔案，視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分等處理措施；造成嚴(yán)重后果的，將按照商超相關(guān)規(guī)定追究其責(zé)任。2.商戶違規(guī)處理-商戶如未按申請(qǐng)用途使用檔案或擅自轉(zhuǎn)借檔案，商超有權(quán)終止其借閱權(quán)限，并視情況要求商戶承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將根據(jù)商戶與商超簽訂的合同條款進(jìn)行處理，直至解除合作關(guān)系。3.外部單位違規(guī)處理-外部單位如違反保密規(guī)定或未按約定歸還檔案，商超將暫停其借閱權(quán)限，并通過法律途徑追究其責(zé)任，要求其賠償因違規(guī)行為給商超造成的損失。七、檔案借閱監(jiān)督與檢查1.定期檢查-檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，核對(duì)借閱登記表與實(shí)際借閱檔案的一致性，檢查檔案的歸還情況和保管狀況。-每季度對(duì)檔案借閱記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解各部門、各類檔案的借閱頻率和使用情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.不定期抽查-商超內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查借閱審批流程的合規(guī)性、借閱人對(duì)檔案的使用和保管情況等。-對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)通知檔案管理部門進(jìn)行整改，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如有未盡事宜，由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。