職業(yè)技術(shù)學(xué)院公文檔案借閱管理工作制度?

一、總則1.為加強學(xué)院公文檔案借閱管理，確保公文檔案的安全、完整，有效發(fā)揮公文檔案的作用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及學(xué)院實際情況，特制定本制度。2.本制度適用于學(xué)院內(nèi)部各部門、全體教職員工及因工作需要借閱公文檔案的相關(guān)人員。二、借閱范圍1.可借閱公文檔案類別-上級機關(guān)下發(fā)的與學(xué)院工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。-學(xué)院黨委、行政制發(fā)的各類公文，包括決議、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等。-學(xué)院各部門在工作過程中形成的具有保存價值的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、調(diào)研報告等。2.限制借閱檔案類別涉及學(xué)院機密、商業(yè)秘密、個人隱私以及按規(guī)定不宜公開的公文檔案，嚴(yán)格限制借閱范圍，需經(jīng)過特殊審批流程方可借閱。三、借閱申請與審批1.填寫申請表-借閱人需提前填寫《公文檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱人姓名、所在部門、聯(lián)系方式、借閱目的、擬借閱公文檔案的名稱、文號、日期等信息。-對于機密級及以上公文檔案的借閱申請，還需說明借閱的必要性和使用范圍。2.部門負(fù)責(zé)人審批-申請表首先提交至借閱人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，審核借閱申請的合理性，并簽署審批意見。-若申請借閱的公文檔案涉及多個部門業(yè)務(wù)，需相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。3.檔案管理部門審批-經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過的申請表提交至學(xué)院公文檔案管理部門。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案庫存情況、借閱規(guī)定等進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽署審批意見。-對于限制借閱的公文檔案，檔案管理部門負(fù)責(zé)人需報學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可借閱。四、借閱期限1.一般公文檔案借閱期限普通公文檔案的借閱期限一般為[X]個工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。如需延期使用，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出書面申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，延期期限一般不超過[X]個工作日。2.特殊公文檔案借閱期限對于重要、珍貴或急需使用的公文檔案，檔案管理部門可根據(jù)實際情況縮短借閱期限或要求借閱人在指定地點、時間內(nèi)查閱使用，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。五、借閱登記與歸還1.借閱登記-檔案管理部門在批準(zhǔn)借閱申請后，需對借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、所在部門、借閱日期、歸還日期、借閱公文檔案名稱、文號、數(shù)量等信息。-借閱人需在檔案借閱登記冊上簽字確認(rèn)，以明確借閱責(zé)任。2.歸還檢查-借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前按時歸還公文檔案。歸還時，檔案管理部門工作人員需對歸還的公文檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性，檢查有無污損、涂改、遺失等情況。-如發(fā)現(xiàn)公文檔案有上述問題，檔案管理部門應(yīng)及時記錄并與借閱人溝通，要求借閱人說明情況并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。-經(jīng)檢查無誤后，檔案管理部門工作人員在借閱登記冊上注明歸還日期，并辦理借閱注銷手續(xù)。六、借閱紀(jì)律與責(zé)任1.保密要求-借閱人必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和學(xué)院保密制度，對借閱的公文檔案負(fù)有保密責(zé)任。不得擅自將公文檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在私人場合談?wù)摶蛐孤豆臋n案內(nèi)容。-對于涉及機密的公文檔案，借閱人應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行查閱，使用完畢后及時歸還。嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他非保密渠道傳播機密公文檔案信息。2.愛護(hù)檔案-借閱人應(yīng)愛護(hù)公文檔案，不得隨意折疊、撕毀、污損、涂改檔案材料。在查閱過程中，如需摘錄、復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。-摘錄、復(fù)制的公文檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與工作無關(guān)的用途。使用完畢后，應(yīng)將摘錄、復(fù)制件交回檔案管理部門統(tǒng)一處理。3.違規(guī)處罰-若借閱人違反本制度規(guī)定，造成公文檔案丟失、損壞、泄密等后果的，學(xué)院將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、罰款等處罰；構(gòu)成違法犯罪的，依法移送司法機關(guān)處理。七、監(jiān)督與檢查1.學(xué)院公文檔案管理部門負(fù)責(zé)對公文檔案借閱工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查，定期對借閱登記記錄、檔案歸還情況等進(jìn)行核對，確保借閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.學(xué)院審計、紀(jì)檢等部門有權(quán)對公