行政財務票據(jù)保管管理規(guī)定?

行政財務票據(jù)保管管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強本高端賓館行政財務票據(jù)的保管與管理，確保票據(jù)的安全、完整、有效使用，規(guī)范財務核算與監(jiān)督，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務制度，結(jié)合賓館實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于賓館各部門在經(jīng)營活動中涉及的各類行政財務票據(jù)的保管與管理。包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票、各類費用報銷憑證等。3.管理原則：票據(jù)保管管理遵循合法性、完整性、安全性、準確性和及時性原則。確保票據(jù)的取得、使用、保管等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)要求，保證票據(jù)信息完整、安全存放，準確記錄與核算，及時處理相關業(yè)務。二、票據(jù)的種類與定義1.發(fā)票：指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.收據(jù)：用于證明收到款項的憑證，分為財政監(jiān)制收據(jù)和賓館自制收據(jù)。財政監(jiān)制收據(jù)用于特定的非稅收入項目；賓館自制收據(jù)用于內(nèi)部往來款項的收付。3.支票：由出票人簽發(fā)，委托辦理支票存款業(yè)務的銀行或者其他金融機構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票等。4.匯票：由出票人簽發(fā)，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。分為銀行匯票和商業(yè)匯票。5.費用報銷憑證：員工因公務發(fā)生費用支出后，用于報銷的各類原始憑證，如餐飲發(fā)票、住宿發(fā)票、交通票據(jù)、辦公用品采購發(fā)票等，以及相應的報銷審批單。三、票據(jù)的取得與審核1.票據(jù)取得要求-各部門在對外發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務時，必須按照規(guī)定取得合法有效的票據(jù)。從外部取得的票據(jù)，應加蓋出票單位的發(fā)票專用章或財務專用章。-員工個人因公務活動取得的票據(jù)，應及時交至財務部門，不得擅自留存或丟失。-對于特殊情況無法取得正規(guī)票據(jù)的，應填寫《無票據(jù)支出審批表》，說明原因、金額、用途等信息，經(jīng)部門負責人、財務負責人及賓館領導審批后，方可作為報銷依據(jù)。2.票據(jù)審核內(nèi)容-財務部門在接收票據(jù)時，應對票據(jù)的真實性、合法性、完整性和準確性進行嚴格審核。-審核票據(jù)的真實性，包括票據(jù)是否為稅務機關統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)票據(jù)，是否存在偽造、變造等情況；審核票據(jù)的合法性，檢查票據(jù)的開具內(nèi)容是否符合法律法規(guī)及相關稅收政策規(guī)定。-審核票據(jù)的完整性，查看票據(jù)的基本要素是否齊全，如發(fā)票的名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息是否準確無誤，票據(jù)的金額大小寫是否一致，發(fā)票聯(lián)次是否正確等。-審核票據(jù)的準確性，核對票據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容與實際發(fā)生的業(yè)務是否相符，票據(jù)的金額計算是否正確，費用報銷憑證是否與相應的審批流程和標準相符。四、票據(jù)的保管職責分工1.財務部門-財務部門是賓館行政財務票據(jù)保管管理的核心部門，負責制定票據(jù)保管管理制度，組織實施票據(jù)的日常保管、使用、盤點等工作。-設立專門的票據(jù)保管崗位，配備責任心強、熟悉財務業(yè)務的人員擔任票據(jù)保管人員。票據(jù)保管人員負責票據(jù)的收發(fā)、登記、保管、歸檔等工作，確保票據(jù)的安全與完整。-財務部門應定期對票據(jù)的保管情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領導報告。2.其他部門-各業(yè)務部門在開展業(yè)務活動過程中，負責按照規(guī)定取得和使用票據(jù)，并及時將取得的票據(jù)傳遞給財務部門。-部門指定專人負責本部門內(nèi)部票據(jù)的初步整理和交接工作，確保票據(jù)的傳遞及時、準確、完整。-協(xié)助財務部門做好與本部門相關票據(jù)的查詢、核對等工作。五、票據(jù)的保管措施1.存放設施-設立專門的票據(jù)保管室或使用保險柜等安全設備存放票據(jù)。票據(jù)保管室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，安裝監(jiān)控設備和報警裝置，確保票據(jù)存放環(huán)境安全可靠。-對不同種類的票據(jù)應分類存放，如發(fā)票、收據(jù)、支票、匯票等應分別設置專柜或?qū)Ｓ梦募A進行保管，便于查找和管理。2.登記臺賬-票據(jù)保管人員應建立詳細的票據(jù)登記臺賬，對每一種票據(jù)的購入、領用、使用、作廢、結(jié)存等情況進行逐筆記錄。登記臺賬應包括票據(jù)種類、票據(jù)號碼、購入日期、領用部門及人員、領用日期、使用日期、金額、作廢原因等信息。-票據(jù)登記臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬實相符。同時，應將登記臺賬以電子和紙質(zhì)兩種形式保存，電子臺賬應定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.領用與歸還-各部門因業(yè)務需要領用票據(jù)時，應填寫《票據(jù)領用申請表》，注明領用票據(jù)的種類、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到財務部門辦理領用手續(xù)。-財務部門票據(jù)保管人員根據(jù)審批后的《票據(jù)領用申請表》，在登記臺賬上記錄領用信息，并將票據(jù)發(fā)放給領用人員。領用人員應在登記臺賬上簽字確認。-已領用的票據(jù)使用完畢后，領用人員應及時將票據(jù)存根聯(lián)或作廢聯(lián)交回財務部門。票據(jù)保管人員在核對票據(jù)號碼、數(shù)量等信息無誤后，在登記臺賬上記錄歸還情況，并將票據(jù)存根聯(lián)或作廢聯(lián)歸檔保存。4.作廢處理-對于填寫錯誤、開具重復或其他原因需要作廢的票據(jù)，應在票據(jù)各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并妥善保管。作廢票據(jù)的所有聯(lián)次應完整保存，不得擅自銷毀。-票據(jù)保管人員應在登記臺賬上詳細記錄作廢票據(jù)的號碼、作廢原因、作廢日期等信息，以便日后查詢和統(tǒng)計。5.歸檔管理-已使用完畢的票據(jù)存根聯(lián)、作廢聯(lián)及相關的登記臺賬等資料，應按照會計檔案管理的規(guī)定進行歸檔保存。歸檔期限按照國家法律法規(guī)及財務制度的要求執(zhí)行，一般為10年或30年。-票據(jù)檔案應按照年份、票據(jù)種類等進行分類整理，編制檔案目錄，便于查閱和管理。檔案管理人員應定期對票據(jù)檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和可讀性。六、票據(jù)的使用管理1.開具要求-賓館對外開具發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)時，必須按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和時限進行開具。開具發(fā)票應使用稅務機關統(tǒng)一的開票軟件，確保發(fā)票信息準確、規(guī)范。-發(fā)票開具內(nèi)容應真實、準確地反映經(jīng)濟業(yè)務事項，不得虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票。開具發(fā)票時，應填寫購貨單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發(fā)票開具的完整性。-收據(jù)的開具應注明收款單位、付款單位、收款事由、金額、日期等信息，并加蓋賓館財務專用章。收據(jù)應連續(xù)編號，不得跳號、重號開具。2.使用限制-各類票據(jù)應嚴格按照規(guī)定的用途使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)。嚴禁將賓館的票據(jù)用于與賓館經(jīng)營活動無關的事項。-對于空白票據(jù)，應妥善保管，不得隨意放置或丟失。票據(jù)保管人員應定期對空白票據(jù)進行盤點，確保空白票據(jù)的數(shù)量與登記臺賬記錄一致。3.風險防范-在票據(jù)使用過程中，應加強對票據(jù)開具和使用的風險防范意識。對于涉及大額款項的票據(jù)開具，應進行必要的核實和審批，防止出現(xiàn)虛開發(fā)票、套取資金等違法行為。-財務部門應定期對票據(jù)的使用情況進行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計-賓館內(nèi)部審計部門應定期對行政財務票據(jù)的保管與管理情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、票據(jù)的取得、使用、保管、歸檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，以及票據(jù)登記臺賬與財務賬目的一致性等。-內(nèi)部審計部門在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對于違反票據(jù)管理制度的行為，應按照賓館相關規(guī)定進行嚴肅處理。2.定期檢查-財務部門應定期對票據(jù)保管情況進行自查，每月至少進行一次盤點，確保票據(jù)的賬實相符。盤點內(nèi)容包括票據(jù)的種類、數(shù)量、號碼、使用情況等。-財務部門負責人應不定期對票據(jù)保管工作進行抽查，檢查票據(jù)保管人員的工作是否符合規(guī)定，票據(jù)存放是否安全，登記臺賬是否準確完整等。3.外部監(jiān)督-積極配合稅務機關、財政部門等外部監(jiān)管機構(gòu)的檢查和監(jiān)督，按照要求提供相關票據(jù)資料和信息。對于外部監(jiān)管機構(gòu)提出的問題，應及時整改，并將整改情況反饋給監(jiān)管機構(gòu)。八、罰則1.違規(guī)行為界定-對以下違反行政財務票據(jù)保管管理制度的行為進行界定：未按規(guī)定取得、開具、保管票據(jù)；擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開票據(jù)；虛開發(fā)票或開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票；丟失、擅自銷毀票據(jù)；未按規(guī)定建立或登記票據(jù)臺賬等。2.處罰措施-對于違反票據(jù)管理制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、警告等處分，并責令限期整改；情節(jié)嚴重的，給予罰款、降職、撤職等處分，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關追究刑事責任。-因違規(guī)行為給賓館造成經(jīng)濟損失