某中?學(xué)行政文件歸檔管理制度?

一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校行政文件管理，確保行政文件的完整、安全與有效利用，提高學(xué)校行政管理效率和決策科學(xué)性，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范行政文件從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的操作流程，保障學(xué)校行政工作的順利開展和信息資源的傳承。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校全體從業(yè)人員。學(xué)校各部門、各崗位在日常行政工作中產(chǎn)生、接收、處理的各類行政文件均需按照本制度進(jìn)行歸檔管理。3.學(xué)校文化體現(xiàn)本制度的制定與執(zhí)行遵循學(xué)?！耙匀藶楸?、全面發(fā)展、追求卓越”的文化理念。在文件管理過(guò)程中，注重對(duì)師生權(quán)益相關(guān)文件的妥善保存，鼓勵(lì)各部門積極分享文件資源，以促進(jìn)學(xué)校整體的發(fā)展與進(jìn)步。同時(shí)，強(qiáng)調(diào)文件管理的嚴(yán)謹(jǐn)性與公正性，如同學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)一樣，追求高質(zhì)量與規(guī)范化。4.行業(yè)特性融入充分考慮教育行業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)于涉及教學(xué)管理、學(xué)生管理、師資隊(duì)伍建設(shè)等方面的行政文件進(jìn)行重點(diǎn)管理。教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)、教師培訓(xùn)記錄等文件是學(xué)校教育教學(xué)工作的重要支撐，需按照嚴(yán)格的流程進(jìn)行歸檔，以保證教育教學(xué)活動(dòng)的連續(xù)性和有效性。5.扁平化管理理念貫徹在文件管理中推行扁平化管理模式，減少不必要的層級(jí)審批和繁瑣流程。各部門之間可直接進(jìn)行文件的傳遞與溝通，提高文件處理效率。鼓勵(lì)一線教師和工作人員及時(shí)反饋行政文件管理中的問(wèn)題與建議，管理層根據(jù)實(shí)際情況快速調(diào)整管理策略。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由學(xué)校校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，副校長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校行政文件歸檔管理工作，制定文件管理的方針政策，協(xié)調(diào)各部門之間在文件管理工作中的關(guān)系，對(duì)重大文件管理問(wèn)題進(jìn)行決策。例如，在學(xué)校面臨重大評(píng)估或改革時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)確定相關(guān)文件的歸檔范圍和保管期限，確保文件能夠?yàn)閷W(xué)校的發(fā)展提供有力支持。2.綜合辦公室-職責(zé)：作為學(xué)校行政文件歸檔管理的核心部門，負(fù)責(zé)制定文件歸檔管理制度的實(shí)施細(xì)則，組織開展文件收集、整理、歸檔和保管工作。對(duì)全校行政文件進(jìn)行統(tǒng)一登記、編號(hào)、分類，建立文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。定期對(duì)各部門的文件管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)不符合制度要求的情況提出整改意見。例如，每月對(duì)各部門的文件收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時(shí)將文件移交至綜合辦公室。3.各部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門行政文件的收集、整理和初步審核工作。確保本部門產(chǎn)生的文件齊全、完整，按照學(xué)校規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和格式要求進(jìn)行整理。指定專人負(fù)責(zé)本部門文件與綜合辦公室的交接工作，及時(shí)將整理好的文件移交至綜合辦公室歸檔。例如，教務(wù)處負(fù)責(zé)收集教師教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生考試成績(jī)等文件，學(xué)生處負(fù)責(zé)收集學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、德育活動(dòng)資料等文件。4.信息技術(shù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)為行政文件歸檔管理提供技術(shù)支持，保障文件管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。協(xié)助綜合辦公室進(jìn)行電子文件的存儲(chǔ)、備份和安全防護(hù)工作，防止電子文件數(shù)據(jù)丟失、泄露。例如，定期對(duì)文件管理服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，采用加密技術(shù)對(duì)重要電子文件進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全。三、管理流程1.文件收集-收集范圍：包括上級(jí)部門來(lái)文、學(xué)校對(duì)外發(fā)文、校內(nèi)各部門之間往來(lái)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等各類行政文件。凡是與學(xué)校行政管理、教育教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件均需收集。-收集方式：各部門指定專人負(fù)責(zé)文件收集工作，定期對(duì)本部門的文件進(jìn)行清理和匯總。上級(jí)來(lái)文由學(xué)校收發(fā)室統(tǒng)一接收后，按照文件類別分發(fā)給相關(guān)部門，接收部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件處理完畢后移交至綜合辦公室。校內(nèi)發(fā)文由發(fā)文部門在文件印發(fā)后及時(shí)將定稿和若干份正本移交至綜合辦公室。-收集時(shí)間：各部門應(yīng)在每月末將當(dāng)月產(chǎn)生的行政文件整理完畢后移交至綜合辦公室。對(duì)于緊急文件或重要文件，應(yīng)在文件處理完畢后的3個(gè)工作日內(nèi)移交。2.文件整理-分類：綜合辦公室按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般分為上級(jí)文件、校內(nèi)文件、教學(xué)管理文件、學(xué)生管理文件、師資隊(duì)伍建設(shè)文件、財(cái)務(wù)管理文件等大類，每個(gè)大類下再細(xì)分若干小類。例如，教學(xué)管理文件可細(xì)分為教學(xué)計(jì)劃、課程安排、教學(xué)評(píng)估等小類。-編號(hào)：對(duì)整理好的文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)應(yīng)包含文件類別代碼、年份、順序號(hào)等信息。例如，“SJ2023001”表示2023年的第一份教學(xué)管理文件。-編目：建立文件目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號(hào)、文號(hào)、題名、日期、來(lái)源、保管期限等信息。通過(guò)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的快速檢索和定位。3.文件歸檔-紙質(zhì)文件歸檔：將整理好的紙質(zhì)文件按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明文件類別、年份、起止編號(hào)等信息。檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，按照一定的排列順序擺放，便于查找和管理。-電子文件歸檔：電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專門的文件服務(wù)器上，按照分類和編號(hào)建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，對(duì)電子文件進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可采用光盤、移動(dòng)硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。4.文件保管-檔案庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全隱患。-檔案保管期限：根據(jù)文件的重要性和保存價(jià)值，確定不同的保管期限。一般分為短期（1-3年）、中期（3-5年）和長(zhǎng)期（5年以上）。對(duì)于涉及學(xué)校重要決策、師生權(quán)益等關(guān)鍵文件，應(yīng)長(zhǎng)期保存。保管期限屆滿的文件，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.文件利用-查閱：學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱行政文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、文件名稱或編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合辦公室辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出查閱場(chǎng)所，不得在文件上涂改、圈劃、批注等。-借閱：因特殊情況需要借閱行政文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合辦公室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱文件，按時(shí)歸還。-復(fù)制：確因工作需要復(fù)制行政文件的，應(yīng)填寫《文件復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到綜合辦公室辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制文件應(yīng)嚴(yán)格按照審批的范圍和數(shù)量進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大復(fù)制范圍。四、權(quán)利與義務(wù)1.從業(yè)人員權(quán)利-查閱權(quán)：學(xué)校全體從業(yè)人員有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序查閱與自身工作相關(guān)的行政文件，以了解學(xué)校政策、工作要求等信息，保障工作的順利開展。-建議權(quán)：從業(yè)人員對(duì)行政文件歸檔管理制度的執(zhí)行情況有提出意見和建議的權(quán)利。如發(fā)現(xiàn)文件管理流程存在不合理之處或有改進(jìn)空間，可向綜合辦公室或文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組提出，以促進(jìn)制度的不斷完善。-監(jiān)督權(quán)：從業(yè)人員有權(quán)對(duì)其他部門和人員的文件管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向相關(guān)部門舉報(bào)，維護(hù)文件管理工作的規(guī)范性和公正性。2.從業(yè)人員義務(wù)-及時(shí)收集與移交義務(wù)：各部門工作人員有責(zé)任及時(shí)收集本部門在工作中產(chǎn)生的行政文件，并按照規(guī)定時(shí)間和要求移交至綜合辦公室，確保文件的完整性和及時(shí)性。-規(guī)范整理義務(wù)：在文件收集過(guò)程中，工作人員應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理要求對(duì)文件進(jìn)行初步整理，保證文件整理的規(guī)范性，減輕綜合辦公室的工作負(fù)擔(dān)。-保密義務(wù)：對(duì)于在工作中接觸到的涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等敏感信息的行政文件，從業(yè)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內(nèi)容。如因個(gè)人原因?qū)е挛募畔⑿孤?，?yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-定期檢查：綜合辦公室每月對(duì)各部門的文件收集、整理和移交情況進(jìn)行檢查，每季度對(duì)全校行政文件歸檔管理工作進(jìn)行全面檢查。檢查內(nèi)容包括文件的完整性、整理的規(guī)范性、歸檔的及時(shí)性等方面。-不定期抽查：文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對(duì)各部門的文件管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查文件管理制度的執(zhí)行情況和文件保管的安全性。抽查結(jié)果將作為部門和個(gè)人績(jī)效考核的重要依據(jù)。-內(nèi)部審計(jì)：學(xué)校審計(jì)部門定期對(duì)行政文件歸檔管理工作進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審查文件管理流程是否合規(guī)，文件的保管和利用是否合理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)文件管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，學(xué)校將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)：例如，在文件收集過(guò)程中，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地將本部門所有文件移交至綜合辦公室，且文件整理規(guī)范、質(zhì)量高的部門，可獲得“文件管理先進(jìn)部門”稱號(hào)，并給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)在文件管理工作中積極創(chuàng)新，提出合理化建議并被學(xué)校采納，有效提高文件管理效率和質(zhì)量的個(gè)人，可獲得“文件管理優(yōu)秀個(gè)人”稱號(hào)，并給予獎(jiǎng)勵(lì)。-獎(jiǎng)勵(lì)形式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等：通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激勵(lì)各部門和全體從業(yè)人員積極參與文件管理工作，提高文件管理水平。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于違反行政文件歸檔管理制度的部門和個(gè)人，學(xué)校將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：如因工作疏忽導(dǎo)致文件丟失、損壞的部門，將責(zé)令其限期整改，并在全校范圍內(nèi)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。對(duì)于故意不按照規(guī)定流程進(jìn)行文件收集、整理和歸檔，影響學(xué)校正常工作開展的個(gè)人，將根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款、降職等處罰。-若因文件管理不善導(dǎo)致學(xué)校利益受損或造成不良影響的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任：通過(guò)懲罰機(jī)制，確保行政文件歸檔管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行，維護(hù)學(xué)校文件管理工作的嚴(yán)肅性。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由學(xué)校綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過(guò)程中，如遇有不明事項(xiàng)或需要對(duì)制度進(jìn)行進(jìn)一步說(shuō)明的，由綜合辦公室進(jìn)行解答和說(shuō)明。2.制度修訂隨著學(xué)校發(fā)展和文件管理工作的實(shí)際需要，本制度將適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂工作由綜合辦公室提出修訂意見，經(jīng)文件