律師事務所業(yè)務外包合同管理規(guī)定

一、總則（一）目的為規(guī)范本律師事務所業(yè)務外包行為，提高運營效率，控制風險，保障服務質量，依據相關法律法規(guī)及本所實際情況，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于本律師事務所所有業(yè)務外包活動，包括但不限于法律研究、文檔管理、行政事務、信息技術支持等外包業(yè)務。參與外包業(yè)務的所有內部人員及外部服務提供商均需遵守本規(guī)定。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：業(yè)務外包活動必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及本所的職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)紀律要求。2.質量優(yōu)先原則：確保外包服務質量不低于本所自行提供服務的標準，滿足客戶對法律服務的需求。3.成本效益原則：綜合考慮外包成本與預期收益，通過合理的外包安排提高本所運營效益。4.風險可控原則：對業(yè)務外包過程中可能出現(xiàn)的各類風險進行識別、評估和控制，確保風險處于可承受范圍內。5.保密原則：嚴格保護客戶信息、律所商業(yè)秘密等敏感信息，防止因外包活動導致信息泄露。（四）企業(yè)文化與經營理念體現(xiàn)本所秉持“專業(yè)、誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，在業(yè)務外包管理中，鼓勵與具有相同價值觀的服務提供商合作。以客戶需求為導向，通過優(yōu)化外包管理流程，為客戶提供更優(yōu)質、高效的法律服務，實現(xiàn)本所的經營目標。二、組織架構與職責劃分（一）外包管理委員會1.組成：由本所合伙人代表、管理層代表、相關業(yè)務部門負責人組成。2.職責-制定和修訂業(yè)務外包戰(zhàn)略和政策，確保與本所整體發(fā)展戰(zhàn)略相一致。-審批重大業(yè)務外包項目，對涉及金額較大、風險較高或對本所業(yè)務有重大影響的外包項目進行決策。-監(jiān)督業(yè)務外包活動的總體執(zhí)行情況，協(xié)調解決外包過程中的重大問題。（二）業(yè)務部門1.職責-根據業(yè)務需求，提出外包項目建議，詳細說明外包業(yè)務的內容、范圍、目標等。-參與外包服務提供商的選擇、評估和合同談判，提供專業(yè)意見和技術支持。-負責外包項目的具體實施和日常管理，包括與服務提供商的溝通協(xié)調、任務分配、進度跟蹤等。-對服務提供商的服務質量進行實時監(jiān)控和定期評估，及時反饋問題并提出改進要求。（三）行政部門1.職責-協(xié)助業(yè)務部門進行外包項目的前期調研和供應商篩選，收集相關信息并進行整理分析。-負責外包合同的起草、審核、簽訂和存檔管理，確保合同條款符合法律法規(guī)和本所利益。-跟蹤外包項目的費用支出，協(xié)助財務部門進行成本核算和預算控制。（四）財務部門1.職責-參與外包項目的成本預算編制，對外包費用進行合理性評估。-審核外包項目的費用支付申請，確保費用支出符合合同約定和財務制度。-定期對外包項目的成本效益進行分析，為管理層提供決策支持。（五）風控部門1.職責-對外包項目進行風險評估，識別潛在風險并制定相應的風險應對措施。-監(jiān)督外包過程中的風險控制執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)和預警風險事件。-參與處理外包過程中的風險事故，協(xié)助采取措施降低風險損失。三、管理流程（一）外包需求提出與審批1.業(yè)務部門根據業(yè)務發(fā)展需要，填寫《外包需求申請表》，詳細說明外包業(yè)務的內容、目的、預計時間、預算等信息。2.將申請表提交至外包管理委員會進行審批。委員會根據本所戰(zhàn)略規(guī)劃、資源狀況等因素進行綜合評估，作出是否批準的決定。（二）服務提供商選擇1.供應商篩選-行政部門根據業(yè)務部門提供的外包需求，通過多種渠道收集潛在服務提供商的信息，包括公司資質、業(yè)績、口碑等。-建立供應商信息庫，對潛在供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。2.實地考察與評估-業(yè)務部門、風控部門等組成考察小組，對初步篩選出的供應商進行實地考察?？疾靸热莅ü痰霓k公環(huán)境、人員配備、技術能力、質量管理體系等。-依據考察結果，結合供應商提供的服務方案、報價等，對供應商進行綜合評估，形成《供應商評估報告》。3.確定合作方-將《供應商評估報告》提交外包管理委員會審議，委員會根據評估結果選定服務提供商。對于重大外包項目，可能需要經過多輪談判和評估后確定最終合作方。（三）合同簽訂1.行政部門根據談判結果，起草外包合同。合同應明確雙方的權利義務、服務內容、服務標準、費用支付方式、保密條款、違約責任、爭議解決方式等重要內容。2.合同初稿提交至風控部門、財務部門等進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、風險可控且符合成本效益原則。3.審核通過后，由本所授權代表與服務提供商簽訂正式合同。合同簽訂后，行政部門負責將合同存檔，并將相關信息傳達給業(yè)務部門等相關執(zhí)行部門。（四）項目實施與監(jiān)控1.項目啟動：業(yè)務部門與服務提供商共同制定項目實施計劃，明確項目目標、任務分解、時間節(jié)點、責任人等內容。召開項目啟動會議，確保雙方人員對項目要求和流程清晰明確。2.日常監(jiān)控-業(yè)務部門指定專人負責與服務提供商的日常溝通和協(xié)調，及時了解項目進展情況。定期收集服務提供商的工作成果和報告，檢查服務質量是否符合合同要求。-風控部門定期對外包項目進行風險檢查，關注潛在風險因素的變化，及時提醒業(yè)務部門采取應對措施。-財務部門監(jiān)控項目費用支出情況，確保費用支付與項目進度相匹配。（五）項目驗收1.項目結束后，服務提供商提交《項目驗收申請》及相關工作成果。業(yè)務部門組織相關人員成立驗收小組，依據合同約定的服務標準和驗收流程進行驗收。2.驗收小組可以通過查閱文檔、實地檢查、用戶反饋等多種方式對項目成果進行全面評估。驗收合格后，出具《項目驗收報告》；如驗收不合格，要求服務提供商限期整改，整改后重新進行驗收。（六）項目后評價1.項目結束后一定時間內，業(yè)務部門組織開展項目后評價工作。評價內容包括服務提供商的服務質量、項目目標達成情況、成本效益、風險控制等方面。2.形成《項目后評價報告》，總結經驗教訓，為今后的業(yè)務外包決策和管理提供參考。同時，將評價結果反饋給服務提供商，促進其改進服務。四、權利與義務（一）本所權利1.要求服務提供商按照合同約定的服務內容、標準和時間提供服務，對不符合要求的服務有權要求整改或采取其他補救措施。2.對服務提供商的工作進行監(jiān)督檢查，包括查閱相關文件、資料，實地考察工作場所等，以確保服務質量和信息安全。3.根據服務提供商的服務表現(xiàn)和合同約定，決定是否支付費用、扣除違約金或提前終止合同。（二）本所義務1.按照合同約定向服務提供商提供開展工作所需的必要信息、資料和協(xié)助，確保服務提供商能夠順利履行合同義務。2.及時審核服務提供商提交的費用支付申請，按照合同約定的時間和方式支付服務費用。3.對服務提供商在履行合同過程中涉及的合法權益給予保護，不得無故干涉其正常工作。（三）服務提供商權利1.按照合同約定獲得相應的服務費用，在完成合同約定工作且符合驗收標準的情況下，有權要求本所及時支付費用。2.有權要求本所提供開展服務所需的合理支持和配合，包括提供必要的文件、資料等信息。3.在遇到不可抗力或其他不可預見、不可避免的情況導致無法正常履行合同義務時，有權及時通知本所并協(xié)商解決方案。（四）服務提供商義務1.嚴格按照合同約定的服務內容、標準和時間要求提供高質量的服務，確保服務成果符合本所及客戶的需求。2.遵守本所的保密規(guī)定，對在服務過程中獲取的客戶信息、律所商業(yè)秘密等予以嚴格保密，不得泄露給任何第三方。3.建立健全質量管理體系，接受本所的監(jiān)督檢查，對本所提出的問題及時整改。4.按照法律法規(guī)的要求，為其員工提供必要的勞動保護和福利，確保員工依法履行工作職責。五、監(jiān)督與獎懲機制（一）監(jiān)督機制1.內部監(jiān)督-業(yè)務部門、行政部門、風控部門、財務部門等根據各自職責對業(yè)務外包活動進行日常監(jiān)督。定期召開外包項目協(xié)調會，溝通項目進展情況、存在的問題及解決方案。-審計部門定期對外包項目進行專項審計，檢查外包流程的合規(guī)性、費用支出的合理性、服務質量的達標情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。2.外部監(jiān)督-鼓勵客戶對服務提供商的服務質量進行反饋和評價，本所及時收集客戶意見并采取相應措施改進服務。-關注行業(yè)動態(tài)和監(jiān)管要求，確保業(yè)務外包活動符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。（二）獎勵機制1.對于在業(yè)務外包過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的服務提供商，本所將給予一定的獎勵，如頒發(fā)優(yōu)秀合作伙伴證書、增加后續(xù)合作機會、給予一定的費用優(yōu)惠等。2.對在業(yè)務外包管理工作中做出突出貢獻的內部員工，本所將給予表彰和獎勵，包括績效加分、獎金、晉升機會等，以激勵員工積極參與外包管理工作。（三）懲罰機制1.對于服務質量不達標、違反合同約定或保密規(guī)定的服務提供商，本所將根據情節(jié)輕重采取相應的懲罰措施，包括扣除違約金、暫停合作、終止合同等。同時，依法追究其法律責任。2.內部員工在業(yè)務外包管理工作中存在違規(guī)行為或因工作失誤導致本所利益受損的，將視情節(jié)