汽車(chē)銷(xiāo)售公司客戶(hù)合同管理規(guī)定?

一、總則本公司秉持“誠(chéng)信為本、客戶(hù)至上”的企業(yè)文化，以提供優(yōu)質(zhì)汽車(chē)銷(xiāo)售服務(wù)、實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營(yíng)效益為經(jīng)營(yíng)理念?？蛻?hù)合同管理是公司運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在確保合同的簽訂、履行與管理符合法律法規(guī)及公司利益，保障客戶(hù)合法權(quán)益，提高公司整體運(yùn)營(yíng)效率與客戶(hù)滿(mǎn)意度。本規(guī)定適用于汽車(chē)銷(xiāo)售公司全體員工與客戶(hù)在汽車(chē)銷(xiāo)售及相關(guān)服務(wù)過(guò)程中簽訂的各類(lèi)合同。在管理過(guò)程中，遵循扁平化管理原則，減少不必要的層級(jí)限制，使信息傳遞更加迅速準(zhǔn)確，決策能夠高效執(zhí)行。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分（一）銷(xiāo)售部門(mén)1.負(fù)責(zé)客戶(hù)合同的初步洽談與起草。銷(xiāo)售人員需充分了解客戶(hù)需求，詳細(xì)介紹產(chǎn)品與服務(wù)內(nèi)容，確保合同條款清晰明確，符合客戶(hù)利益與公司銷(xiāo)售政策。2.對(duì)合同的基本信息進(jìn)行審核，包括客戶(hù)資料的完整性、銷(xiāo)售價(jià)格與配置的準(zhǔn)確性等，確保合同信息真實(shí)有效。3.跟進(jìn)合同的簽訂進(jìn)度，及時(shí)與客戶(hù)溝通解決合同簽訂過(guò)程中的問(wèn)題，確保合同順利簽訂。（二）法務(wù)部門(mén)1.對(duì)合同進(jìn)行法律層面的審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.提供專(zhuān)業(yè)的法律意見(jiàn)，對(duì)合同中的法律條款進(jìn)行解釋與說(shuō)明，保障公司與客戶(hù)的合法權(quán)益。3.參與重大合同的談判，從法律角度為公司爭(zhēng)取有利的合同條款。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核合同中的財(cái)務(wù)條款，包括付款方式、價(jià)格條款、稅務(wù)等相關(guān)內(nèi)容，確保合同符合公司財(cái)務(wù)政策與財(cái)務(wù)管理要求。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，及時(shí)記錄合同款項(xiàng)的到賬情況，對(duì)逾期未付款項(xiàng)進(jìn)行跟蹤與催款。3.提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助銷(xiāo)售與其他部門(mén)進(jìn)行合同執(zhí)行情況的分析與評(píng)估。（四）行政部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號(hào)、歸檔與保管，建立完善的合同檔案管理系統(tǒng)，確保合同資料的安全與完整。2.協(xié)助其他部門(mén)進(jìn)行合同相關(guān)文件的傳遞與溝通協(xié)調(diào)工作，保障合同管理流程的順暢運(yùn)行。3.對(duì)合同管理過(guò)程中的各類(lèi)文件與資料進(jìn)行整理與統(tǒng)計(jì)，為公司的決策提供數(shù)據(jù)支持。三、管理流程（一）合同洽談1.銷(xiāo)售人員與客戶(hù)進(jìn)行初步接觸，了解客戶(hù)購(gòu)車(chē)需求、預(yù)算、意向車(chē)型等信息，并向客戶(hù)介紹公司的產(chǎn)品與服務(wù)優(yōu)勢(shì)。2.根據(jù)客戶(hù)需求，為客戶(hù)推薦合適的車(chē)型與配置，提供詳細(xì)的產(chǎn)品資料與報(bào)價(jià)。在洽談過(guò)程中，銷(xiāo)售人員應(yīng)如實(shí)向客戶(hù)介紹車(chē)輛的性能、配置、售后服務(wù)等方面的信息，不得虛假宣傳或誤導(dǎo)客戶(hù)。3.針對(duì)客戶(hù)提出的疑問(wèn)與要求，銷(xiāo)售人員應(yīng)及時(shí)解答與回應(yīng)，必要時(shí)組織相關(guān)部門(mén)人員共同與客戶(hù)進(jìn)行溝通協(xié)商，確保雙方對(duì)合作內(nèi)容達(dá)成初步共識(shí)。（二）合同起草1.銷(xiāo)售人員根據(jù)洽談結(jié)果，起草客戶(hù)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于客戶(hù)信息、車(chē)輛信息（車(chē)型、車(chē)架號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)等）、銷(xiāo)售價(jià)格、付款方式、交車(chē)時(shí)間與地點(diǎn)、售后服務(wù)條款、違約責(zé)任等核心條款。2.在起草合同過(guò)程中，應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保合同條款的規(guī)范性與一致性。對(duì)于特殊條款或個(gè)性化需求，應(yīng)在合同中明確表述，并經(jīng)相關(guān)部門(mén)審核同意。（三）合同審核1.銷(xiāo)售部門(mén)完成合同起草后，首先由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審核，重點(diǎn)審核合同條款的完整性、準(zhǔn)確性以及是否符合公司銷(xiāo)售政策。審核通過(guò)后，將合同提交給法務(wù)部門(mén)。2.法務(wù)部門(mén)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行全面審核，審查合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)、是否符合法律法規(guī)要求等。如有問(wèn)題，法務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提出修改意見(jiàn)，反饋給銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行修改。3.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，確保付款方式、價(jià)格條款等符合公司財(cái)務(wù)政策與財(cái)務(wù)管理要求。審核過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)或不合理之處，應(yīng)及時(shí)與銷(xiāo)售部門(mén)溝通并提出調(diào)整建議。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)銷(xiāo)售、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)審核通過(guò)后，由銷(xiāo)售人員通知客戶(hù)前來(lái)簽訂合同。在簽訂合同前，銷(xiāo)售人員應(yīng)再次向客戶(hù)詳細(xì)解釋合同條款，確?？蛻?hù)充分理解合同內(nèi)容與雙方的權(quán)利義務(wù)。2.客戶(hù)與公司授權(quán)代表在合同上簽字蓋章，完成合同簽訂手續(xù)。合同簽訂后，銷(xiāo)售人員應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)按照合同約定履行職責(zé)。（五）合同履行1.銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)合同的履行情況，按照合同約定安排車(chē)輛的調(diào)配、運(yùn)輸、交付等工作。在車(chē)輛交付過(guò)程中，應(yīng)確保車(chē)輛質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)手續(xù)齊全，并協(xié)助客戶(hù)辦理上牌、保險(xiǎn)等手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式與時(shí)間，及時(shí)收取客戶(hù)款項(xiàng)。對(duì)于逾期未付款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知銷(xiāo)售部門(mén)進(jìn)行催款，并采取相應(yīng)的措施保障公司的資金安全。3.售后服務(wù)部門(mén)按照合同約定為客戶(hù)提供售后服務(wù)，包括車(chē)輛保養(yǎng)、維修、質(zhì)量保修等工作。定期對(duì)客戶(hù)進(jìn)行回訪，了解客戶(hù)對(duì)車(chē)輛使用情況與售后服務(wù)的滿(mǎn)意度，及時(shí)解決客戶(hù)提出的問(wèn)題。（六）合同變更與解除1.如因客戶(hù)需求變更或其他原因需要對(duì)合同進(jìn)行變更，由客戶(hù)提出書(shū)面申請(qǐng)，銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估，并組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。經(jīng)審核同意后，簽訂合同變更協(xié)議，明確變更后的合同條款與雙方的權(quán)利義務(wù)。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除合同情形，由相關(guān)部門(mén)提出解除合同的建議，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，向客戶(hù)發(fā)出解除合同通知，并按照法律規(guī)定與合同約定處理相關(guān)善后事宜。（七）合同歸檔與保管1.合同履行完畢后，行政部門(mén)負(fù)責(zé)將合同及相關(guān)資料進(jìn)行整理、編號(hào)，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保管。合同檔案應(yīng)包括合同原件、附件、往來(lái)函件、變更協(xié)議等相關(guān)資料。2.建立合同檔案查閱制度，明確查閱權(quán)限與流程。內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門(mén)辦理查閱手續(xù)。外部單位或個(gè)人查閱合同檔案的，需提供合法有效的證明文件，并經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)。四、權(quán)利與義務(wù)（一）公司權(quán)利1.按照合同約定收取客戶(hù)款項(xiàng)，有權(quán)要求客戶(hù)按時(shí)足額支付購(gòu)車(chē)款及相關(guān)費(fèi)用。2.對(duì)客戶(hù)提供的資料進(jìn)行審核與存檔，有權(quán)要求客戶(hù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息與相關(guān)資料。3.在客戶(hù)違反合同約定時(shí)，有權(quán)按照合同條款追究客戶(hù)的違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）公司義務(wù)1.按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)向客戶(hù)交付合格的車(chē)輛，并提供相關(guān)的售后服務(wù)。2.對(duì)客戶(hù)的個(gè)人信息與商業(yè)秘密予以保密，不得泄露客戶(hù)信息給第三方，保障客戶(hù)的隱私安全。3.為客戶(hù)提供必要的購(gòu)車(chē)咨詢(xún)與指導(dǎo)服務(wù)，解答客戶(hù)在購(gòu)車(chē)過(guò)程中提出的疑問(wèn)，確保客戶(hù)充分了解購(gòu)車(chē)流程與相關(guān)政策。（三）客戶(hù)權(quán)利1.有權(quán)要求公司按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的車(chē)輛與服務(wù)，享受公司承諾的各項(xiàng)優(yōu)惠政策與售后服務(wù)。2.對(duì)合同條款有知情權(quán)與選擇權(quán)，有權(quán)要求公司對(duì)合同條款進(jìn)行詳細(xì)解釋?zhuān)诔浞至私夂贤瑑?nèi)容的基礎(chǔ)上簽訂合同。3.在公司違反合同約定時(shí)，有權(quán)要求公司承擔(dān)違約責(zé)任，維護(hù)自身的合法權(quán)益。（四）客戶(hù)義務(wù)1.按照合同約定的付款方式與時(shí)間，按時(shí)足額支付購(gòu)車(chē)款及相關(guān)費(fèi)用。2.向公司提供真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的個(gè)人信息與相關(guān)資料，配合公司完成購(gòu)車(chē)手續(xù)的辦理。3.遵守合同約定的其他條款，不得擅自變更或解除合同，如因客戶(hù)原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督體系，由行政部門(mén)定期對(duì)合同管理流程進(jìn)行檢查與評(píng)估，確保各部門(mén)按照規(guī)定的流程與標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行合同管理工作。檢查內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行情況、檔案管理等方面。2.設(shè)立客戶(hù)反饋渠道，接受客戶(hù)對(duì)合同履行過(guò)程中存在問(wèn)題的投訴與建議。對(duì)客戶(hù)反饋的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查與處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶(hù)。3.定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行審計(jì)，由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或聘請(qǐng)外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)合同管理的財(cái)務(wù)收支、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制1.對(duì)于在合同管理工作中表現(xiàn)突出的員工，如成功簽訂重大合同、有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)、客戶(hù)滿(mǎn)意度高的員工，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神表彰。2.對(duì)提出合理化建議并被公司采納，有效提高合同管理效率與質(zhì)量的員工，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.在合同履行過(guò)程中，通過(guò)積極溝通協(xié)調(diào)，成功解決客戶(hù)問(wèn)題，為公司樹(shù)立良好形象的員工，公司將視情況給予獎(jiǎng)勵(lì)。（三）懲罰機(jī)制1.對(duì)于違反合同管理規(guī)定，導(dǎo)致合同簽訂不規(guī)范、履行出現(xiàn)問(wèn)題或給公司造成損失的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪、辭退等處罰。2.因員工故意或重大過(guò)失，泄露客戶(hù)信息或商業(yè)秘密，給公司或客戶(hù)造成損失的，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.在合同管理工作中，存在弄虛作假、營(yíng)私舞弊等行為的員工，一經(jīng)查實(shí)，予以嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的移送司法機(jī)關(guān)處理。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生