快遞公司采購比價(jià)評審流程管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范快遞公司的采購比價(jià)評審流程，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購資金的使用效益，保證所采購物資及服務(wù)的質(zhì)量，促進(jìn)公司運(yùn)營效益的提升，踐行公司“高效、誠信、共贏”的經(jīng)營理念。2.適用范圍本規(guī)定適用于快遞公司總部及各分支機(jī)構(gòu)的所有采購活動，涉及全體參與采購相關(guān)工作的員工以及供應(yīng)商。3.原則-公平公正：對待所有參與比價(jià)的供應(yīng)商一視同仁，評審過程嚴(yán)格按照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保結(jié)果公正。-透明公開：采購信息、比價(jià)過程和評審結(jié)果在一定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。-效益優(yōu)先：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求最優(yōu)的性價(jià)比，以提升公司運(yùn)營效益。-誠實(shí)守信：要求供應(yīng)商提供真實(shí)準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品信息，公司內(nèi)部人員在采購過程中秉持誠信原則，遵守職業(yè)道德。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-負(fù)責(zé)采購需求的收集與整理：定期與各部門溝通，了解物資和服務(wù)需求，匯總形成采購計(jì)劃。-供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找并篩選潛在供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商的信譽(yù)和能力。-組織比價(jià)與談判：發(fā)起采購比價(jià)活動，收集供應(yīng)商報(bào)價(jià)，組織相關(guān)人員進(jìn)行談判，爭取有利的采購條件。-合同簽訂與執(zhí)行：根據(jù)評審結(jié)果與選定供應(yīng)商簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量收貨。2.需求部門-提出采購需求：根據(jù)工作需要，明確所需采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。-參與比價(jià)評審：對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)與需求的匹配度進(jìn)行評估，提供專業(yè)意見。-驗(yàn)收貨物或服務(wù)：負(fù)責(zé)對采購回來的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合采購要求。3.財(cái)務(wù)部門-預(yù)算審核：審核采購預(yù)算，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，控制采購成本。-價(jià)格分析：對供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，評估價(jià)格的合理性，為比價(jià)評審提供財(cái)務(wù)建議。-付款審核：審核采購合同及付款申請，確保付款流程符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。4.評審小組-組成：由采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門代表、財(cái)務(wù)人員以及相關(guān)技術(shù)專家組成，必要時(shí)可邀請公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與。-職責(zé)：負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評審，確定最終供應(yīng)商，并形成評審報(bào)告。三、管理流程1.采購需求提出-各部門根據(jù)工作安排和業(yè)務(wù)發(fā)展，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、質(zhì)量要求等信息。-將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后轉(zhuǎn)至采購部門。2.采購計(jì)劃制定-采購部門匯總各部門的采購需求，結(jié)合公司庫存情況和資金狀況，制定《采購計(jì)劃》。-《采購計(jì)劃》需明確采購項(xiàng)目、采購預(yù)算、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.供應(yīng)商選擇與邀請-采購部門根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，或者通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。-向選定的供應(yīng)商發(fā)出《采購詢價(jià)函》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的要求、規(guī)格、數(shù)量等信息，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供報(bào)價(jià)單。4.比價(jià)與談判-采購部門收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行初步整理和分析，對比各供應(yīng)商的價(jià)格、交貨期、付款條件等關(guān)鍵信息。-對于報(bào)價(jià)差異較大或重要的采購項(xiàng)目，組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進(jìn)行談判，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢，爭取更優(yōu)惠的采購條件。5.評審與決策-采購部門將收集到的供應(yīng)商報(bào)價(jià)、談判情況以及相關(guān)資料提交給評審小組。-評審小組按照既定的評審標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評審，可采用打分制或投票制等方式確定最終供應(yīng)商。-評審小組形成《采購比價(jià)評審報(bào)告》，詳細(xì)記錄評審過程和結(jié)果，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門根據(jù)審批結(jié)果與選定供應(yīng)商簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、價(jià)格、交貨期、付款方式、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等條款。-采購部門跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。7.驗(yàn)收與付款-需求部門負(fù)責(zé)對采購回來的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，按照合同要求檢查產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等是否符合標(biāo)準(zhǔn)。-驗(yàn)收合格后，需求部門填寫《驗(yàn)收報(bào)告》，采購部門憑《驗(yàn)收報(bào)告》、發(fā)票等相關(guān)資料向財(cái)務(wù)部門提交付款申請。-財(cái)務(wù)部門審核付款申請無誤后，按照公司財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對舉報(bào)人進(jìn)行保護(hù)，并給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。-參與采購相關(guān)工作的員工有權(quán)獲取必要的培訓(xùn)和信息支持，以更好地履行職責(zé)。-需求部門員工有權(quán)對采購物資或服務(wù)提出合理的質(zhì)量、性能等方面的要求，并參與驗(yàn)收工作。2.員工義務(wù)-嚴(yán)格遵守公司的采購管理制度和流程，不得擅自超越權(quán)限進(jìn)行采購活動。-保守采購過程中涉及的商業(yè)機(jī)密和公司內(nèi)部信息，不得向供應(yīng)商或其他無關(guān)人員泄露。-積極配合采購部門和評審小組的工作，提供準(zhǔn)確、真實(shí)的信息和專業(yè)意見。3.供應(yīng)商權(quán)利-有權(quán)獲取公平、公正的采購機(jī)會，了解采購項(xiàng)目的詳細(xì)要求和評審標(biāo)準(zhǔn)。-對采購過程中的不合理要求或不公正待遇，有權(quán)向公司提出申訴。4.供應(yīng)商義務(wù)-按照公司要求提供真實(shí)、準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)和產(chǎn)品信息，不得提供虛假資料。-嚴(yán)格履行采購合同，按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)，如有變更需提前通知公司并經(jīng)同意。-遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司的采購信息和商業(yè)機(jī)密。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購價(jià)格的合理性、合同執(zhí)行情況等。-設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受公司員工和供應(yīng)商對采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)，對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。-采購部門定期向公司管理層匯報(bào)采購工作情況，包括采購項(xiàng)目進(jìn)展、供應(yīng)商表現(xiàn)等，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對在采購工作中表現(xiàn)突出，為公司節(jié)約大量采購成本、提高采購質(zhì)量或做出其他顯著貢獻(xiàn)的員工，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會等。-對于長期合作且表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予增加訂單量、優(yōu)先合作等獎(jiǎng)勵(lì)，建立良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。3.懲罰機(jī)制-對違反公司采購管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。-對于提供虛假報(bào)價(jià)、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、不履行合同等違規(guī)行為的供應(yīng)商，取消其合作資格，列