貿(mào)易公司對外接待禮品贈送登記制度

一、總則1.目的為加強公司接待、贈送活動的規(guī)范化管理，維護公司利益與形象，確保資源合理利用，同時遵循廉潔自律原則，特制定本制度。本制度旨在通過明確接待、贈送行為的標(biāo)準(zhǔn)與流程，提高公司運營效益，體現(xiàn)公司的企業(yè)文化與經(jīng)營理念，為公司的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。2.適用范圍本制度適用于貿(mào)易公司全體員工。涉及對外接待客戶、合作伙伴等業(yè)務(wù)往來中的接待活動，以及向外部單位或個人進行禮品贈送、物品捐贈等相關(guān)行為均依照本制度執(zhí)行。對于顧客，在涉及公司給予特別禮品或進行特殊接待安排時，也參照本制度相關(guān)規(guī)定。3.原則-合規(guī)性原則：接待、贈送活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司的各項規(guī)章制度。-適度性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實際需求，合理安排接待規(guī)格和贈送禮品標(biāo)準(zhǔn)，避免鋪張浪費，注重運營效益。-真實性原則：所有接待、贈送活動的記錄必須真實、準(zhǔn)確、完整，確保信息可追溯。-體現(xiàn)企業(yè)文化原則：接待和贈送行為應(yīng)充分展現(xiàn)公司“真誠合作、追求卓越”的企業(yè)文化，傳遞積極正面的企業(yè)形象。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.行政部門-負(fù)責(zé)制定和完善接待、贈送登記制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。-統(tǒng)籌安排公司層面的重要接待活動，協(xié)調(diào)各部門資源，確保接待工作順利進行。-對公司接待、贈送活動進行整體記錄和統(tǒng)計分析，定期向管理層匯報。-負(fù)責(zé)對接待、贈送禮品的采購、保管和發(fā)放工作，建立禮品臺賬，嚴(yán)格管理禮品庫存。2.業(yè)務(wù)部門-根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出接待、贈送申請，并詳細(xì)說明接待對象、目的、預(yù)算等信息。-在行政部門的指導(dǎo)下，具體執(zhí)行接待任務(wù)，確保接待活動符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。-及時向行政部門反饋接待、贈送活動的實際情況，協(xié)助行政部門完成相關(guān)登記工作。3.財務(wù)部門-負(fù)責(zé)審核接待、贈送活動的預(yù)算，確保費用支出合理、合規(guī)。-對相關(guān)費用進行核算和報銷管理，嚴(yán)格把關(guān)財務(wù)票據(jù)，杜絕不合理開支。-定期與行政部門核對禮品采購、使用和庫存的財務(wù)數(shù)據(jù)，確保賬實相符。4.審計部門-定期對公司接待、贈送活動進行審計監(jiān)督，檢查制度執(zhí)行情況和費用支出的合規(guī)性。-對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，嚴(yán)肅查處違規(guī)行為。三、管理流程1.接待流程-接待申請：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)安排，提前填寫《接待申請表》，詳細(xì)注明接待對象的姓名、單位、職務(wù)、接待時間、地點、事由、預(yù)計費用等信息，報部門負(fù)責(zé)人審批。對于重要客戶或大型接待活動，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。-接待安排：行政部門接到審批通過的《接待申請表》后，根據(jù)接待對象的級別和業(yè)務(wù)需求，制定具體的接待方案，包括用餐、住宿、交通、活動安排等，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好準(zhǔn)備工作。接待方案應(yīng)遵循扁平化管理原則，盡量簡化不必要的流程和環(huán)節(jié)，提高工作效率。-接待執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門按照接待方案組織實施接待活動，接待過程中要注重禮儀規(guī)范，體現(xiàn)公司的專業(yè)形象和人文關(guān)懷。如遇特殊情況需要調(diào)整接待方案，應(yīng)及時與行政部門溝通，并獲得相應(yīng)的審批。-接待登記：接待活動結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)填寫《接待登記表》，詳細(xì)記錄接待過程、實際費用支出等情況，連同相關(guān)發(fā)票、清單等憑證一并提交給行政部門。行政部門對提交的資料進行審核，無誤后進行登記存檔。2.贈送流程-贈送申請：因業(yè)務(wù)需要進行禮品贈送或物品捐贈時，業(yè)務(wù)部門填寫《贈送申請表》，說明贈送對象、目的、禮品或捐贈物品的名稱、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，報部門負(fù)責(zé)人審批。涉及大額禮品贈送或重要捐贈活動的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批。-禮品采購與準(zhǔn)備：審批通過后，行政部門根據(jù)《贈送申請表》的要求進行禮品采購。采購過程中要遵循性價比原則，確保禮品質(zhì)量和檔次符合公司規(guī)定。對于自行準(zhǔn)備的禮品或捐贈物品，應(yīng)做好登記和保管工作。-贈送執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門按照既定的贈送計劃，在合適的時機向贈送對象進行禮品贈送或物品捐贈。贈送過程中要注意方式方法，維護公司形象。如涉及重要捐贈活動，應(yīng)提前與接收方溝通協(xié)調(diào)，確保捐贈手續(xù)合法、合規(guī)。-贈送登記：贈送活動完成后，業(yè)務(wù)部門在2個工作日內(nèi)填寫《贈送登記表》，記錄贈送的具體情況，包括贈送時間、地點、禮品或捐贈物品的詳細(xì)信息等，并將相關(guān)憑證提交給行政部門。行政部門審核后進行登記存檔。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照公司規(guī)定申請合理的接待、贈送資源，以滿足業(yè)務(wù)工作的需要。-對于行政部門制定的接待、贈送安排有知情權(quán)，如對安排有異議，可在合理范圍內(nèi)提出反饋意見。-在遵守制度的前提下，員工有權(quán)獲得必要的支持和協(xié)助，以確保接待、贈送活動順利開展。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本制度的各項規(guī)定，不得擅自提高接待規(guī)格、超標(biāo)準(zhǔn)贈送禮品或進行其他違規(guī)操作。-在接待、贈送活動中，要積極維護公司利益和形象，保守公司商業(yè)機密，不得泄露敏感信息。-及時、準(zhǔn)確地填寫各類申請、登記表單，提供真實、完整的活動信息，配合行政、財務(wù)、審計等部門的工作。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需要，對本制度進行修訂和完善。-對于違反本制度的員工，公司有權(quán)依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。-公司有權(quán)對所有接待、贈送活動進行監(jiān)督和檢查，確?；顒臃瞎菊吆头煞ㄒ?guī)要求。4.公司義務(wù)-公司有義務(wù)為員工開展接待、贈送活動提供必要的資源和支持，包括經(jīng)費、禮品采購渠道等。-定期組織員工培訓(xùn)，加強對本制度的宣傳和解讀，提高員工對制度的理解和執(zhí)行能力。-根據(jù)績效考核結(jié)果，對在接待、贈送活動中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予相應(yīng)的獎勵，激勵員工積極履行職責(zé)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-行政部門定期對公司接待、贈送登記情況進行檢查，核實申請、登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)部門進行整改。-財務(wù)部門在費用報銷環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，對不符合制度規(guī)定的費用不予報銷。同時，定期對接待、贈送費用進行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時向管理層報告。-審計部門不定期對公司接待、贈送活動進行專項審計，重點檢查制度執(zhí)行情況、費用支出的合規(guī)性以及禮品庫存管理等方面。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，下達審計整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。-公司鼓勵全體員工對違規(guī)接待、贈送行為進行監(jiān)督和舉報。對于實名舉報且經(jīng)查證屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵，并嚴(yán)格保護舉報人的隱私。2.獎勵機制-對于在接待、贈送活動中，嚴(yán)格遵守制度，表現(xiàn)出色，為公司贏得良好聲譽或帶來顯著業(yè)務(wù)效益的員工，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。-在接待、贈送活動的組織和執(zhí)行過程中，提出創(chuàng)新性建議并被公司采納，有效降低成本、提高工作效率的員工，公司將根據(jù)實際效果給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機制-對于違反本制度，擅自提高接待規(guī)格、超標(biāo)準(zhǔn)贈送禮品的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告處分，并追回超支費用。-若員工在接待、贈送活動中存在虛報費用、虛假登記等弄虛作假行為，一經(jīng)查實，公司將給予嚴(yán)肅處理，包括解除勞動合同，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。-因接待、贈送活動中的違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或?qū)χ贫葪l款有不同理解，由行政部門