貿(mào)易公司印章集中保管與使用登記制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范貿(mào)易公司印章的保管與使用，確保印章使用的合法性、安全性和規(guī)范性，有效維護公司利益，避免因印章管理不善帶來的風(fēng)險。2.適用范圍本制度適用于貿(mào)易公司全體員工。公司所有印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章等的保管與使用登記均遵循本制度。3.企業(yè)文化與經(jīng)營理念體現(xiàn)秉持公司“誠信、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化和“以客戶為中心，以市場為導(dǎo)向，追求卓越運營效益”的經(jīng)營理念，印章的保管與使用應(yīng)始終堅持合法合規(guī)、嚴謹負責(zé)的態(tài)度，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展和良好形象的維護。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章管理小組成立印章管理小組，由公司高層管理人員、行政部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人等組成。負責(zé)制定和修訂印章管理制度，對重大印章使用事項進行決策和審批。2.行政部門行政部門作為印章保管的主要責(zé)任部門，負責(zé)公司大部分常用印章（如公司公章、行政章等）的日常保管工作。具體職責(zé)包括確保印章存放安全，建立印章使用登記臺賬，對印章使用申請進行初審等。3.財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)保管財務(wù)專用章、法定代表人章等與財務(wù)相關(guān)的印章。主要職責(zé)是按照財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，正確使用財務(wù)印章，保障公司財務(wù)活動的正常進行，并做好財務(wù)印章使用的登記工作。4.法務(wù)部門法務(wù)部門對印章使用的合法性進行審核和監(jiān)督。在涉及法律事務(wù)的印章使用場景中，提供專業(yè)法律意見，確保公司印章使用符合法律法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險。三、管理流程1.印章的刻制-因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新印章時，由需求部門提出申請，詳細說明印章名稱、用途等信息。-申請經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由行政部門統(tǒng)一到公安機關(guān)指定的刻章機構(gòu)刻制印章。-新印章刻制完成后，行政部門需對印章進行備案登記，記錄印章的詳細信息和啟用日期。2.印章的保管-各保管部門應(yīng)配備專門的印章保管設(shè)備，如保險柜等，確保印章存放安全。-印章保管人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得隨意將印章信息透露給無關(guān)人員。-印章保管人員變更時，需辦理嚴格的交接手續(xù)，填寫印章交接登記表，明確交接雙方的責(zé)任。3.印章的使用申請-公司員工因工作需要使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印次數(shù)等信息。-申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字，涉及重要事項的還需公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。4.印章的使用審批-行政部門收到《印章使用申請表》后，對申請內(nèi)容進行初審，審核申請事項是否符合公司規(guī)定和流程。-對于一般性業(yè)務(wù)用印，經(jīng)行政部門負責(zé)人審批后即可用印；對于重大合同、法律文件等重要事項用印，需提交印章管理小組進行審批。-法務(wù)部門對涉及法律風(fēng)險的用印申請進行合法性審核，提出法律意見。5.印章的使用登記-印章保管人員在每次用印前，需在《印章使用登記臺賬》上進行詳細登記，記錄用印日期、用印部門、用印人、用印事項、用印文件名稱等信息。-用印完成后，用印人需在登記臺賬上簽字確認。6.印章的停用與銷毀-因公司名稱變更、印章?lián)p壞或其他原因?qū)е掠≌虏辉偈褂脮r，由行政部門提出印章停用申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理印章停用手續(xù)。-停用的印章由行政部門統(tǒng)一保管，定期進行銷毀處理。銷毀印章時，應(yīng)做好記錄，包括銷毀日期、印章名稱、銷毀方式等信息，并由專人負責(zé)監(jiān)督銷毀過程。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請使用印章，以保障工作的順利開展。-員工對印章管理制度的執(zhí)行情況有監(jiān)督權(quán)利，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為可向相關(guān)部門反映。2.員工義務(wù)-員工必須嚴格遵守印章管理制度，如實填寫印章使用申請信息，不得虛報、瞞報用印事項。-在用印過程中，員工應(yīng)積極配合印章保管人員和審批人員的工作，提供必要的文件和資料。3.保管人員權(quán)利-印章保管人員有權(quán)拒絕不符合規(guī)定的印章使用申請，并向申請人說明原因。-保管人員有權(quán)要求用印人按照規(guī)定進行用印登記和簽字確認。4.保管人員義務(wù)-印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章的安全，防止印章被盜、丟失或損壞。-嚴格按照審批意見和規(guī)定流程進行用印操作，不得擅自擴大用印范圍或違規(guī)用印。5.審批人員權(quán)利與義務(wù)-審批人員有權(quán)對印章使用申請進行全面審核，根據(jù)公司規(guī)定和實際情況做出審批決定。-審批人員應(yīng)認真履行審批職責(zé)，確保審批意見的準確性和合理性，對審批結(jié)果負責(zé)。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-公司內(nèi)部審計部門定期對印章保管與使用情況進行審計檢查，重點檢查印章使用登記臺賬、審批文件等資料，核實印章使用是否符合規(guī)定流程。-法務(wù)部門對印章使用的合法性進行不定期監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正可能存在的法律風(fēng)險。-鼓勵公司員工對印章管理中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的員工給予一定獎勵。2.獎勵機制-對于嚴格遵守印章管理制度，在印章保管與使用工作中表現(xiàn)出色的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金等。-對提出合理化建議，有助于完善印章管理制度和提高管理效率的員工，公司將給予相應(yīng)獎勵。3.懲罰機制-對于違反印章管理制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予警告、罰款等處罰；情節(jié)嚴重的，予以辭退，并依法追究相關(guān)法律責(zé)任。-因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則1.制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸貿(mào)易公司行政部門所有。如有未盡事宜或需要修訂，行政部門將根據(jù)公司實際情況和法律法規(guī)要求進行調(diào)整和完善。2.制度生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實施。公司全體員工