設(shè)計(jì)合同備案管理辦法一、引言親愛(ài)的同事們，在咱們公司的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，設(shè)計(jì)合同是我們開(kāi)展各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目的重要依據(jù)和保障。隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，設(shè)計(jì)項(xiàng)目越來(lái)越多，涉及的合同數(shù)量也日益龐大。為了確保設(shè)計(jì)合同的有效管理，維護(hù)公司的合法權(quán)益，提高項(xiàng)目執(zhí)行的效率和質(zhì)量，我們制定了這份《設(shè)計(jì)合同備案管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守，共同把合同管理工作做好。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有與設(shè)計(jì)項(xiàng)目相關(guān)的合同，包括但不限于建筑設(shè)計(jì)合同、室內(nèi)設(shè)計(jì)合同、平面設(shè)計(jì)合同、工業(yè)設(shè)計(jì)合同等。無(wú)論是公司作為委托方與設(shè)計(jì)單位簽訂的合同，還是公司作為設(shè)計(jì)方與客戶簽訂的合同，均需按照本辦法進(jìn)行備案管理。三、職責(zé)分工1.合同簽訂部門：負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)合同的起草、談判、簽訂工作，并確保合同內(nèi)容符合公司業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求。在合同簽訂后，及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料提交給合同備案管理部門。同時(shí)，合同簽訂部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)與合同備案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，跟進(jìn)合同備案進(jìn)度。2.合同備案管理部門：承擔(dān)公司設(shè)計(jì)合同的備案管理工作，負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂部門提交的合同進(jìn)行審核、編號(hào)、登記、歸檔等操作。定期對(duì)備案合同進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)分析，為公司管理層提供合同管理相關(guān)的數(shù)據(jù)支持和決策建議。對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，并及時(shí)更新合同備案信息。3.法務(wù)部門：為設(shè)計(jì)合同的簽訂和履行提供法律咨詢和支持，審查合同條款的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。參與重大設(shè)計(jì)合同的談判和起草工作，從法律角度提出專業(yè)意見(jiàn)和建議。對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的法律糾紛進(jìn)行處理，維護(hù)公司的合法權(quán)益。4.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)設(shè)計(jì)合同約定的付款方式和時(shí)間，做好合同款項(xiàng)的收付管理工作。協(xié)助合同備案管理部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保合同款項(xiàng)的及時(shí)結(jié)算。對(duì)涉及合同的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司財(cái)務(wù)管理提供相關(guān)信息。四、合同備案流程1.合同提交：合同簽訂部門在合同簽訂后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件一式[X]份及相關(guān)資料（如合同審批表、招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)等）提交給合同備案管理部門。提交的合同應(yīng)加蓋公司公章及騎縫章，確保合同的完整性和有效性。2.合同審核：合同備案管理部門收到合同后，在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同主體是否合法、合同條款是否完整、合同內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)需求和法律法規(guī)要求等。如發(fā)現(xiàn)合同存在問(wèn)題，及時(shí)與合同簽訂部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.合同編號(hào)：經(jīng)審核無(wú)誤的合同，由合同備案管理部門按照公司規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。合同編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于合同的識(shí)別和管理。編號(hào)后的合同在合同首頁(yè)右上角加蓋“合同編號(hào)章”。4.合同登記：合同備案管理部門將編號(hào)后的合同信息錄入合同管理系統(tǒng)，進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括合同編號(hào)、合同名稱、合同簽訂雙方、合同金額、合同簽訂日期、合同履行期限、合同付款方式等。同時(shí)，將合同相關(guān)資料掃描上傳至合同管理系統(tǒng)，建立電子檔案。5.合同歸檔：合同登記完成后，合同備案管理部門將合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行分類歸檔。歸檔應(yīng)按照合同類型、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類，便于查找和查閱。同時(shí)，建立合同檔案目錄，記錄合同的存放位置和基本信息。五、合同變更與解除1.合同變更：在合同履行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需對(duì)合同進(jìn)行變更，由合同簽訂部門提出變更申請(qǐng)，填寫《合同變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等?！逗贤兏暾?qǐng)表》需經(jīng)合同簽訂部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可與合同對(duì)方協(xié)商變更事宜。變更后的合同需重新簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并按照合同備案流程進(jìn)行備案。2.合同解除：合同履行完畢或因不可抗力、對(duì)方違約等原因需解除合同的，由合同簽訂部門提出解除申請(qǐng)，填寫《合同解除申請(qǐng)表》，說(shuō)明解除原因、解除時(shí)間等?！逗贤獬暾?qǐng)表》需經(jīng)合同簽訂部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，與合同對(duì)方協(xié)商解除事宜。解除合同的相關(guān)文件（如解除協(xié)議、通知等）應(yīng)及時(shí)提交給合同備案管理部門進(jìn)行備案。六、合同執(zhí)行監(jiān)督1.定期檢查：合同備案管理部門應(yīng)定期對(duì)備案合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，了解合同的履行進(jìn)度、款項(xiàng)支付情況等。檢查周期為每[X]個(gè)月一次，檢查方式包括查閱合同執(zhí)行記錄、與合同簽訂部門溝通、實(shí)地考察項(xiàng)目進(jìn)展等。2.異常情況處理：在合同執(zhí)行檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行出現(xiàn)異常情況（如對(duì)方違約、項(xiàng)目進(jìn)度滯后、款項(xiàng)支付逾期等），合同備案管理部門應(yīng)及時(shí)通知合同簽訂部門，并會(huì)同法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行分析和研究，提出解決方案。合同簽訂部門應(yīng)按照解決方案積極采取措施，確保合同的順利履行。3.執(zhí)行情況報(bào)告：合同簽訂部門應(yīng)在每個(gè)季度末向合同備案管理部門提交《合同執(zhí)行情況報(bào)告》，匯報(bào)本部門設(shè)計(jì)合同的執(zhí)行情況。報(bào)告內(nèi)容包括合同履行進(jìn)度、款項(xiàng)支付情況、存在的問(wèn)題及解決措施等。合同備案管理部門應(yīng)根據(jù)各部門提交的報(bào)告，對(duì)公司設(shè)計(jì)合同的整體執(zhí)行情況進(jìn)行匯總和分析，形成《公司設(shè)計(jì)合同執(zhí)行情況季度報(bào)告》，上報(bào)公司管理層。七、合同檔案管理1.檔案保存期限：設(shè)計(jì)合同檔案的保存期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案自合同履行完畢之日起保存[X]年。對(duì)于涉及重大項(xiàng)目或重要業(yè)務(wù)的合同檔案，保存期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。2.檔案借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，需填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同備案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借他人。歸還檔案時(shí)，合同備案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。3.檔案銷毀：合同檔案保存期限屆滿后，由合同備案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《合同檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分