手持機保證金管理辦法總則制定目的為加強公司手持機的管理，規(guī)范手持機保證金的收取、退還等操作流程，保障公司和使用人員的合法權(quán)益，確保手持機的合理使用和妥善保管，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有使用手持機的部門、員工以及外部合作單位或個人。定義本辦法所稱手持機，是指公司為滿足業(yè)務(wù)需求而配備的具有特定功能的便攜式電子設(shè)備，如移動數(shù)據(jù)采集器、移動POS機等。手持機保證金是指公司為確保手持機的安全使用和完整歸還，向使用人員收取的一定金額的款項。保證金的收取收取對象1.公司內(nèi)部員工因工作需要借用手持機時，需繳納手持機保證金。2.外部合作單位或個人使用公司手持機的，必須繳納手持機保證金。收取標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)手持機的型號、購置成本、使用年限等因素，確定不同的保證金收取標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)見附件《手持機保證金收取標(biāo)準(zhǔn)表》。2.對于特殊型號或定制的手持機，保證金收取標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)實際情況另行確定。收取流程1.使用人員在借用手持機前，需填寫《手持機借用申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人審核、公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到財務(wù)部門繳納保證金。2.財務(wù)部門收到保證金后，開具收款收據(jù)，注明保證金的金額、用途、繳納人等信息，并將其中一聯(lián)交繳納人留存。3.手持機管理部門根據(jù)財務(wù)部門開具的收款收據(jù)，向使用人員發(fā)放手持機，并辦理相關(guān)領(lǐng)用手續(xù)。手持機的使用與保管使用規(guī)定1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途和操作規(guī)范使用手持機，不得擅自將手持機轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)。2.使用人員應(yīng)妥善保管手持機，避免手持機受到損壞、丟失或被盜。如因使用不當(dāng)造成手持機損壞的，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的維修費用。3.使用人員在使用手持機過程中，如發(fā)現(xiàn)手持機出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向手持機管理部門報告，不得自行拆卸或維修。保管責(zé)任1.使用人員對手持機負有保管責(zé)任，應(yīng)將手持機放置在安全、干燥的地方，避免手持機受到潮濕、高溫、碰撞等損害。2.在使用過程中，如因不可抗力因素導(dǎo)致手持機損壞或丟失的，使用人員應(yīng)及時向公司報告，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司審核確認(rèn)后，可酌情減免保證金。保證金的退還退還條件1.使用人員在完成手持機借用任務(wù)后，應(yīng)及時將手持機歸還至手持機管理部門。2.歸還的手持機應(yīng)保持完好無損，功能正常，配件齊全。3.使用人員在使用手持機期間，無違反公司規(guī)定的行為。退還流程1.使用人員歸還手持機時，手持機管理部門應(yīng)進行檢查驗收，確認(rèn)手持機符合退還條件后，在《手持機歸還驗收單》上簽字確認(rèn)。2.使用人員持《手持機歸還驗收單》和保證金收款收據(jù)到財務(wù)部門辦理保證金退還手續(xù)。3.財務(wù)部門審核無誤后，將保證金退還至繳納人原繳納賬戶或支付現(xiàn)金，并收回保證金收款收據(jù)。特殊情況處理1.如手持機在使用過程中發(fā)生損壞，使用人員應(yīng)按照公司規(guī)定承擔(dān)維修費用。維修費用從保證金中扣除，剩余部分退還使用人員。2.如手持機丟失或被盜，使用人員應(yīng)及時向公安機關(guān)報案，并向公司提供相關(guān)報案證明材料。公司將根據(jù)實際情況，扣除相應(yīng)的保證金作為賠償，剩余部分退還使用人員。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.擅自將手持機轉(zhuǎn)借他人或用于非公司業(yè)務(wù)的。2.未按照公司規(guī)定的用途和操作規(guī)范使用手持機，造成手持機損壞的。3.未妥善保管手持機，導(dǎo)致手持機丟失或被盜的。4.故意損壞手持機或惡意隱瞞手持機故障情況的。處理措施1.對于首次違反本辦法規(guī)定的使用人員，公司將給予警告處分，并責(zé)令其限期改正。2.對于多次違反本辦法規(guī)定或情節(jié)嚴(yán)重的使用人員，公司將視情況扣除部分或全部保證金，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.如因使用人員的違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司財務(wù)部門和手持機管理部門負責(zé)對手持機保證金的收取、退還等情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.保證金的收取是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.手持機的使用和保管情況是否符合公司規(guī)定。3.保證金的退還是否及時、準(zhǔn)確。檢查方式定期檢查與不定期抽查相結(jié)合，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。