開標場地使用管理辦法一、總則（一）目的在公司的招投標業(yè)務開展過程中，開標場地作為關鍵場所，其規(guī)范使用與管理至關重要。為確保開標活動的公平、公正、有序進行，提高場地使用效率，保障各方參與主體的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部組織的各類招投標項目開標場地的使用與管理。無論是工程建設項目、貨物采購項目，還是服務類項目的開標，均需遵循本辦法規(guī)定。（三）遵循原則1.合法性原則：嚴格遵守國家相關法律法規(guī)，如《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例等，確保開標場地使用管理的每一個環(huán)節(jié)都在法律框架內(nèi)進行。2.公平公正原則：為所有參與投標的供應商提供平等的開標環(huán)境，不得因任何原因偏袒或歧視某一方。3.高效性原則：合理安排場地使用時間，優(yōu)化場地資源配置，避免資源浪費，提高開標工作效率。二、場地資源管理（一）場地類型與分布公司目前擁有[X]個開標場地，分布于公司[具體樓層及位置]。根據(jù)場地規(guī)模和設施配備不同，分為大型開標廳、中型開標廳和小型開標室。大型開標廳可容納[X]人，適用于大型項目開標；中型開標廳可容納[X]人，適用于中等規(guī)模項目；小型開標室可容納[X]人，適用于小型項目或單一來源采購項目開標。（二）場地設施配備1.基本設施：每個開標場地均配備桌椅、投影儀、音響設備、電子顯示屏等基本設施，以滿足開標過程中的展示、溝通等需求。2.信息化設施：為適應信息化發(fā)展要求，開標場地配備網(wǎng)絡接口、高清攝像頭、錄音錄像設備等，實現(xiàn)開標過程的全程電子化記錄和遠程監(jiān)控。3.特殊設施：部分開標場地根據(jù)項目需求，配備了保險柜、保密箱等設施，用于存放投標文件等重要資料，確保文件安全保密。（三）場地維護與管理1.日常維護：安排專人負責開標場地的日常清潔、設備檢查與維護工作。每天開標前，對場地衛(wèi)生進行清掃，對設施設備進行全面檢查，確保場地整潔、設備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設備故障或損壞，及時報修并記錄。2.定期維護：每季度對開標場地設施設備進行一次全面維護保養(yǎng)，包括投影儀燈泡更換、音響設備調(diào)試、網(wǎng)絡設備檢測等。同時，對場地裝修、墻面地面等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時修復。3.安全管理：加強開標場地的安全管理，配備消防器材并定期檢查，確保消防設施完好有效。同時，做好場地的防盜、防水、防潮等工作，保障場地及設備安全。三、場地使用申請與安排（一）申請主體公司內(nèi)部負責招投標業(yè)務的部門或項目組為開標場地的申請主體。在項目開標前，由相關部門或項目組根據(jù)項目規(guī)模、開標形式等因素，向場地管理部門提出場地使用申請。（二）申請流程1.提交申請：申請部門或項目組需提前[X]個工作日填寫《開標場地使用申請表》，詳細注明項目名稱、開標時間、預計時長、參與人數(shù)、場地類型需求等信息，并提交至場地管理部門。2.審核與確認：場地管理部門收到申請后，根據(jù)場地使用情況進行審核。如申請時間與其他項目無沖突，且符合場地使用規(guī)定，予以批準，并將審核結(jié)果反饋給申請部門或項目組。如申請時間沖突或不符合規(guī)定，場地管理部門應及時與申請部門溝通，協(xié)助調(diào)整開標時間或提供替代方案。3.變更與取消：如因特殊情況需要變更或取消已獲批的場地使用申請，申請部門或項目組應至少提前[X]個工作日通知場地管理部門。場地管理部門根據(jù)實際情況進行調(diào)整，并做好相關記錄。（三）優(yōu)先安排原則1.緊急項目優(yōu)先：對于因特殊原因需緊急開標且符合公司相關規(guī)定的項目，在場地允許的情況下，優(yōu)先安排場地使用。2.重大項目優(yōu)先：對于公司重點關注的重大項目，在同等條件下，優(yōu)先安排場地使用，確保項目順利推進。四、開標現(xiàn)場管理（一）人員管理1.入場管理：開標前[X]分鐘，場地管理人員應到達現(xiàn)場，負責引導參與開標人員有序入場。參與開標人員需出示有效證件，經(jīng)核實身份后，方可進入開標場地。無關人員未經(jīng)許可不得進入。2.行為規(guī)范：希望大家在開標現(xiàn)場保持安靜，不得大聲喧嘩、隨意走動。手機等通訊工具應調(diào)至靜音或關機狀態(tài)，避免影響開標秩序。開標過程中，參與人員應遵守開標程序，不得干擾評標專家評審工作。3.退場管理：開標結(jié)束后，參與人員應按照場地管理人員的引導，有序退場。場地管理人員負責檢查場地設施設備是否完好，如有損壞或丟失，及時查明原因并追究相關人員責任。（二）流程管理1.開標準備：場地管理人員應在開標前[X]小時完成場地布置，確保桌椅擺放整齊、設施設備調(diào)試正常、電子顯示屏顯示內(nèi)容準確無誤。同時，協(xié)助招標代理機構(gòu)或項目組做好投標文件接收、密封檢查等開標前準備工作。2.開標過程：開標過程應嚴格按照招標文件規(guī)定的程序進行。場地管理人員負責維護現(xiàn)場秩序，確保開標過程公開、公平、公正。如遇突發(fā)情況，及時報告相關負責人，并協(xié)助采取應急措施。3.開標記錄：開標過程應進行全程錄音錄像，并做好書面記錄。記錄內(nèi)容包括開標時間、地點、參與人員、投標文件遞交情況、開標唱標內(nèi)容等。開標記錄由招標代理機構(gòu)或項目組負責整理歸檔，場地管理部門協(xié)助提供相關資料。（三）文件資料管理1.存放管理：投標文件等重要文件資料應存放在專門的文件存放區(qū)，由專人負責保管。存放區(qū)應配備保險柜、保密箱等設施，確保文件資料安全保密。2.借閱管理：因工作需要借閱投標文件等資料的，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)相關負責人批準后，方可借閱。借閱人應妥善保管借閱資料，按時歸還。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應承擔相應責任。3.銷毀管理：開標結(jié)束后，按照國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，對需要銷毀的投標文件等資料進行集中銷毀。銷毀過程應做好記錄，確保資料信息安全。五、保密與安全管理（一）保密管理1.人員保密：參與開標場地管理和服務的所有人員，均應嚴格遵守保密制度，對開標過程中涉及的投標文件內(nèi)容、評標專家信息、標底等機密信息予以保密。不得向任何無關人員泄露，如有違反，將依法追究法律責任。2.場地保密：開標場地應具備良好的保密條件，避免開標過程中的信息泄露。場地內(nèi)的電子設備應定期進行安全檢查，防止信息被竊取或篡改。同時，在開標過程中，應關閉不必要的通訊設備和網(wǎng)絡連接，確保場地處于相對封閉的保密環(huán)境。（二）安全管理1.消防安全：開標場地應配備足夠數(shù)量且符合標準的消防器材，如滅火器、消火栓等。場地管理人員應定期組織消防知識培訓和消防演練，提高參與開標人員的消防安全意識和應急處置能力。確保消防通道暢通無阻，不得在通道內(nèi)堆放雜物。2.網(wǎng)絡安全：隨著開標活動的電子化程度不斷提高，網(wǎng)絡安全至關重要。場地內(nèi)的信息化設備應安裝正版操作系統(tǒng)和殺毒軟件，定期進行病毒查殺和系統(tǒng)更新。同時，加強網(wǎng)絡訪問控制，防止外部非法入侵，保障開標過程中的數(shù)據(jù)安全。3.應急管理：制定完善的開標場地應急預案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災、地震、設備故障、網(wǎng)絡癱瘓等，明確應急處置流程和責任分工。定期組織應急演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時，能夠迅速、有效地進行應對，保障開標活動的順利進行和人員生命財產(chǎn)安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司成立開標場地使用管理監(jiān)督小組，由公司相關領導、紀檢監(jiān)察部門人員、招投標業(yè)務部門代表等組成。定期對開標場地使用管理情況進行檢查，包括場地設施設備維護、申請流程執(zhí)行、開標現(xiàn)場管理等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：鼓勵參與投標的供應商對開標場地使用管理情況進行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為或不合理之處，可通過書面形式向公司提出投訴或建議。公司應及時受理并進行調(diào)查處理，將處理結(jié)果反饋給投訴人。（二）考核評價1.對申請部門考核：將開標場地使用申請的及時性、準確性以及對場地管理規(guī)定的遵守情況等納入申請部門的績效考核指標。對于申請不及時影響開標工作正常進行，或違反場地管理規(guī)定的部門，視情節(jié)輕重給予相應扣分處理。2.對場地管理部門考核：從場地資源管理、申請受理與安排、開標現(xiàn)場服務質(zhì)量、保密與安全管理等方面，對場地管理部門進行考核評價。定期收集申請部門和參與開標人員的反饋意見，根據(jù)考核結(jié)果對場地管理部門進行獎懲，激勵其不斷提高管理服務水平。七