執(zhí)法支隊(duì)檔案管理辦法一、引言親愛的同事們，檔案管理對(duì)于我們執(zhí)法支隊(duì)的工作至關(guān)重要。它記錄著我們執(zhí)法工作的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是我們工作成果的重要體現(xiàn)，也是后續(xù)執(zhí)法工作開展、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)以及責(zé)任追溯的重要依據(jù)。在過去二十年的工作中，我深刻體會(huì)到規(guī)范、科學(xué)的檔案管理能極大提升支隊(duì)的工作效率與質(zhì)量。今天，我們共同制定這份檔案管理辦法，希望大家認(rèn)真遵守，一起把檔案管理工作做好。二、檔案管理的目標(biāo)與原則（一）目標(biāo)1.確保檔案資料的完整性，全面記錄執(zhí)法支隊(duì)從日常執(zhí)法行動(dòng)到重大案件處理的各類信息。2.實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效存儲(chǔ)與便捷檢索，讓每一份檔案在需要時(shí)都能快速找到，為執(zhí)法工作提供有力支持。3.保障檔案的安全性，防止檔案信息的丟失、損壞與泄露，維護(hù)執(zhí)法工作的嚴(yán)肅性與保密性。（二）原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映執(zhí)法工作實(shí)際情況，確保每一份記錄真實(shí)可靠。我們鼓勵(lì)大家在記錄檔案信息時(shí)，秉持實(shí)事求是的態(tài)度，不夸大、不虛構(gòu)。2.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、存儲(chǔ)與利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都要遵循統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。希望大家嚴(yán)格按照本辦法規(guī)定的流程與標(biāo)準(zhǔn)操作。3.安全性原則：要采取必要的措施保障檔案實(shí)體與信息的安全，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要防止受到自然因素（如火災(zāi)、水災(zāi)等）和人為因素（如盜竊、篡改等）的破壞。三、檔案的分類與范圍（一）執(zhí)法案件檔案1.一般行政違法案件檔案：涵蓋日常巡查中發(fā)現(xiàn)并處理的各類行政違法案件資料，包括案件受理記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、調(diào)查詢問筆錄、證據(jù)材料（如照片、視頻、書證等）、行政處罰決定書等。2.重大執(zhí)法案件檔案：涉及情節(jié)嚴(yán)重、社會(huì)影響較大的執(zhí)法案件，除包含一般行政違法案件的所有資料外，還可能有案件的專項(xiàng)匯報(bào)材料、專家論證意見、上級(jí)部門的批示等。（二）執(zhí)法文書檔案1.內(nèi)部行文文書：如支隊(duì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等文件，這些文書記錄了支隊(duì)的工作規(guī)劃與執(zhí)行情況，對(duì)支隊(duì)整體工作的回顧與展望具有重要意義。2.對(duì)外發(fā)文文書：像給相關(guān)單位的協(xié)查函、告知書等，體現(xiàn)了我們與外部單位的工作溝通與協(xié)作。（三）執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)檔案1.人員基本信息檔案：每位執(zhí)法人員的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書、執(zhí)法資格證書等資料，是了解執(zhí)法隊(duì)伍人員構(gòu)成與專業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)。2.培訓(xùn)教育檔案：記錄支隊(duì)組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核成績(jī)等，反映了執(zhí)法人員專業(yè)能力提升的過程。（四）其他檔案1.會(huì)議檔案：支隊(duì)召開的各類會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等，能讓我們回顧會(huì)議決策與工作部署。2.榮譽(yù)檔案：支隊(duì)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌照片等，是支隊(duì)工作成績(jī)的見證，激勵(lì)我們不斷前進(jìn)。四、檔案的收集（一）收集責(zé)任主體1.各執(zhí)法大隊(duì)負(fù)責(zé)收集本大隊(duì)辦理的執(zhí)法案件檔案以及本大隊(duì)產(chǎn)生的執(zhí)法文書檔案，并定期移交至支隊(duì)檔案管理部門。希望各大隊(duì)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性與完整性。2.支隊(duì)辦公室負(fù)責(zé)收集支隊(duì)層面產(chǎn)生的執(zhí)法文書檔案、執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)檔案、會(huì)議檔案以及榮譽(yù)檔案等。辦公室同事要加強(qiáng)與各部門的溝通協(xié)作，全面收集各類檔案資料。（二）收集時(shí)間要求1.執(zhí)法案件檔案：一般行政違法案件在結(jié)案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理并移交；重大執(zhí)法案件在結(jié)案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理并移交。大家要嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成檔案收集，避免因拖延導(dǎo)致檔案資料缺失。2.執(zhí)法文書檔案：內(nèi)部行文文書在文件印發(fā)后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集；對(duì)外發(fā)文文書在文件發(fā)出后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集。3.執(zhí)法隊(duì)伍建設(shè)檔案：人員基本信息檔案在人員入職、離職或信息變更后[X]個(gè)工作日內(nèi)更新收集；培訓(xùn)教育檔案在培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集。4.會(huì)議檔案：在會(huì)議結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理。5.榮譽(yù)檔案：在獲得榮譽(yù)后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集。（三）收集質(zhì)量要求1.收集的檔案資料必須齊全完整，應(yīng)包含該類檔案所規(guī)定的所有內(nèi)容。例如執(zhí)法案件檔案，現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄、證據(jù)材料等缺一不可。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表規(guī)整、簽字蓋章等手續(xù)完備。大家在填寫檔案資料時(shí)，要認(rèn)真仔細(xì)，確保檔案質(zhì)量。五、檔案的整理（一）整理流程1.分類：按照檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案資料準(zhǔn)確歸入相應(yīng)類別。比如，將某一執(zhí)法案件的相關(guān)資料歸入執(zhí)法案件檔案中的一般行政違法案件或重大執(zhí)法案件類別。2.排序：在每一類檔案中，按照一定的邏輯順序?qū)Y料進(jìn)行排列。例如執(zhí)法案件檔案，可按照案件處理的時(shí)間先后順序，依次排列案件受理記錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄等資料。3.編號(hào)：對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性與系統(tǒng)性，便于后續(xù)的檢索與管理。4.編目：編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、責(zé)任者等信息，方便查閱。（二）整理規(guī)范1.紙質(zhì)檔案整理：紙張大小應(yīng)統(tǒng)一，對(duì)于不規(guī)范的紙張要進(jìn)行折疊或粘貼處理；裝訂要牢固，防止檔案資料散落。2.電子檔案整理：文件格式應(yīng)統(tǒng)一，建議采用常用的文檔格式如PDF、DOC等；電子文件的命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)文件的主要內(nèi)容與形成時(shí)間。六、檔案的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)設(shè)施要求1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。配備滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥品、防盜門窗等設(shè)備。2.檔案架（柜）要排列整齊，便于檔案的存放與取用。（二）紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)1.按照檔案類別與編號(hào)順序，將紙質(zhì)檔案存放在相應(yīng)的檔案架（柜）中，并做好標(biāo)識(shí)。例如，在檔案架上標(biāo)明“執(zhí)法案件檔案一般行政違法案件”等字樣。2.定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)紙張受潮、發(fā)霉等情況，要及時(shí)采取措施處理。（三）電子檔案存儲(chǔ)1.采用專用的存儲(chǔ)設(shè)備，如服務(wù)器、移動(dòng)硬盤等對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的地理位置。2.建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制電子檔案的訪問，防止信息泄露。七、檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立紙質(zhì)檔案目錄索引與電子檔案檢索系統(tǒng)，方便快速查找所需檔案。希望大家熟練掌握電子檔案檢索系統(tǒng)的使用方法，提高檢索效率。2.檔案目錄索引與檢索系統(tǒng)應(yīng)定期更新維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性與完整性。（二）利用申請(qǐng)與審批1.支隊(duì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案類別、時(shí)間段等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱檔案，需持單位介紹信，說明查閱事由，經(jīng)支隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案管理部門指定人員陪同下查閱。（三）利用方式與要求1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在申請(qǐng)表中注明，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。2.查閱人員要愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。希望大家珍惜檔案資料，共同維護(hù)檔案的完好性。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定周期與組織1.每[X]年對(duì)檔案進(jìn)行一次鑒定，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、執(zhí)法業(yè)務(wù)骨干、法律專業(yè)人員等。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要銷毀或繼續(xù)保存。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，如一些時(shí)效性較強(qiáng)的臨時(shí)性文件，可考慮銷毀。2.對(duì)涉及重大執(zhí)法案件、重要工作決策等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)妥善保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)支隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)有兩人以上監(jiān)督，并做好銷毀記錄。九、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.支隊(duì)檔案管理部門定期對(duì)各部門的檔案收集、整理、移交等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵(lì)全體執(zhí)法人員對(duì)檔案管理工作提出意見與建議，共同完善檔案管理工作。（二）考核措施1.將檔案管理工作納入各部門與個(gè)人的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部