結(jié)算管理辦法預(yù)留印鑒結(jié)算管理辦法之預(yù)留印鑒管理文檔一、引言在企業(yè)日常運(yùn)營中，資金結(jié)算的安全性與準(zhǔn)確性至關(guān)重要。預(yù)留印鑒作為保障結(jié)算安全的重要手段，猶如一把關(guān)鍵的“鑰匙”，守護(hù)著企業(yè)資金的流轉(zhuǎn)。我們深知，印鑒管理稍有不慎，便可能給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。因此，制定一套嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范且貼合實(shí)際操作的預(yù)留印鑒結(jié)算管理辦法，對于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展意義重大。希望大家通過認(rèn)真學(xué)習(xí)和嚴(yán)格遵守本管理辦法，共同筑牢企業(yè)資金安全的防線。二、適用范圍本管理辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分公司以及所有涉及資金結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)人員。無論是日常的貨款收付、費(fèi)用報(bào)銷，還是重大項(xiàng)目的資金往來，只要涉及銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)，均需遵循本辦法中關(guān)于預(yù)留印鑒的相關(guān)規(guī)定。三、預(yù)留印鑒的定義與種類（一）定義預(yù)留印鑒是指企業(yè)在銀行或其他金融機(jī)構(gòu)開設(shè)賬戶時(shí)，留存的用于日后辦理支付結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，對相關(guān)票據(jù)、憑證等進(jìn)行簽章確認(rèn)的印鑒樣本。這些印鑒將作為銀行等金融機(jī)構(gòu)核對支付指令真實(shí)性與有效性的重要依據(jù)。（二）種類1.公章：公司經(jīng)依法登記注冊，具有法律效力的法人印章，代表公司的整體意志和行為。2.財(cái)務(wù)專用章：專門用于財(cái)務(wù)往來結(jié)算業(yè)務(wù)的印章，主要用于各類財(cái)務(wù)票據(jù)、憑證的簽章，如支票、匯票、發(fā)票等。3.法定代表人章：刻有公司法定代表人姓名的印章，在涉及重要財(cái)務(wù)決策和特定結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)使用。部分業(yè)務(wù)中，法定代表人章與財(cái)務(wù)專用章共同使用，以增強(qiáng)結(jié)算的法律效力和安全性。4.其他專用章（如有）：根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，經(jīng)特別申請和審批后，在特定業(yè)務(wù)場景下使用的印鑒，如合同專用章用于簽訂經(jīng)濟(jì)合同等。但此類專用章用于結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，需嚴(yán)格按照本辦法相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、預(yù)留印鑒的刻制與啟用（一）刻制申請1.因新開設(shè)賬戶、更換印鑒等原因需要刻制預(yù)留印鑒時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或財(cái)務(wù)部門填寫《預(yù)留印鑒刻制申請表》。申請表中應(yīng)詳細(xì)注明刻制印鑒的種類、用途、申請部門、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.申請部門負(fù)責(zé)人需對申請內(nèi)容進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)，確保申請事項(xiàng)真實(shí)、合理且符合公司業(yè)務(wù)需求。（二）審批流程1.將填寫完整并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字的申請表提交至財(cái)務(wù)主管審核。財(cái)務(wù)主管從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制、資金管理等角度出發(fā)，對印鑒刻制的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審核。若審核通過，簽署明確的審核意見并簽字。2.審核后的申請表提交至公司管理層審批。公司管理層綜合考慮公司整體運(yùn)營戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)管理等因素，做出最終審批決定。審批通過后，由管理層負(fù)責(zé)人簽署審批意見并加蓋公司公章。（三）刻制實(shí)施1.經(jīng)審批通過的印鑒刻制申請，由公司指定的專人負(fù)責(zé)辦理刻制事宜?？讨茩C(jī)構(gòu)必須是經(jīng)公安部門備案的正規(guī)印章刻制單位，以確保印鑒的合法性和安全性。2.在刻制過程中，負(fù)責(zé)人員需與刻制單位保持密切溝通，監(jiān)督印鑒的刻制質(zhì)量和進(jìn)度。同時(shí)，要求刻制單位嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露印鑒相關(guān)信息。（四）印鑒啟用1.新刻制的預(yù)留印鑒完成后，需進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括印鑒的樣式、字體、規(guī)格等是否與申請一致，印鑒的材質(zhì)、雕刻工藝是否符合質(zhì)量要求等。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員在《預(yù)留印鑒刻制申請表》上簽字確認(rèn)。2.啟用新印鑒前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)提前通知公司內(nèi)部各相關(guān)部門以及與其有資金往來的銀行、客戶等單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括新印鑒的啟用時(shí)間、印鑒樣式（可附印鑒樣本復(fù)印件）等信息，確保各方做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。同時(shí)，在公司內(nèi)部發(fā)布正式的印鑒啟用通知文件，明確新印鑒的使用范圍和相關(guān)要求。五、預(yù)留印鑒的保管與使用（一）保管原則1.專人保管：預(yù)留印鑒必須由專人負(fù)責(zé)保管，確保責(zé)任明確。嚴(yán)禁將印鑒隨意交予他人代管或多人交叉保管，避免因管理混亂導(dǎo)致印鑒失控。2.分人分管：為形成有效的內(nèi)部牽制機(jī)制，公章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等主要印鑒應(yīng)分別由不同人員保管。其中，財(cái)務(wù)專用章一般由財(cái)務(wù)部門指定的專人保管，法定代表人章可由法定代表人本人或其授權(quán)的專人保管，公章由公司辦公室指定專人保管。對于其他專用章，也應(yīng)根據(jù)其使用性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，落實(shí)到具體的保管責(zé)任人。3.安全存放：印鑒保管人員應(yīng)將印鑒存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，保險(xiǎn)柜或文件柜應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮性能，并妥善保管鎖具鑰匙或密碼。存放印鑒的場所應(yīng)設(shè)置必要的監(jiān)控設(shè)備，確保印鑒的存放環(huán)境安全可控。（二）使用流程1.使用申請：當(dāng)公司內(nèi)部各部門因業(yè)務(wù)需要使用預(yù)留印鑒時(shí)，需填寫《預(yù)留印鑒使用申請表》。申請表中應(yīng)詳細(xì)注明使用印鑒的種類、用途、涉及金額、業(yè)務(wù)相關(guān)信息（如合同編號、票據(jù)號碼等）、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容。2.審批環(huán)節(jié)申請表首先提交至申請部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人需對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)使用印鑒的事項(xiàng)符合部門業(yè)務(wù)安排和公司規(guī)定。審核通過后，簽署審批意見并簽字。部門負(fù)責(zé)人審批通過的申請表再提交至財(cái)務(wù)主管審批。財(cái)務(wù)主管從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制、資金合規(guī)使用等角度進(jìn)行審核，確保使用印鑒的業(yè)務(wù)不會給公司帶來財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。若涉及重大金額或復(fù)雜業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)主管可組織相關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估后再做出審批決定。審批通過后，財(cái)務(wù)主管簽署明確的審核意見并簽字。對于涉及金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定）或重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的印鑒使用申請，還需提交至公司管理層審批。公司管理層從公司整體運(yùn)營戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)管理等層面進(jìn)行綜合考量，做出最終審批決定。審批通過后，由管理層負(fù)責(zé)人簽署審批意見并簽字。3.印鑒使用印鑒保管人員在接到經(jīng)審批通過的《預(yù)留印鑒使用申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的各項(xiàng)信息與實(shí)際業(yè)務(wù)情況是否相符。確認(rèn)無誤后，在申請表上登記印鑒使用的時(shí)間、經(jīng)辦人等信息，并按照申請表上注明的業(yè)務(wù)用途，在相關(guān)票據(jù)、憑證或文件上加蓋印鑒。加蓋印鑒時(shí)，印鑒保管人員應(yīng)確保印鑒清晰、完整，不得出現(xiàn)模糊、重疊等情況。同時(shí)，需有專人在場監(jiān)督印鑒的使用過程，監(jiān)督人員一般為申請部門的非印鑒使用經(jīng)辦人或財(cái)務(wù)部門的其他人員。監(jiān)督人員需在申請表上簽字確認(rèn)印鑒使用過程合規(guī)。印鑒使用完畢后，印鑒保管人員應(yīng)及時(shí)將印鑒放回指定的存放地點(diǎn)妥善保管，并在申請表上注明印鑒已歸還。六、預(yù)留印鑒的變更與掛失（一）變更1.變更申請：當(dāng)公司因名稱變更、法定代表人更換、印鑒損壞或其他原因需要變更預(yù)留印鑒時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或財(cái)務(wù)部門填寫《預(yù)留印鑒變更申請表》。申請表中應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、變更前后的印鑒樣式、涉及的銀行賬戶信息等內(nèi)容。2.審批流程：變更申請的審批流程與印鑒刻制申請的審批流程一致，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)主管、公司管理層逐級審核審批，確保變更事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需求。3.變更實(shí)施審批通過后，按照本辦法中關(guān)于預(yù)留印鑒刻制的相關(guān)規(guī)定，完成新印鑒的刻制工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)及時(shí)通知相關(guān)銀行等金融機(jī)構(gòu)辦理預(yù)留印鑒變更手續(xù)。辦理變更手續(xù)時(shí)，需攜帶公司的相關(guān)證明文件（如營業(yè)執(zhí)照副本、法定代表人身份證明、變更申請書等）以及新刻制的印鑒樣本，按照銀行要求的流程完成變更操作。在公司內(nèi)部，發(fā)布正式的印鑒變更通知文件，明確新印鑒的啟用時(shí)間、使用范圍等信息，并組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保大家了解并掌握印鑒變更后的相關(guān)規(guī)定和操作流程。（二）掛失1.掛失申請：若預(yù)留印鑒不慎遺失、被盜或發(fā)現(xiàn)存在其他可能導(dǎo)致印鑒失控的情況，印鑒保管人員應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。部門負(fù)責(zé)人在接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對事件進(jìn)行初步調(diào)查，并填寫《預(yù)留印鑒掛失申請表》。申請表中應(yīng)詳細(xì)說明印鑒掛失的原因、印鑒遺失或失控的大致時(shí)間和地點(diǎn)、可能造成的影響等內(nèi)容。2.審批流程：掛失申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)主管、公司管理層審批。各層級審批人員應(yīng)高度重視印鑒掛失事項(xiàng)，認(rèn)真審核申請表中的內(nèi)容，評估掛失可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)，并做出相應(yīng)的審批決定。3.掛失處理審批通過后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)立即通知相關(guān)銀行等金融機(jī)構(gòu)對遺失或失控的預(yù)留印鑒進(jìn)行掛失止付處理，防止不法分子利用印鑒進(jìn)行非法支付結(jié)算活動給公司造成經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)，向公安部門報(bào)案，積極配合公安機(jī)關(guān)的調(diào)查工作，爭取盡快找回印鑒或查明事件真相。在公司內(nèi)部發(fā)布印鑒掛失通知，提醒各部門和全體員工注意防范因印鑒掛失可能引發(fā)的各類風(fēng)險(xiǎn)。通知中應(yīng)明確告知印鑒掛失的情況、掛失時(shí)間、后續(xù)處理措施等信息。根據(jù)印鑒掛失的具體情況，按照本辦法中關(guān)于預(yù)留印鑒刻制與啟用的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)刻制新的印鑒并辦理相關(guān)啟用手續(xù)，確保公司資金結(jié)算業(yè)務(wù)的正常開展。七、預(yù)留印鑒的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門或內(nèi)部監(jiān)督小組定期對預(yù)留印鑒的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查工作應(yīng)涵蓋印鑒的刻制、啟用、保管、使用、變更、掛失等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保印鑒管理辦法的各項(xiàng)規(guī)定得到有效執(zhí)行。2.審計(jì)部門或內(nèi)部監(jiān)督小組在開展監(jiān)督檢查工作時(shí)，應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和檢查表，明確檢查內(nèi)容、檢查方法和檢查標(biāo)準(zhǔn)。檢查過程中，可通過查閱相關(guān)文件資料、實(shí)地查看印鑒存放保管情況、詢問印鑒保管和使用人員等方式，全面了解印鑒管理的實(shí)際情況。（二）檢查內(nèi)容與頻率1.檢查內(nèi)容印鑒刻制與啟用的合規(guī)性：檢查印鑒刻制申請是否按照規(guī)定流程審批，刻制機(jī)構(gòu)是否合法合規(guī)，新印鑒啟用前是否通知相關(guān)單位和部門。印鑒保管情況：檢查印鑒是否由專人分人分管，存放地點(diǎn)是否安全，保管人員是否嚴(yán)格遵守保管規(guī)定。印鑒使用流程：檢查印鑒使用申請是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全，印鑒使用過程是否有專人監(jiān)督，使用記錄是否完整。印鑒變更與掛失處理：檢查印鑒變更和掛失申請是否及時(shí)、審批是否合規(guī)，相關(guān)后續(xù)處理措施是否得當(dāng)。2.檢查頻率：定期監(jiān)督檢查每季度進(jìn)行一次，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)印鑒管理過程中存在的問題。同時(shí)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、內(nèi)部管理需求或突發(fā)事件等，可適時(shí)開展不定期的專項(xiàng)檢查。（三）問題整改與反饋1.審計(jì)部門或內(nèi)部監(jiān)督小組在檢查結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)形成檢查報(bào)告。報(bào)告中應(yīng)詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題、問題產(chǎn)生的原因、可能帶來的風(fēng)險(xiǎn)以及整改建議等內(nèi)容。將檢查報(bào)告提交至公司管理層，并反饋給印鑒管理相關(guān)部門。2.印鑒管理相關(guān)部門在接到檢查報(bào)告后，應(yīng)針對發(fā)現(xiàn)的問題制定切實(shí)可行的整改措施，并明確整改責(zé)任人、整改期限。在整改期限內(nèi)完成問題整改，并將整改情況書面反饋給審計(jì)部門或內(nèi)部監(jiān)督小組。審計(jì)部門或內(nèi)部監(jiān)督小組應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底整改，印鑒管理工作不斷完善。八、違規(guī)處理與責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定在預(yù)留印鑒管理過程中，以下行為被認(rèn)定為違規(guī)行為：1.未經(jīng)審批擅自刻制、變更或啟用預(yù)留印鑒。2.未按規(guī)定專人分人保管預(yù)留印鑒，導(dǎo)致印鑒丟失、被盜或失控。3.違反印鑒使用流程，在無審批手續(xù)或?qū)徟掷m(xù)不全的情況下使用印鑒，或在使用印鑒過程中弄虛作假。4.故意泄露預(yù)留印鑒相關(guān)信息，給公司造成潛在風(fēng)險(xiǎn)或經(jīng)濟(jì)損失。5.對印鑒管理中發(fā)現(xiàn)的問題隱瞞不報(bào)或整改不力。（二）責(zé)任追究措施1.對于違反預(yù)留印鑒管理規(guī)定的個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等不同程度的處罰。同時(shí)，要求違規(guī)人員承擔(dān)因違規(guī)行為給公司造成的直接經(jīng)濟(jì)損失。2.若違規(guī)行為構(gòu)成犯罪的，公