執(zhí)業(yè)印章授權(quán)管理辦法一、引言在我們公司的日常運(yùn)營中，執(zhí)業(yè)印章代表著公司的權(quán)威和責(zé)任，其使用直接影響到業(yè)務(wù)的合規(guī)性與可靠性。為了確保執(zhí)業(yè)印章使用的安全性、規(guī)范性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司多年的實(shí)際運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)，特制定本《執(zhí)業(yè)印章授權(quán)管理辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護(hù)公司的合法權(quán)益與良好形象。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及執(zhí)業(yè)印章使用的部門、人員和業(yè)務(wù)場景。無論是常規(guī)業(yè)務(wù)文件的簽署，還是重要項(xiàng)目合同的確認(rèn)，只要涉及執(zhí)業(yè)印章的使用，都需遵循本管理辦法。三、執(zhí)業(yè)印章的定義與分類1.定義：執(zhí)業(yè)印章是指按照法律、法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，用于證明公司特定業(yè)務(wù)行為合法性、有效性的專用印章。它是公司開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要標(biāo)識，承載著公司的法律責(zé)任與商業(yè)信譽(yù)。2.分類業(yè)務(wù)專用印章：用于各類常規(guī)業(yè)務(wù)文件，如業(yè)務(wù)往來函件、一般項(xiàng)目報(bào)告等。這類印章使用頻率相對較高，涵蓋公司日常經(jīng)營中的眾多業(yè)務(wù)場景。我們鼓勵(lì)各部門在符合規(guī)定的前提下，合理利用業(yè)務(wù)專用印章，提高工作效率。合同專用印章：專門用于簽署各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議等具有法律約束力的文件。由于合同涉及到公司的重大權(quán)益和法律責(zé)任，合同專用印章的管理尤為重要。希望大家在使用合同專用印章時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎對待，嚴(yán)格遵守相關(guān)流程。財(cái)務(wù)專用印章：主要用于財(cái)務(wù)票據(jù)的開具、收款、付款等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)工作的特殊性決定了財(cái)務(wù)專用印章的重要性，任何與財(cái)務(wù)專用印章相關(guān)的操作都必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)。四、印章的刻制與啟用1.刻制流程因業(yè)務(wù)需求需刻制新的執(zhí)業(yè)印章時(shí)，由相關(guān)需求部門填寫《執(zhí)業(yè)印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章的名稱、用途、使用范圍等信息，并提交至行政部門。行政部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核通過后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位，按照國家規(guī)定的印章規(guī)格、樣式進(jìn)行刻制。在選擇印章刻制單位時(shí)，一定要確保其具備正規(guī)資質(zhì)，避免出現(xiàn)印章質(zhì)量問題或法律糾紛。2.啟用程序新刻制的執(zhí)業(yè)印章完成后，行政部門需對印章進(jìn)行留樣備案，并填寫《執(zhí)業(yè)印章啟用登記表》，記錄印章的名稱、編號、刻制時(shí)間、啟用時(shí)間等信息。行政部門發(fā)布印章啟用通知，告知公司各部門新印章的正式啟用及相關(guān)注意事項(xiàng)。希望各部門及時(shí)關(guān)注啟用通知，避免因信息不暢導(dǎo)致工作失誤。五、印章的保管1.保管原則：執(zhí)業(yè)印章遵循專人保管、分部門分級管理的原則。各部門負(fù)責(zé)人對本部門所使用的執(zhí)業(yè)印章負(fù)主要保管責(zé)任，并指定專人作為印章保管專員，負(fù)責(zé)印章的日常保管與使用登記。2.保管要求印章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的存放設(shè)施中，確保存放地點(diǎn)安全可靠，具備防火、防盜、防潮等基本條件。同時(shí)，印章保管專員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜密碼和鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。印章保管專員應(yīng)定期對印章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、丟失等異常情況，應(yīng)立即向上級報(bào)告，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。在日常工作中，大家要養(yǎng)成定期檢查印章的好習(xí)慣，做到防患于未然。六、印章的授權(quán)使用1.授權(quán)原則：公司根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、重要程度等因素，對不同類型的執(zhí)業(yè)印章進(jìn)行分級授權(quán)。授權(quán)范圍明確規(guī)定哪些人員在何種情況下有權(quán)使用相應(yīng)印章，確保印章使用的權(quán)力與責(zé)任相匹配。2.授權(quán)流程一般授權(quán)：對于日常業(yè)務(wù)中經(jīng)常使用且風(fēng)險(xiǎn)相對較低的印章使用，可采用一般授權(quán)方式。由印章保管專員根據(jù)既定的業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限，對符合要求的用印申請予以蓋章。例如，對于一些常規(guī)的業(yè)務(wù)報(bào)表、一般性函件等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，印章保管專員即可用印。希望大家在執(zhí)行一般授權(quán)流程時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，保證流程的順暢與規(guī)范。特殊授權(quán)：涉及重大項(xiàng)目、重要合同、金額較大的文件等關(guān)鍵業(yè)務(wù)的印章使用，需進(jìn)行特殊授權(quán)。特殊授權(quán)申請由需求部門填寫《執(zhí)業(yè)印章特殊授權(quán)申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)的背景、內(nèi)容、風(fēng)險(xiǎn)評估等信息，并按審批權(quán)限依次提交部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。只有在所有審批環(huán)節(jié)均通過后，方可使用印章。在特殊授權(quán)過程中，各審批環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人要認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，確保用印的安全性與必要性。七、用印申請與審批1.用印申請：任何需使用執(zhí)業(yè)印章的部門或個(gè)人，均應(yīng)提前填寫《執(zhí)業(yè)印章使用申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)填寫用印文件的名稱、文號、份數(shù)、用印事由、預(yù)計(jì)用印時(shí)間等信息。同時(shí)，需附上用印文件的電子版或紙質(zhì)版，以便審批人員了解文件內(nèi)容。希望大家在填寫申請表時(shí)，務(wù)必認(rèn)真、準(zhǔn)確地填寫各項(xiàng)信息，避免因信息不完整導(dǎo)致審批延誤。2.審批流程部門內(nèi)部審核：申請部門負(fù)責(zé)人收到用印申請表后，對用印事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括用印文件的內(nèi)容是否符合本部門業(yè)務(wù)范圍、用印事由是否合理、相關(guān)手續(xù)是否齊全等。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)秉持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保用印申請?jiān)诓块T內(nèi)部得到嚴(yán)格把關(guān)。跨部門會簽：如用印事項(xiàng)涉及多個(gè)部門，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽。各會簽部門從自身專業(yè)角度對用印文件進(jìn)行審核，并在申請表上簽署意見。會簽過程中，各部門要加強(qiáng)溝通協(xié)作，充分發(fā)表意見，確保用印文件的全面性與準(zhǔn)確性。上級領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)授權(quán)范圍，將經(jīng)過部門內(nèi)部審核和跨部門會簽的用印申請表提交至相應(yīng)的上級領(lǐng)導(dǎo)審批。上級領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮用印事項(xiàng)的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素，做出最終的審批決定。希望各級領(lǐng)導(dǎo)在審批過程中，嚴(yán)格按照授權(quán)規(guī)定，審慎行使審批權(quán)力。八、印章的使用登記與記錄1.使用登記：印章保管專員在每次使用印章前，必須對用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印人、文件名稱、文號、用印份數(shù)、審批人等信息。使用登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保每一次用印行為都有跡可循。2.記錄留存：除了紙質(zhì)的使用登記記錄外，公司還應(yīng)建立電子檔案，對用印申請表、審批意見、用印文件等相關(guān)資料進(jìn)行電子化留存。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。通過建立完善的記錄留存制度，為公司的印章管理和業(yè)務(wù)追溯提供有力支持。九、印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、業(yè)務(wù)范圍調(diào)整、印章磨損嚴(yán)重等原因，導(dǎo)致原執(zhí)業(yè)印章不再適用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。對于違規(guī)使用印章或存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的印章，經(jīng)公司管理層研究決定，可予以停用。2.停用流程：由相關(guān)部門提出印章停用申請，填寫《執(zhí)業(yè)印章停用申請表》，說明停用原因。經(jīng)行政部門審核、公司管理層審批后，發(fā)布印章停用通知。印章保管專員在接到停用通知后，將停用印章妥善封存，并做好標(biāo)記。3.銷毀程序?qū)τ诖_實(shí)不再使用且無保存價(jià)值的停用印章，由行政部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《執(zhí)業(yè)印章銷毀申請表》，報(bào)公司管理層審批。銷毀工作應(yīng)在具有相關(guān)資質(zhì)的印章銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行，或由行政部門會同審計(jì)、法務(wù)等相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀完成后，應(yīng)保存好銷毀證明材料，以備查考。十、監(jiān)督與檢查1.定期檢查：公司行政部門應(yīng)定期對各部門的執(zhí)業(yè)印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查周期為每季度一次。檢查內(nèi)容包括印章保管情況、用印登記記錄、授權(quán)審批流程執(zhí)行情況等。通過定期檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)印章管理中存在的問題，并督促整改。2.不定期抽查：公司審計(jì)部門不定期對執(zhí)業(yè)印章的使用情況進(jìn)行抽查。抽查重點(diǎn)關(guān)注重大項(xiàng)目、重要合同的用印情況，以及印章使用是否存在違規(guī)操作。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)出具審計(jì)報(bào)告，并提出整改建議。相關(guān)部門應(yīng)積極配合審計(jì)工作，認(rèn)真落實(shí)整改措施。3.違規(guī)處理：對于違反本辦法規(guī)定使用執(zhí)業(yè)印章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。情節(jié)較輕的，給予批評教育、責(zé)令整改；情節(jié)嚴(yán)重的，對相關(guān)責(zé)任人給予警告、罰