自行采購流程管理辦法一、引言在公司的日常運營中，自行采購活動頻繁發(fā)生。為了確保采購工作的順利進行，規(guī)范采購流程，提高采購效率，同時保證采購活動符合相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，特制定本《自行采購流程管理辦法》。希望大家認真研讀，嚴格遵守，共同為公司營造一個規(guī)范、高效的采購環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)各部門因業(yè)務(wù)需要，在預(yù)算范圍內(nèi)自行開展的各類采購活動。但涉及大型項目招標、戰(zhàn)略合作伙伴采購等特殊采購活動，如有專門的管理規(guī)定，從其規(guī)定。三、采購原則1.合規(guī)性原則：所有采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保采購行為合法合規(guī)。我們鼓勵大家時刻關(guān)注法律法規(guī)變化，及時調(diào)整采購行為，共同維護公司的合法權(quán)益。2.經(jīng)濟性原則：在滿足需求的前提下，追求性價比最優(yōu)，合理控制采購成本。希望大家在采購過程中，多做市場調(diào)研，貨比三家，為公司節(jié)省每一筆不必要的開支。3.公正性原則：采購過程應(yīng)保持公正、公平，不得偏袒任何一方供應(yīng)商。無論是長期合作的供應(yīng)商還是新的潛在供應(yīng)商，都應(yīng)給予同等的機會參與競爭。4.透明性原則：采購信息、采購流程和采購結(jié)果應(yīng)保持透明，接受公司內(nèi)部和相關(guān)監(jiān)督部門的監(jiān)督。這樣不僅可以增強員工對采購工作的信任，也有助于防止暗箱操作等不良行為的發(fā)生。四、職責分工1.需求部門負責根據(jù)業(yè)務(wù)需求，準確提出采購申請，明確采購物品或服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及交付時間等關(guān)鍵信息。希望大家在填寫采購申請時，務(wù)必仔細核對，確保信息的準確性，避免因信息錯誤給后續(xù)采購工作帶來不必要的麻煩。參與供應(yīng)商的選擇、評估和合同談判等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)的技術(shù)支持和需求方面的意見。在這些環(huán)節(jié)中，需求部門要積極發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢，確保采購到的物品或服務(wù)能夠真正滿足業(yè)務(wù)需求。負責對采購物品或服務(wù)進行驗收，確保其符合采購要求。驗收工作要嚴謹認真，對于不符合要求的物品或服務(wù)，要及時提出異議并按規(guī)定處理。2.采購部門負責制定和完善自行采購流程，并對流程的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和管理。采購部門要定期對采購流程進行審查，根據(jù)實際情況進行優(yōu)化，提高采購效率。匯總各需求部門的采購申請，進行分類整理，并根據(jù)采購預(yù)算和市場情況，制定采購計劃。在制定采購計劃的過程中，要充分考慮各種因素，確保計劃的合理性和可行性。負責尋找、篩選、評估和選擇供應(yīng)商，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。希望采購部門不斷拓展供應(yīng)商資源，引入優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，為公司采購工作提供更多的選擇。負責組織采購合同的談判、簽訂與執(zhí)行，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。在合同簽訂和執(zhí)行過程中，要嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定操作，確保公司的利益得到保障。3.財務(wù)部門負責審核采購預(yù)算，確保采購活動在預(yù)算范圍內(nèi)進行。財務(wù)部門要對采購預(yù)算進行嚴格把關(guān)，對于超出預(yù)算的采購申請，要及時與相關(guān)部門溝通，按規(guī)定進行處理。負責審核采購發(fā)票、付款申請等財務(wù)憑證，辦理采購款項的支付手續(xù)。在審核過程中，要認真細致，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。協(xié)助采購部門進行成本分析和控制，為采購決策提供財務(wù)方面的支持和建議。財務(wù)部門要利用自身的專業(yè)知識，從財務(wù)角度為采購工作提供有價值的參考。4.監(jiān)督部門（如審計部門等）負責對自行采購活動進行全程監(jiān)督，審查采購流程的合規(guī)性、采購行為的公正性以及采購結(jié)果的合理性。監(jiān)督部門要獨立、客觀地開展工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中存在的問題。受理關(guān)于采購活動的投訴和舉報，進行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果提出處理建議。對于投訴和舉報，監(jiān)督部門要嚴肅對待，認真調(diào)查，確保公司采購環(huán)境的清正廉潔。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計使用時間、預(yù)算金額等信息。在填寫表格時，請務(wù)必使用規(guī)范的術(shù)語和準確的數(shù)據(jù)，避免模糊不清或容易產(chǎn)生歧義的表述。2.《采購申請表》需經(jīng)需求部門負責人審核簽字，確認采購需求的合理性和必要性。部門負責人要從整體業(yè)務(wù)角度出發(fā)，認真審核采購申請，確保每一項采購都是真正為了滿足工作需要。3.將審核通過的《采購申請表》提交至采購部門。提交過程中，注意確保申請表的完整性，避免出現(xiàn)遺漏或丟失的情況。（二）采購計劃制定1.采購部門收到各需求部門提交的《采購申請表》后，進行匯總整理。對同類或相似的采購需求進行合并，以便于集中采購，降低采購成本。2.根據(jù)公司采購預(yù)算、市場供應(yīng)情況以及采購物品或服務(wù)的緊急程度，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、采購方式、預(yù)計采購時間、預(yù)算分配等內(nèi)容。在制定計劃時，要充分考慮市場的不確定性，預(yù)留一定的彈性空間，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。3.采購計劃需報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批過程中，會從公司整體戰(zhàn)略和資源配置的角度進行考量，確保采購計劃與公司的發(fā)展方向相一致。（三）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商尋找與收集：采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦、采購平臺等。鼓勵大家積極拓展供應(yīng)商信息渠道，不斷豐富供應(yīng)商資源庫。在收集供應(yīng)商信息時，要注意信息的真實性和可靠性，對供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等進行初步了解。2.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購需求和初步收集的供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進行篩選。篩選過程中，主要考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。可以要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明材料，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品檢測報告、業(yè)績證明等。同時，可以通過電話咨詢、實地考察、向其他客戶了解等方式，對供應(yīng)商進行進一步的核實和評估。3.供應(yīng)商評估：對于篩選出的重點供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員（包括需求部門、技術(shù)部門、財務(wù)部門等）進行綜合評估。評估可以采用打分制，從不同維度對供應(yīng)商進行量化評價，如產(chǎn)品質(zhì)量占比40%、價格占比30%、交貨期占比20%、售后服務(wù)占比10%等（具體權(quán)重可根據(jù)采購項目的特點進行調(diào)整）。評估結(jié)束后，形成《供應(yīng)商評估報告》，記錄評估過程和結(jié)果。希望參與評估的人員能夠秉持公正、客觀的態(tài)度，為公司篩選出優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。4.供應(yīng)商確定：根據(jù)《供應(yīng)商評估報告》，采購部門確定最終的供應(yīng)商。在確定供應(yīng)商時，不僅要考慮評估分數(shù)，還要綜合考慮供應(yīng)商與公司的合作意愿、合作歷史等因素。對于首次合作的供應(yīng)商，可以先進行小批量的試采購，觀察其實際表現(xiàn)，再決定是否建立長期合作關(guān)系。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門與選定的供應(yīng)商就采購細節(jié)進行溝通協(xié)商，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任、爭議解決方式等條款。合同條款要明確、具體，避免模糊不清或存在漏洞，以保障雙方的合法權(quán)益。在起草合同過程中，可以參考公司已有的合同模板，并結(jié)合本次采購的實際情況進行調(diào)整和完善。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至公司相關(guān)部門進行審核。財務(wù)部門主要審核合同中的財務(wù)條款，如價格、付款方式等，確保合同符合公司財務(wù)規(guī)定和預(yù)算要求；法務(wù)部門審核合同的法律條款，確保合同的法律效力和合法性，避免潛在的法律風險；需求部門審核合同中關(guān)于物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量等條款，確保合同能夠滿足實際需求。各部門要認真履行審核職責，及時反饋審核意見。3.合同簽訂：根據(jù)各部門的審核意見，采購部門對合同進行修改完善，確保合同無異議后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。簽訂合同前，要再次確認合同條款的準確性和完整性。合同簽訂后，采購部門要將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購?fù)ㄖ翰少彶块T將簽訂好的采購合同及時通知供應(yīng)商，明確采購物品或服務(wù)的詳細要求、交貨時間、交貨地點等關(guān)鍵信息。通知方式可以采用書面形式（如郵件、傳真等），確保供應(yīng)商準確收到通知內(nèi)容。同時，要求供應(yīng)商回復(fù)確認已收到通知，并承諾按照合同要求履行義務(wù)。2.采購跟蹤：在采購合同執(zhí)行過程中，采購部門要定期跟蹤采購進度，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購物品的生產(chǎn)或服務(wù)的提供情況。對于可能影響交貨時間或質(zhì)量的問題，要提前預(yù)警，并與供應(yīng)商共同協(xié)商解決方案。如果供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨、質(zhì)量問題等違約行為，采購部門要及時按照合同約定采取相應(yīng)措施，如要求供應(yīng)商承擔違約責任、更換供應(yīng)商等，以保障公司的利益不受損害。希望采購部門能夠保持積極主動的工作態(tài)度，確保采購工作順利推進。（六）驗收與付款1.驗收準備：在預(yù)計交貨日期前，需求部門做好驗收準備工作，包括制定驗收標準、準備驗收工具和人員等。驗收標準應(yīng)與采購合同中規(guī)定的質(zhì)量要求相一致，確保驗收工作有章可循。同時，通知采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門參與驗收。2.驗收實施：供應(yīng)商交貨后，需求部門按照驗收標準對采購物品或服務(wù)進行驗收。驗收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、性能指標等方面（對于服務(wù)的驗收，主要考察服務(wù)的質(zhì)量、效果、完成情況等）。驗收過程中，要詳細記錄驗收情況，填寫《驗收報告》。如果驗收發(fā)現(xiàn)問題，需求部門要及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商整改或采取其他補救措施。對于不符合要求且無法整改的物品或服務(wù)，要按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、扣除相應(yīng)款項等。3.付款申請：驗收合格后，供應(yīng)商提交付款申請及相關(guān)發(fā)票等資料。采購部門對付款申請進行審核，確認無誤后，連同《驗收報告》、采購合同等資料一并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和合同約定，審核付款申請和相關(guān)憑證，辦理付款手續(xù)。在付款過程中，要嚴格遵守財務(wù)審批流程，確保付款的準確性和安全性。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商檔案管理1.采購部門負責建立和維護供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、評估報告、采購合同、交貨記錄、質(zhì)量情況、售后服務(wù)等資料進行整理歸檔。供應(yīng)商檔案要做到信息完整、準確，便于隨時查閱和更新。希望采購部門定期對供應(yīng)商檔案進行梳理，及時刪除無效或過期的信息，確保檔案的有效性。2.對于每一次與供應(yīng)商的合作，要在檔案中詳細記錄合作情況，包括采購項目名稱、合同金額、交貨時間、質(zhì)量問題及處理結(jié)果等，作為后續(xù)評估供應(yīng)商的重要依據(jù)。（二）供應(yīng)商評估與考核1.定期評估：采購部門每年組織一次對供應(yīng)商的全面評估，評估內(nèi)容涵蓋供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。評估采用定量與定性相結(jié)合的方式，通過數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、實地考察等方法，對供應(yīng)商進行客觀評價。希望各相關(guān)部門積極參與供應(yīng)商評估工作，提供真實、準確的評估意見。2.動態(tài)考核：在日常采購過程中，采購部門和需求部門對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行動態(tài)跟蹤和考核。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、延遲交貨、服務(wù)不及時等不良行為的供應(yīng)商，及時記錄并根據(jù)情節(jié)嚴重程度給予相應(yīng)的警告、處罰或終止合作等處理。通過動態(tài)考核，促使供應(yīng)商不斷提高自身的服務(wù)水平和產(chǎn)品質(zhì)量。3.評估結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以給予增加采購份額、優(yōu)先合作、頒發(fā)榮譽證書等獎勵；對于表現(xiàn)一般的供應(yīng)商，要與其溝通交流，提出改進要求和建議；對于表現(xiàn)較差、不符合公司要求的供應(yīng)商，要及時淘汰，以保證供應(yīng)商隊伍的整體質(zhì)量。七、監(jiān)督與審計1.監(jiān)督部門定期對自行采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的完整性、供應(yīng)商的選擇與評估、合同的簽訂與執(zhí)行、驗收與付款等環(huán)節(jié)。監(jiān)督檢查可以采用抽查、專項檢查等方式進行，確保采購活動的各個環(huán)節(jié)都能得到有效監(jiān)督。希望監(jiān)督部門能夠認真履行職責，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的不規(guī)范行為。2.審計部門定期對自行采購活動進行審計，審查采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性和效益性。審計過程中，要對采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況、成本控制情況、供應(yīng)商選擇的合理性、合同條款的合法性等進行全面審查。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，要提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。通過審計，不斷完善公司的采購管理制度和流程，提高采購工作的質(zhì)量和效益。3.公司鼓勵員工對采購活動中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報。對于實名舉報且經(jīng)查實的，公司將根據(jù)情況給予舉報人一定的獎勵，并為舉報人保密