證券公司印章管理辦法一、前言在證券公司的運營過程中，印章是具有法律效力的重要憑證，其使用和管理的規(guī)范性直接關(guān)系到公司的法律責(zé)任、經(jīng)營風(fēng)險以及整體運作的穩(wěn)定性。一份完善的印章管理辦法，不僅是遵循法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的必然要求，更是保護(hù)公司和客戶利益的關(guān)鍵措施。我們希望通過這份管理辦法，讓每一位涉及印章使用的同事都能深刻認(rèn)識到印章管理的重要性，共同營造規(guī)范、安全的工作環(huán)境。二、適用范圍本辦法適用于公司總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及公司下屬子公司所有印章的管理工作。這里的印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務(wù)專用章、業(yè)務(wù)專用章等各類以公司名義刻制并使用的印章。三、職責(zé)分工1.綜合管理部門負(fù)責(zé)公司印章管理的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作，制定和完善印章管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。希望綜合管理部門同事能充分發(fā)揮主導(dǎo)作用，定期檢查各部門印章管理情況，確保制度落實到位。同時，應(yīng)負(fù)責(zé)公司公章、法定代表人章的保管和使用審批工作，嚴(yán)格把控用印流程。2.法務(wù)部門從法律合規(guī)角度對印章管理辦法進(jìn)行審核與監(jiān)督，確保印章使用符合法律法規(guī)及監(jiān)管要求。法務(wù)同事在每一次重大用印事項中，都要憑借專業(yè)知識，為公司把好法律關(guān)。我們鼓勵法務(wù)部門定期對公司印章使用情況進(jìn)行法律風(fēng)險評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。3.財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)專用章及相關(guān)財務(wù)類印章的保管和使用管理，確保財務(wù)工作涉及的印章使用合法合規(guī)。財務(wù)工作嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，財務(wù)專用章使用頻繁，希望財務(wù)部門同事嚴(yán)格按照財務(wù)流程和規(guī)定使用印章，做好印章使用登記工作。4.其他部門各部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)專用章的保管、使用申請及日常管理工作。各部門負(fù)責(zé)人要對本部門印章管理工作負(fù)總責(zé)，指定專人負(fù)責(zé)印章保管，確保印章使用在本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合理、合規(guī)。我們鼓勵各部門在使用印章過程中，如有任何疑問或發(fā)現(xiàn)異常情況，及時與綜合管理部門溝通。四、印章的刻制1.刻制申請因工作需要刻制印章的部門，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明申請刻制印章的名稱、用途、使用范圍等信息，并提交相關(guān)證明材料。申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至綜合管理部門。例如，新成立的業(yè)務(wù)部門申請刻制業(yè)務(wù)專用章，需說明該業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容及印章使用場景。希望各部門在提出申請時，務(wù)必準(zhǔn)確填寫信息，以便高效完成審批流程。2.審核與批準(zhǔn)綜合管理部門收到《印章刻制申請表》后，會同法務(wù)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括申請事項是否符合公司業(yè)務(wù)需要、印章名稱和用途是否規(guī)范等。審核通過后，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。綜合管理部門和法務(wù)部門同事在審核過程中，要嚴(yán)格把關(guān)，確保每一枚印章刻制都合理合規(guī)。3.刻制流程經(jīng)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的印章刻制單位刻制印章。嚴(yán)禁任何部門或個人私自刻制公司印章。在刻制過程中，綜合管理部門要與刻制單位保持密切溝通，確保印章質(zhì)量和規(guī)格符合要求。五、印章的啟用1.印章備案印章刻制完成后，綜合管理部門應(yīng)及時到公安機(jī)關(guān)辦理印章備案手續(xù)，并將印章印模留存歸檔。備案信息要確保準(zhǔn)確無誤，以便日后查詢和管理。2.啟用通知綜合管理部門負(fù)責(zé)發(fā)布印章啟用通知，明確印章的名稱、印模、啟用日期、使用范圍和保管責(zé)任人等信息。通知應(yīng)發(fā)送至公司總部各部門、各分支機(jī)構(gòu)及相關(guān)單位。希望各部門在收到啟用通知后，認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)至每一位可能涉及使用該印章的同事，確保大家知悉印章相關(guān)信息。六、印章的保管1.保管原則印章應(yīng)實行專人保管，做到“誰保管、誰負(fù)責(zé)”。保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全。嚴(yán)禁將印章轉(zhuǎn)借他人或隨意放置。例如，公司公章保管責(zé)任人離職前，必須辦理印章交接手續(xù)，不得私自將印章交予他人。2.保管設(shè)施印章保管場所應(yīng)具備安全防范措施，如配備保險柜、監(jiān)控設(shè)備等。對于重要印章，保管責(zé)任人應(yīng)將其存放于保險柜中，保險柜鑰匙和密碼應(yīng)分別由不同人員保管。希望各部門能重視印章保管設(shè)施建設(shè)，為印章安全提供有力保障。3.交接手續(xù)印章保管責(zé)任人因工作調(diào)動、離職等原因需要更換時，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在綜合管理部門或監(jiān)交人的監(jiān)督下，對印章進(jìn)行清點核對，并填寫《印章交接登記表》，注明交接時間、印章名稱、印模、交接雙方及監(jiān)交人簽字等信息。交接過程要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，確保印章交接清晰、無遺漏。七、印章的使用1.使用申請需要使用印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并附上相關(guān)文件資料。申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大事項用印，如涉及金額較大的合同、重要法律文件等，還需法務(wù)部門審核簽字。希望大家在填寫申請表時，務(wù)必如實、詳細(xì)填寫相關(guān)信息，以便審批人員準(zhǔn)確了解用印情況。2.審批流程綜合管理部門收到《印章使用申請表》后，對申請事項和審批手續(xù)進(jìn)行審核。審核通過后，根據(jù)印章類型由相應(yīng)的保管責(zé)任人用印。對于超出常規(guī)使用范圍或存在風(fēng)險的用印申請，應(yīng)報公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。在審批過程中，各環(huán)節(jié)審批人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行審批，不得隨意放寬審批標(biāo)準(zhǔn)。3.用印登記印章保管責(zé)任人在用印前，應(yīng)檢查審批手續(xù)是否完備、申請事項與所附文件是否一致等。確認(rèn)無誤后，在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項、用印文件名稱及份數(shù)、批準(zhǔn)人、用印人等信息。希望印章保管責(zé)任人認(rèn)真做好用印登記工作，確保每一次用印都有記錄可查。4.用印規(guī)范用印時應(yīng)確保印章清晰、端正，騎縫章要騎縫完整。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同等文件上用印。特殊情況下確需在空白文件上用印的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)，并明確用印文件的用途、使用期限等限制條件，用印后及時收回相關(guān)文件，核對使用情況。希望大家嚴(yán)格遵守用印規(guī)范，杜絕違規(guī)用印行為。八、印章的停用與銷毀1.停用申請因機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞、名稱變更等原因需要停用印章的，由原印章使用部門或保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，提交綜合管理部門。希望各部門在發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，及時提交申請，避免因印章繼續(xù)使用帶來不必要的風(fēng)險。2.審核與批準(zhǔn)綜合管理部門收到《印章停用申請表》后，會同相關(guān)部門進(jìn)行審核，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核過程中，要對停用印章的后續(xù)處理方式進(jìn)行評估，確保處理得當(dāng)。3.印章收繳經(jīng)批準(zhǔn)停用的印章，由綜合管理部門負(fù)責(zé)收繳，并在《印章收繳登記表》上進(jìn)行登記，注明收繳日期、印章名稱、印模、原保管部門及責(zé)任人等信息。收繳的印章應(yīng)及時封存保管，防止私自使用。4.印章銷毀對于需要銷毀的印章，由綜合管理部門統(tǒng)一組織實施。銷毀前，應(yīng)再次核對印章信息，并填寫《印章銷毀申請表》，報公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。希望在印章銷毀過程中，相關(guān)人員嚴(yán)格按照流程操作，確保印章徹底銷毀，不留隱患。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查綜合管理部門應(yīng)定期對公司印章管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、使用登記情況、審批流程執(zhí)行情況等。每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，并形成檢查報告。希望綜合管理部門同事認(rèn)真履行檢查職責(zé)，通過檢查發(fā)現(xiàn)問題，及時督促整改。2.不定期抽查法務(wù)部門不定期對印章使用情況進(jìn)行抽查，重點檢查印章使用的合法性和合規(guī)性。對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。法務(wù)部門同事以專業(yè)視角進(jìn)行抽查，有助于及時發(fā)現(xiàn)潛在法律風(fēng)險，保障公司合法權(quán)益。3.違規(guī)處理對違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管印章的部門或個人，視情節(jié)輕重給予批評