設(shè)計(jì)合同簽訂管理辦法一、引言在當(dāng)今競爭激烈的商業(yè)環(huán)境中，設(shè)計(jì)項(xiàng)目對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。無論是產(chǎn)品設(shè)計(jì)、平面設(shè)計(jì)還是室內(nèi)設(shè)計(jì)等，一份完善且規(guī)范簽訂的設(shè)計(jì)合同，不僅是保障雙方權(quán)益的基石，更是確保設(shè)計(jì)項(xiàng)目順利推進(jìn)的關(guān)鍵。作為在本行業(yè)摸爬滾打了二十年的管理工作者，深知設(shè)計(jì)合同簽訂管理的重要性與復(fù)雜性。為了更好地規(guī)范公司設(shè)計(jì)合同簽訂流程，保護(hù)公司合法權(quán)益，提高工作效率，特制定本管理辦法。希望大家能夠認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守，共同為公司的穩(wěn)健發(fā)展保駕護(hù)航。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及設(shè)計(jì)服務(wù)采購或提供的合同簽訂管理工作。涵蓋但不限于產(chǎn)品外觀設(shè)計(jì)合同、廣告宣傳設(shè)計(jì)合同、建筑空間設(shè)計(jì)合同等各類設(shè)計(jì)項(xiàng)目合同。無論是公司作為委托方尋求外部設(shè)計(jì)服務(wù)，還是作為受托方為客戶提供設(shè)計(jì)服務(wù)，均應(yīng)按照本辦法執(zhí)行。三、合同簽訂前的準(zhǔn)備工作（一）需求明確1.需求調(diào)研當(dāng)公司有設(shè)計(jì)項(xiàng)目需求時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先進(jìn)行充分的需求調(diào)研。我們鼓勵(lì)業(yè)務(wù)部門與內(nèi)部各相關(guān)部門，如市場部、研發(fā)部、生產(chǎn)部等進(jìn)行深入溝通，全面了解項(xiàng)目背景、目的、期望效果以及可能存在的限制條件等。例如，如果是產(chǎn)品設(shè)計(jì)項(xiàng)目，需明確產(chǎn)品的功能定位、目標(biāo)受眾、生產(chǎn)成本預(yù)算等關(guān)鍵信息。只有充分了解需求，才能在后續(xù)合同簽訂中準(zhǔn)確表述，避免因需求模糊產(chǎn)生的糾紛。2.需求文檔編制業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)調(diào)研結(jié)果，編制詳細(xì)的需求文檔。該文檔應(yīng)盡可能清晰、準(zhǔn)確地描述設(shè)計(jì)要求，包括設(shè)計(jì)內(nèi)容、技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間等具體細(xì)節(jié)。例如，對于平面設(shè)計(jì)項(xiàng)目，需明確設(shè)計(jì)風(fēng)格、色彩要求、使用場景、文件格式等內(nèi)容。需求文檔將作為設(shè)計(jì)合同的重要附件，為設(shè)計(jì)方提供明確的工作指引，同時(shí)也是后續(xù)驗(yàn)收的重要依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇（適用于公司作為委托方時(shí)）1.供應(yīng)商信息收集為了找到合適的設(shè)計(jì)供應(yīng)商，采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)展會、客戶推薦等方式，建立潛在供應(yīng)商名錄。名錄中應(yīng)包含供應(yīng)商的基本信息，如公司名稱、經(jīng)營范圍、聯(lián)系方式、過往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等。同時(shí)，采購部門應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的市場口碑和行業(yè)評價(jià)，可通過向其過往客戶咨詢等方式，了解其服務(wù)質(zhì)量、履約能力等情況。2.供應(yīng)商評估采購部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等組成評估小組，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的專業(yè)能力、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)實(shí)力、過往業(yè)績、報(bào)價(jià)合理性、信譽(yù)狀況等方面。例如，可要求供應(yīng)商提供過往類似項(xiàng)目的設(shè)計(jì)成果及客戶反饋，評估其設(shè)計(jì)風(fēng)格是否符合公司需求，設(shè)計(jì)質(zhì)量是否達(dá)到行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。評估小組應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，形成書面的評估報(bào)告，推薦合適的供應(yīng)商。3.確定供應(yīng)商根據(jù)評估報(bào)告，公司管理層最終確定合作的設(shè)計(jì)供應(yīng)商。在確定供應(yīng)商過程中，應(yīng)綜合考慮各方面因素，不僅要關(guān)注價(jià)格因素，更要注重供應(yīng)商的綜合實(shí)力和服務(wù)質(zhì)量。希望大家在選擇供應(yīng)商時(shí)，秉持公正、客觀的態(tài)度，為公司挑選到最優(yōu)質(zhì)的合作伙伴。（三）合同文本準(zhǔn)備1.標(biāo)準(zhǔn)合同模板制定法務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和相關(guān)法律法規(guī)要求，制定設(shè)計(jì)合同標(biāo)準(zhǔn)模板。模板內(nèi)容應(yīng)涵蓋合同雙方基本信息、項(xiàng)目概況、設(shè)計(jì)要求、服務(wù)費(fèi)用及支付方式、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任、爭議解決方式等主要條款。合同條款應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或易產(chǎn)生歧義的表述。例如，在知識產(chǎn)權(quán)歸屬條款中，應(yīng)明確設(shè)計(jì)成果的知識產(chǎn)權(quán)歸哪一方所有，以及雙方在使用知識產(chǎn)權(quán)方面的權(quán)利和義務(wù)。2.合同文本修訂在具體項(xiàng)目合同簽訂時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求，在標(biāo)準(zhǔn)合同模板基礎(chǔ)上進(jìn)行修訂。修訂內(nèi)容需與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通協(xié)商，確保雙方對合同條款達(dá)成一致意見。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將修訂后的合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行審核，法務(wù)部門應(yīng)從法律專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性和有效性。對于法務(wù)部門提出的修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合修改，共同完善合同文本。四、合同簽訂流程（一）合同審核1.內(nèi)部審核修訂后的合同文本應(yīng)首先在公司內(nèi)部進(jìn)行審核。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同條款進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容符合項(xiàng)目需求和公司利益。例如，審核設(shè)計(jì)要求是否準(zhǔn)確完整，服務(wù)費(fèi)用是否合理，交付時(shí)間是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度安排等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，如費(fèi)用支付方式、發(fā)票開具要求等，確保公司資金安全和財(cái)務(wù)合規(guī)。法務(wù)部門則從法律風(fēng)險(xiǎn)防控角度進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查合同的合法性、完整性和風(fēng)險(xiǎn)防范條款。各部門審核完成后，應(yīng)在合同審核表上簽署審核意見和審核人姓名。2.外部審核（適用于重要合同或復(fù)雜合同）對于涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜或法律關(guān)系較為復(fù)雜的設(shè)計(jì)合同，公司可聘請外部專業(yè)律師事務(wù)所進(jìn)行審核。外部律師應(yīng)根據(jù)其專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和對法律法規(guī)的深入理解，對合同文本進(jìn)行全面審查，并出具書面的法律意見書。公司應(yīng)認(rèn)真研究外部律師的意見，結(jié)合公司實(shí)際情況，對合同文本進(jìn)行必要的修改和完善。（二）合同簽署1.簽署權(quán)限確定公司應(yīng)明確不同金額和性質(zhì)的設(shè)計(jì)合同的簽署權(quán)限。一般情況下，小額設(shè)計(jì)合同可由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署；較大金額的合同需由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽署；重大設(shè)計(jì)合同則需由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽署。簽署權(quán)限的明確有助于規(guī)范合同簽署流程，避免越權(quán)簽署帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.簽署流程經(jīng)過內(nèi)部審核（或外部審核）且修改完善后的合同文本，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行最后的確認(rèn)。確認(rèn)無誤后，按照簽署權(quán)限規(guī)定，由相應(yīng)的簽署人在合同文本上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。同時(shí)，要求供應(yīng)商在合同上簽字蓋章，完成合同簽署手續(xù)。在簽署過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保雙方簽署的合同文本內(nèi)容一致，簽署手續(xù)完備。（三）合同歸檔合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同原件及相關(guān)附件（如需求文檔、供應(yīng)商評估報(bào)告、合同審核表等）移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理制度，對設(shè)計(jì)合同進(jìn)行分類、編號、登記，并妥善保管。合同歸檔有助于公司對合同進(jìn)行統(tǒng)一管理和查詢，方便后續(xù)項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)督和糾紛處理。希望大家重視合同歸檔工作，確保合同資料的完整性和安全性。五、合同履行與監(jiān)督（一）合同履行跟蹤1.建立跟蹤機(jī)制業(yè)務(wù)部門作為設(shè)計(jì)項(xiàng)目的主要執(zhí)行部門，應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制。指定專人負(fù)責(zé)對設(shè)計(jì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行定期跟蹤，及時(shí)了解設(shè)計(jì)方的工作進(jìn)度、質(zhì)量情況等。例如，可要求設(shè)計(jì)方定期提交工作進(jìn)展報(bào)告，詳細(xì)說明已完成的工作內(nèi)容、遇到的問題及解決方案等。跟蹤人員應(yīng)認(rèn)真審核報(bào)告內(nèi)容，并與設(shè)計(jì)方保持密切溝通，確保項(xiàng)目按合同約定順利推進(jìn)。2.問題協(xié)調(diào)解決在合同履行過程中，如果發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)方存在工作進(jìn)度滯后、設(shè)計(jì)質(zhì)量不符合要求等問題，跟蹤人員應(yīng)及時(shí)與設(shè)計(jì)方溝通協(xié)調(diào)，要求其采取措施加以解決。對于一般性問題，雙方可通過協(xié)商達(dá)成解決方案；對于重大問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，組織相關(guān)部門共同研究解決方案。在問題解決過程中，應(yīng)做好書面記錄，包括溝通情況、解決方案及執(zhí)行結(jié)果等，以備后續(xù)查閱。（二）合同變更管理1.變更申請?jiān)谠O(shè)計(jì)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，如果因公司內(nèi)部需求調(diào)整、外部環(huán)境變化等原因需要對合同內(nèi)容進(jìn)行變更，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請。變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用的影響等。例如，如果是因?yàn)槭袌鲂枨笞兓?，需要對產(chǎn)品設(shè)計(jì)的某些功能進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)在變更申請中明確說明調(diào)整的具體內(nèi)容及對設(shè)計(jì)進(jìn)度和成本的影響。2.變更審批變更申請?zhí)峤缓?，?yīng)按照合同審核流程進(jìn)行審批。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對變更申請進(jìn)行審核，評估變更對公司利益的影響。經(jīng)審核通過后，由公司管理層批準(zhǔn)變更申請。只有經(jīng)過正式審批的變更申請，才能作為合同變更的依據(jù)。3.變更協(xié)議簽訂變更申請獲得批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)與設(shè)計(jì)方就變更內(nèi)容簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更后的合同條款、項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用調(diào)整等內(nèi)容。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保變更協(xié)議的簽署手續(xù)完備，并及時(shí)將變更協(xié)議移交檔案管理部門歸檔。（三）合同監(jiān)督檢查1.定期檢查公司應(yīng)定期對設(shè)計(jì)合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。由法務(wù)部門會同業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等組成檢查小組，對合同執(zhí)行過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，包括合同條款執(zhí)行情況、設(shè)計(jì)成果質(zhì)量、費(fèi)用支付情況等。檢查小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查清單，按照清單內(nèi)容逐一進(jìn)行檢查，并形成書面的檢查報(bào)告。2.違規(guī)處理如果在監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)方存在違反合同約定的行為，如未按合同約定時(shí)間交付設(shè)計(jì)成果、設(shè)計(jì)質(zhì)量嚴(yán)重不符合標(biāo)準(zhǔn)等，公司應(yīng)根據(jù)合同約定追究其違約責(zé)任。業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向設(shè)計(jì)方發(fā)出書面通知，要求其承擔(dān)違約責(zé)任，并采取措施彌補(bǔ)損失。對于情節(jié)嚴(yán)重的違約行為，公司可考慮解除合同，并依法追究其法律責(zé)任。同時(shí)，公司應(yīng)將違約情況記錄在案，作為今后選擇供應(yīng)商的重要參考依據(jù)。六、合同結(jié)算與驗(yàn)收（一）合同結(jié)算1.結(jié)算申請?jiān)O(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后，設(shè)計(jì)方應(yīng)按照合同約定向公司提交結(jié)算申請。結(jié)算申請應(yīng)包括設(shè)計(jì)服務(wù)費(fèi)用明細(xì)、已完成工作內(nèi)容說明、相關(guān)發(fā)票等資料。業(yè)務(wù)部門收到結(jié)算申請后，應(yīng)首先對申請內(nèi)容進(jìn)行初審，核實(shí)設(shè)計(jì)方提交的資料是否齊全、費(fèi)用計(jì)算是否準(zhǔn)確等。2.結(jié)算審核初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門將結(jié)算申請?zhí)峤回?cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核費(fèi)用的合理性、發(fā)票的合規(guī)性等內(nèi)容。對于費(fèi)用存在疑問的部分，財(cái)務(wù)部門可要求設(shè)計(jì)方提供詳細(xì)的說明或補(bǔ)充資料。審核完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)出具結(jié)算審核報(bào)告，明確最終結(jié)算金額。（二）合同驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備在設(shè)計(jì)項(xiàng)目具備驗(yàn)收條件時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門（如使用部門、技術(shù)部門等）成立驗(yàn)收小組，并制定驗(yàn)收方案。驗(yàn)收方案應(yīng)明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法等。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)合同約定的設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定，確保驗(yàn)收工作的科學(xué)性和公正性。同時(shí)，驗(yàn)收小組應(yīng)提前通知設(shè)計(jì)方做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，要求其提供完整的設(shè)計(jì)成果及相關(guān)文檔資料。2.驗(yàn)收實(shí)施驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案對設(shè)計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中，應(yīng)采用多種驗(yàn)收方法，如資料審查、實(shí)地查看、功能測試等，確保全面、準(zhǔn)確地評估設(shè)計(jì)成果是否符合合同要求。例如，對于建筑空間設(shè)計(jì)項(xiàng)目，驗(yàn)收小組應(yīng)實(shí)地查看空間布局、裝修質(zhì)量等是否符合設(shè)計(jì)方案；對于軟件界面設(shè)計(jì)項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行功能測試，檢查界面操作是否流暢、功能是否完整等。驗(yàn)收小組應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收情況，形成書面的驗(yàn)收報(bào)告，記錄驗(yàn)收結(jié)果。3.驗(yàn)收結(jié)論根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收小組得出驗(yàn)收結(jié)論。如果設(shè)計(jì)成果符合合同要求，驗(yàn)收結(jié)論為合格，公司應(yīng)按照合同約定支付剩余款項(xiàng)；如果設(shè)計(jì)成果存在部分不符合合同要求的情況，驗(yàn)收小組應(yīng)要求設(shè)計(jì)方限期整改，整改完成后再次進(jìn)行驗(yàn)收；如果設(shè)計(jì)成果嚴(yán)重不符合合同要求，公司可根據(jù)合同約定追究設(shè)計(jì)方的違約責(zé)任，并拒絕支付剩余款項(xiàng)。希望大家在驗(yàn)收過程中，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保公司利益不受損害。七、知識產(chǎn)權(quán)與保密管理（一）知識產(chǎn)權(quán)管理1.知識產(chǎn)權(quán)歸屬約定在設(shè)計(jì)合同中，應(yīng)明確設(shè)計(jì)成果的知識產(chǎn)權(quán)歸屬。一般情況下，如果公司作為委托方，應(yīng)爭取設(shè)計(jì)成果的知識產(chǎn)權(quán)歸公司所有；如果公司作為受托方，應(yīng)根據(jù)與客戶的協(xié)商結(jié)果，合理確定知識產(chǎn)權(quán)歸屬。無論哪種情況，合同中都應(yīng)詳細(xì)約定雙方在知識產(chǎn)權(quán)使用、轉(zhuǎn)讓、許可等方面的權(quán)利和義務(wù)，避免因知識產(chǎn)權(quán)問題產(chǎn)生糾紛。2.知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)措施公司應(yīng)采取必要的措施保護(hù)設(shè)計(jì)項(xiàng)目涉及的知識產(chǎn)權(quán)。對于公司擁有知識產(chǎn)權(quán)的設(shè)計(jì)成果，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行專利申請、商標(biāo)注冊、著作權(quán)登記等法律手續(xù)，以獲得法律的有效保護(hù)。同時(shí)，公司應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部員工的知識產(chǎn)權(quán)教育，提高員工的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，防止知識產(chǎn)權(quán)泄露。在與設(shè)計(jì)方合作過程中，應(yīng)要求設(shè)計(jì)方遵守公司的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)規(guī)定，不得擅自使用、轉(zhuǎn)讓公司的知識產(chǎn)權(quán)。（二）保密管理1.保密條款約定設(shè)計(jì)合同中應(yīng)包含明確的保密條款，約定雙方對在合同履行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、設(shè)計(jì)方案等信息負(fù)有保密義務(wù)。保密條款應(yīng)明確保密信息的范圍、保密期限、保密措施及違約責(zé)任等內(nèi)容。例如，保密期限可約定為自合同生效之日起至合同終止后[X]年內(nèi)，雙方應(yīng)采取合理的保密措施，如限制接觸保密信息的人員范圍、對保密信息進(jìn)行加密存儲等。2.保密措施執(zhí)行公司