管理企業(yè)印章管理辦法一、引言親愛的各位同事，印章作為企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，它的使用和管理直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益和正常運營。在過去二十年的工作中，我見證了許多因為印章管理不善而給企業(yè)帶來重大損失的案例。所以，為了加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司利益和形象，我們制定了這份印章管理辦法。希望大家認(rèn)真閱讀并嚴(yán)格遵守，共同為公司的穩(wěn)定發(fā)展貢獻力量。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有印章的管理，包括但不限于公司公章、法人章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等具有法律效力的印章。無論是日常辦公、業(yè)務(wù)合同簽訂，還是財務(wù)收支等各個環(huán)節(jié)涉及印章使用的情況，都需要按照本辦法執(zhí)行。三、印章的刻制（一）刻制申請當(dāng)公司因業(yè)務(wù)發(fā)展需要刻制新的印章時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《印章刻制申請表》。在申請表中，要詳細(xì)說明刻制印章的原因、用途、印章類型等信息。例如，如果是因為新成立了一個項目團隊，需要刻制該項目的專用章，那么就要在申請表中寫明項目的名稱、預(yù)計持續(xù)時間、使用該印章的具體業(yè)務(wù)范圍等。申請部門需將填好的申請表提交給行政部門進行初步審核。（二）審核流程行政部門收到《印章刻制申請表》后，會對申請的合理性和必要性進行審核。審核過程中，會與申請部門進行溝通，進一步了解情況。如果申請合理，行政部門會將申請表提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)會從公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求的角度進行綜合考慮，做出是否同意刻制的決定。（三）刻制與備案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門會負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部門要及時到公安機關(guān)進行印章備案，確保印章的合法性和可追溯性。同時，要建立印章檔案，記錄印章的刻制時間、刻制單位、印章樣式等信息。四、印章的保管（一）保管人員職責(zé)公司的每一枚印章都要指定專門的保管人員。保管人員要對印章的安全和完整負(fù)責(zé)，確保印章不被盜用、濫用。保管人員要具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格遵守公司的印章管理規(guī)定。例如，要將印章存放在專門的保險柜或安全的地方，不得隨意將印章帶出保管場所。如果因工作需要必須帶出，要按照規(guī)定的審批流程辦理手續(xù)，并采取必要的安全措施。（二）不同印章的保管要求1.公司公章：公司公章是公司最具代表性的印章，通常由行政部門負(fù)責(zé)人保管。保管人員要嚴(yán)格控制公章的使用，只有在經(jīng)過嚴(yán)格審批的情況下才能加蓋。2.法人章：法人章一般由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人保管，主要用于財務(wù)收支、銀行賬戶管理等方面。保管人員要與財務(wù)工作的流程緊密結(jié)合，確保法人章的使用符合財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)。3.合同專用章：合同專用章由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門指定專人保管。在簽訂合同過程中，保管人員要對合同的合法性和合規(guī)性進行初步審查，確保合同內(nèi)容符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)。4.財務(wù)專用章和發(fā)票專用章：這兩枚印章由財務(wù)部門保管，主要用于財務(wù)結(jié)算和發(fā)票開具等工作。保管人員要嚴(yán)格按照財務(wù)制度和稅務(wù)規(guī)定使用印章，防止出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險和稅務(wù)問題。（三）定期檢查行政部門要定期對印章的保管情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的存放位置是否安全、印章的使用記錄是否完整等。檢查周期可以根據(jù)公司的實際情況確定，一般建議每季度進行一次全面檢查。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施進行整改，確保印章的安全保管。五、印章的使用（一）使用申請當(dāng)需要使用印章時，使用人員要填寫《印章使用申請表》。在申請表中，要詳細(xì)說明使用印章的文件名稱、使用原因、使用次數(shù)等信息。例如，如果是要在一份合同上加蓋合同專用章，就要在申請表中寫明合同的名稱、對方單位名稱、合同金額、簽訂日期等。使用人員需將填好的申請表提交給部門負(fù)責(zé)人進行審核。（二）審核審批部門負(fù)責(zé)人收到《印章使用申請表》后，會對申請的合理性和必要性進行審核。審核的重點包括文件內(nèi)容是否符合公司的業(yè)務(wù)范圍和規(guī)章制度、使用印章的目的是否正當(dāng)?shù)?。如果審核通過，部門負(fù)責(zé)人會簽字確認(rèn)，并將申請表提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)會從公司整體利益和風(fēng)險控制的角度進行綜合考慮，做出是否同意使用印章的決定。（三）蓋章操作經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，使用人員可以到印章保管人員處領(lǐng)取印章進行加蓋。在加蓋印章時，要確保印章清晰、完整地加蓋在文件上。如果需要加蓋多頁文件，要采用騎縫章的方式，確保文件的完整性和真實性。加蓋完成后，使用人員要在《印章使用登記表》上進行登記，記錄使用時間、文件名稱、加蓋次數(shù)等信息。（四）特殊情況處理在實際工作中，可能會遇到一些緊急情況需要使用印章，但又無法及時辦理審批手續(xù)。在這種情況下，使用人員要及時向公司領(lǐng)導(dǎo)電話或其他方式請示，得到同意后可以先使用印章，但事后要及時補辦審批手續(xù)。同時，要對緊急情況進行詳細(xì)記錄，以便日后查詢和審計。六、印章的停用與銷毀（一）停用流程當(dāng)印章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時，相關(guān)部門要及時填寫《印章停用申請表》，說明停用的原因和時間。行政部門收到申請表后，會對停用情況進行核實，并通知印章保管人員停止使用該印章。保管人員要將停用的印章交回行政部門，行政部門要對印章進行封存，并在印章檔案中記錄停用信息。（二）銷毀流程對于停用的印章，公司要按照規(guī)定進行銷毀。銷毀前，行政部門要填寫《印章銷毀申請表》，說明銷毀的原因、印章樣式等信息，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門會安排專人將印章送到公安機關(guān)指定的銷毀單位進行銷毀。銷毀完成后，要取得銷毀證明，并在印章檔案中記錄銷毀信息。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制公司要建立健全印章使用的監(jiān)督機制。行政部門要定期對印章的使用情況進行檢查和審計，查看印章的使用申請、審批記錄、使用登記表等是否完整、合規(guī)。同時，要鼓勵員工對印章使用過程中的違規(guī)行為進行舉報，公司會對舉報情況進行調(diào)查核實，并對舉報人進行保密和適當(dāng)?shù)莫剟?。（二）?zé)任追究如果發(fā)現(xiàn)有違反印章管理辦法的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員的責(zé)任。對于輕微違規(guī)行為，將給予批評教育和警告處分；對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如盜用、濫用印章給公司造成重大損失的，將依法追究其法律