竣工檔案考核管理辦法一、引言親愛的同事們，在我們的項目建設過程中，竣工檔案是項目成果的重要體現(xiàn)，它記錄了項目從規(guī)劃、設計、施工到竣工驗收的全過程信息。這些檔案不僅對于項目的后續(xù)維護、改造有著關鍵作用，也是我們企業(yè)積累經(jīng)驗、提升管理水平的重要資料。為了確?？⒐n案的質(zhì)量和完整性，我們制定了本《竣工檔案考核管理辦法》。希望大家認真學習并遵守，共同做好竣工檔案管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目的竣工檔案管理及考核工作，涵蓋從項目籌備階段直至竣工驗收完成后檔案正式移交的整個過程。涉及參與項目的各個部門，包括但不限于工程部門、技術(shù)部門、物資采購部門、財務部門等，以及與項目相關的所有參建單位，如施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等。三、管理職責劃分（一）檔案管理部門1.負責制定和完善竣工檔案管理的相關制度和規(guī)范，確保符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求。我們鼓勵檔案管理部門積極關注行業(yè)動態(tài)，及時更新制度，為公司竣工檔案管理提供最前沿、最合規(guī)的指導。2.對各部門及參建單位的竣工檔案管理工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和業(yè)務指導。希望檔案管理部門的同事們主動與其他部門溝通，了解他們在檔案管理過程中遇到的問題，并給予及時、有效的幫助。3.組織竣工檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準確性、規(guī)范性進行全面審查。在驗收過程中，要嚴格按照標準執(zhí)行，同時也要保持公正、客觀的態(tài)度，對于存在的問題要清晰明確地指出，并協(xié)助相關部門和單位進行整改。4.負責竣工檔案的最終保管和利用，建立健全檔案檢索體系，方便公司內(nèi)部各部門對檔案的查閱和使用。檔案管理部門要不斷優(yōu)化檔案保管環(huán)境，采用先進的技術(shù)手段，確保檔案的安全和長期保存。（二）項目主管部門1.在項目策劃階段，負責將竣工檔案管理工作納入項目整體計劃，明確各階段檔案管理的任務和時間節(jié)點。項目主管部門要充分認識到檔案管理與項目建設的緊密聯(lián)系，合理安排檔案管理工作，避免出現(xiàn)因計劃不合理導致檔案管理滯后的情況。2.督促各參建單位按照合同約定和本辦法要求，做好各自負責范圍內(nèi)的竣工檔案收集、整理和移交工作。希望項目主管部門加強與參建單位的溝通，及時傳達公司對于竣工檔案管理的要求，確保參建單位積極配合。3.對項目實施過程中的竣工檔案管理工作進行定期檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。在檢查過程中，要注重發(fā)現(xiàn)問題的根源，采取有效的措施加以解決，避免問題反復出現(xiàn)。（三）各業(yè)務部門1.負責收集、整理本部門在項目建設過程中形成的各類文件資料，確保資料的真實性、完整性和準確性。各業(yè)務部門的同事們要養(yǎng)成及時整理資料的好習慣，避免資料的丟失和遺漏。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的文件資料進行分類、編號、組卷等初步整理工作，并及時向檔案管理部門移交。在整理過程中，如果遇到疑問，要及時與檔案管理部門溝通，確保整理工作符合規(guī)范。3.配合檔案管理部門和項目主管部門開展竣工檔案的驗收工作，對提出的問題及時進行整改。希望各業(yè)務部門以積極的態(tài)度對待驗收工作，將整改工作作為提升本部門檔案管理水平的契機。（四）參建單位1.按照合同約定和本辦法要求，負責收集、整理、編制本單位在項目建設過程中形成的竣工檔案，并按時向項目主管部門或檔案管理部門移交。參建單位要明確專人負責檔案管理工作，確保檔案管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。2.對所移交竣工檔案的質(zhì)量負責，保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，符合國家和行業(yè)有關檔案管理的標準和規(guī)范。參建單位要加強對檔案編制人員的培訓，提高檔案編制質(zhì)量。3.配合公司檔案管理部門和項目主管部門開展竣工檔案的審查、整改等工作。希望參建單位積極響應公司的要求，共同做好竣工檔案管理工作。四、竣工檔案的內(nèi)容及要求（一）竣工檔案的內(nèi)容1.項目前期文件項目立項文件，包括項目建議書、可行性研究報告及批復等。這些文件是項目啟動的重要依據(jù)，要確保其完整性和準確性。建設用地、征地、拆遷文件，如土地使用證、拆遷協(xié)議等。此類文件涉及項目的用地合法性，務必妥善保存?？辈?、設計文件，包含勘察報告、設計圖紙、設計變更通知等。設計文件是項目建設的藍圖，其變更情況要詳細記錄。招投標文件，包括招標文件、投標文件、中標通知書等。招投標文件反映了項目建設的市場競爭過程，具有重要的法律意義。2.施工文件施工技術(shù)文件，如施工組織設計、施工方案、技術(shù)交底等。這些文件指導了項目的具體施工過程，要體現(xiàn)施工的技術(shù)要點和方法。工程質(zhì)量保證文件，包括原材料、構(gòu)配件、設備的質(zhì)量證明文件及檢驗報告，隱蔽工程驗收記錄，分項分部工程質(zhì)量檢驗評定記錄等。質(zhì)量保證文件是項目質(zhì)量的重要證明，必須真實可靠。施工進度計劃及調(diào)整記錄，反映項目施工的時間安排和實際進展情況。施工日志，記錄施工過程中的日常情況，如天氣、施工人員、施工內(nèi)容等。施工日志是項目施工過程的真實寫照，要如實填寫。3.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則，明確監(jiān)理工作的目標、范圍和方法。監(jiān)理通知、監(jiān)理工程師指令及回復，反映監(jiān)理對項目施工過程的監(jiān)督和管理情況。工程質(zhì)量評估報告，對項目工程質(zhì)量進行全面評價。監(jiān)理日志、監(jiān)理月報等，記錄監(jiān)理工作的日常情況和階段性總結(jié)。4.竣工驗收文件竣工驗收報告，包括工程概況、建設依據(jù)、工程質(zhì)量驗收情況等內(nèi)容?？⒐を炇請蟾媸琼椖靠⒐さ闹匾獦酥?，要全面、客觀地反映項目建設成果?？⒐を炇諅浒肝募?，如規(guī)劃驗收合格證、消防驗收合格證等，確保項目符合相關驗收標準和規(guī)定。工程竣工決算文件，包括工程結(jié)算書、財務決算報告等，反映項目的資金使用情況。（二）竣工檔案的要求1.完整性要求竣工檔案應涵蓋項目建設全過程的各類文件資料，不得遺漏重要信息。各部門和參建單位在收集資料時，要按照檔案內(nèi)容清單逐一核對，確保無缺項。對于項目建設過程中的重大事件、重要決策等，要有相應的文件記錄，以全面反映項目建設的全貌。2.準確性要求文件資料的內(nèi)容應真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。涉及到技術(shù)參數(shù)、工程量等關鍵信息，要經(jīng)過嚴格的審核和確認。文件中的簽字、蓋章等手續(xù)要完備，確保文件的法律效力。3.規(guī)范性要求文件的格式、字體、排版等要符合檔案管理部門制定的統(tǒng)一標準。希望大家在編制文件時，嚴格按照標準執(zhí)行，提高檔案的規(guī)范性和美觀度。檔案的分類、編號、組卷等要科學合理，便于檔案的保管和查閱。檔案管理部門要加強對規(guī)范性的指導，確保各部門和參建單位的檔案編制符合要求。五、竣工檔案的收集與整理（一）收集原則1.及時收集原則各部門和參建單位要在文件資料形成后及時進行收集，避免因時間過長導致資料丟失或遺忘。希望大家養(yǎng)成隨做隨收的好習慣，確保資料的及時歸檔。2.齊全完整原則按照竣工檔案內(nèi)容要求，全面收集各類文件資料，做到應歸盡歸。在收集過程中，要注意資料的關聯(lián)性，確保收集的資料能夠完整反映項目建設的某一環(huán)節(jié)或方面。3.誰形成誰收集原則文件資料由形成部門或單位負責收集，明確收集責任主體，避免出現(xiàn)推諉現(xiàn)象。各部門和參建單位要切實履行好自己的收集職責，保證檔案收集工作的順利進行。（二）整理要求1.分類整理根據(jù)竣工檔案的內(nèi)容分類，將收集到的文件資料進行科學分類。如分為項目前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，在大類下再細分小類。分類要清晰明確，便于后續(xù)的管理和查閱。2.編號標識對整理好的文件資料進行編號標識，編號要具有唯一性和系統(tǒng)性。通過編號可以快速定位到具體的文件資料，提高檔案管理效率。3.組卷裝訂按照一定的邏輯關系，將相關的文件資料組成案卷，并進行裝訂。卷內(nèi)文件要排列有序，裝訂要牢固、整齊，防止文件散落。六、竣工檔案的移交與驗收（一）移交程序1.參建單位在項目竣工后，按照合同約定的時間和要求，將本單位負責編制的竣工檔案向項目主管部門或檔案管理部門移交。移交時，要填寫移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.項目主管部門對參建單位移交的竣工檔案進行初步審查，確認無誤后，將本部門及參建單位的竣工檔案一并向檔案管理部門移交。同樣要填寫詳細的移交清單，辦理移交手續(xù)。3.各業(yè)務部門在項目建設過程中形成的文件資料，按照檔案管理部門規(guī)定的時間節(jié)點，及時向檔案管理部門移交。移交時，要確保資料已經(jīng)過初步整理，符合檔案管理要求。（二）驗收內(nèi)容1.檔案完整性驗收檢查竣工檔案是否包含項目建設全過程的各類文件資料，是否存在缺項漏項。驗收人員要對照檔案內(nèi)容清單，逐一核對，確保檔案內(nèi)容完整。2.檔案準確性驗收審核文件資料中的數(shù)據(jù)、信息是否準確無誤，簽字蓋章等手續(xù)是否完備。對于重要的數(shù)據(jù)和信息，要進行必要的核實和驗證。3.檔案規(guī)范性驗收查看檔案的分類、編號、組卷、裝訂等是否符合檔案管理部門制定的規(guī)范標準。對不符合規(guī)范的地方，要提出整改意見，要求相關部門和單位進行整改。（三）驗收流程1.檔案管理部門收到竣工檔案后，組織相關人員成立驗收小組，制定驗收計劃。驗收小組要包括檔案管理專業(yè)人員、項目技術(shù)人員等，確保驗收工作的全面性和專業(yè)性。2.驗收小組按照驗收內(nèi)容對竣工檔案進行詳細審查，可采用抽檢與全面檢查相結(jié)合的方式。在審查過程中，要做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細描述。3.驗收小組根據(jù)審查情況，形成驗收報告。驗收報告要明確檔案是否通過驗收，對于存在的問題要提出具體的整改要求和整改期限。4.對未通過驗收的竣工檔案，相關部門和單位要按照驗收報告提出的整改要求，在規(guī)定的期限內(nèi)進行整改。整改完成后，重新提交驗收申請，由檔案管理部門再次組織驗收，直至通過驗收為止。七、竣工檔案考核機制（一）考核目的通過建立科學合理的考核機制，激勵各部門和參建單位積極做好竣工檔案管理工作，提高竣工檔案的質(zhì)量和管理水平，確?？⒐n案能夠真實、完整、準確地反映項目建設情況，為公司的發(fā)展提供有力的支持。（二）考核主體1.檔案管理部門負責對各業(yè)務部門和參建單位的竣工檔案管理工作進行考核。檔案管理部門要制定詳細的考核標準和流程，確?？己斯ぷ鞯墓?、公平、公開。2.項目主管部門協(xié)助檔案管理部門對參建單位的竣工檔案管理工作進行考核，并對本部門在項目建設過程中的檔案管理工作進行自我考核。項目主管部門要積極配合檔案管理部門的考核工作，提供相關的資料和信息。（三）考核內(nèi)容1.檔案管理制度執(zhí)行情況考核各部門和參建單位是否嚴格執(zhí)行公司制定的竣工檔案管理制度，包括檔案的收集、整理、移交、驗收等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。查看是否存在違反制度的行為，如未按時收集資料、未按規(guī)范整理檔案等。2.檔案質(zhì)量情況對竣工檔案的完整性、準確性、規(guī)范性進行考核。檢查檔案內(nèi)容是否齊全，數(shù)據(jù)是否準確，格式是否規(guī)范等。通過對檔案質(zhì)量的考核，促使各部門和參建單位提高檔案編制水平。3.檔案管理工作配合情況考核各部門和參建單位在檔案管理過程中與其他部門的配合協(xié)作情況。如是否及時響應檔案管理部門的要求，是否積極配合其他部門的檔案收集工作等。良好的配合協(xié)作是做好檔案管理工作的重要保障。（四）考核方式1.定期檢查與不定期抽查相結(jié)合檔案管理部門定期對各部門和參建單位的竣工檔案管理工作進行全面檢查，同時不定期進行抽查。定期檢查可以掌握檔案管理工作的整體情況，不定期抽查可以及時發(fā)現(xiàn)問題，督促各部門和參建單位保持良好的工作狀態(tài)。2.日常工作記錄與集中考核相結(jié)合檔案管理部門和項目主管部門在日常工作中，對各部門和參建單位的檔案管理工作進行記錄，包括工作完成情況、存在的問題等。在集中考核時，結(jié)合日常工作記錄進行綜合評價，使考核結(jié)果更加客觀準確。（五）考核周期考核周期為每季度一次，每季度末由檔案管理部門組織實施考核工作。通過定期考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改，不斷提升竣工檔案管理水平。（六）考核結(jié)果應用1.表彰與獎勵對于在竣工檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和參建單位，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括頒發(fā)榮譽證書、給予一定的物質(zhì)獎勵等。希望通過表彰和獎勵，激勵更多的部門和單位積極做好檔案管理工作。2.處罰與整改對考核結(jié)果不合格的部門和參建單位，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如通報批評、扣除一定的績效分數(shù)等。同時