汽修廠采購比價評審流程管理規(guī)定

一、總則1.目的本規(guī)定旨在規(guī)范汽修廠采購比價評審流程，確保采購活動的公平、公正、公開，降低采購成本，提高運營效益，保障采購物資及服務的質量，維護汽修廠和顧客的利益。2.適用范圍本規(guī)定適用于汽修廠所有采購項目的比價評審活動，包括但不限于維修設備、零部件、工具、辦公用品、勞保用品以及各類服務采購等。涉及的人員包括采購部門、使用部門、財務部門、質量檢驗部門等相關工作人員，以及參與采購比價評審的供應商。3.汽修廠企業(yè)文化與經(jīng)營理念的融入汽修廠秉持“誠信、專業(yè)、高效、共贏”的企業(yè)文化，在采購比價評審過程中，堅持誠信原則，與供應商建立公平、公正的合作關系；以專業(yè)的態(tài)度對采購項目進行評審，確保所采購的物資和服務符合汽修廠高質量維修服務的要求；追求高效的采購流程，提高運營效率；同時注重與供應商實現(xiàn)共贏，共同發(fā)展。經(jīng)營理念強調(diào)以客戶為中心，因此采購活動要緊密圍繞為客戶提供優(yōu)質服務展開，確保采購的物資和服務能滿足客戶對維修質量和效率的期望。二、組織架構與職責劃分1.采購部門-負責制定采購計劃，根據(jù)汽修廠的生產(chǎn)經(jīng)營需求，結合庫存情況，提出合理的采購申請。-收集、整理供應商信息，建立和維護供應商數(shù)據(jù)庫。-組織采購比價評審活動，發(fā)布采購需求，邀請供應商參與報價。-對供應商的報價和相關資料進行初步審核，篩選出符合基本要求的供應商進入評審環(huán)節(jié)。-負責與中標供應商簽訂采購合同，并跟進采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時到貨。2.使用部門-提出采購需求，詳細說明所需物資或服務的規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等技術參數(shù)。-參與采購比價評審活動，從使用角度對供應商提供的物資或服務進行技術評估，提供專業(yè)意見。-在物資到貨后，負責對物資的驗收工作，確保所采購的物資符合實際使用需求。3.財務部門-參與采購比價評審，從成本控制和財務風險角度對供應商的報價進行分析和評估。-審核采購合同的財務條款，確保合同中的付款方式、結算周期等符合汽修廠的財務管理制度。-對采購成本進行核算和監(jiān)控，定期對采購項目的資金使用情況進行分析，為采購決策提供財務支持。4.質量檢驗部門-制定物資和服務的質量檢驗標準和流程。-參與采購比價評審，對供應商提供的物資樣品或服務方案進行質量檢驗和評估。-在物資到貨后，按照質量檢驗標準進行嚴格檢驗，確保所采購的物資質量合格，對于不合格物資及時提出處理意見。5.評審小組-由采購部門、使用部門、財務部門、質量檢驗部門等相關人員組成，根據(jù)采購項目的重要性和專業(yè)性，必要時可邀請外部專家參與。-負責對進入評審環(huán)節(jié)的供應商進行綜合評審，根據(jù)采購需求、報價、質量、服務等因素，確定中標供應商。-對采購比價評審過程和結果進行記錄和總結，形成評審報告，報上級領導審批。三、管理流程1.采購需求提出-使用部門根據(jù)工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求、預計使用時間等信息，并提交至采購部門。-采購部門對《采購需求申請表》進行初步審核，核實需求的合理性和必要性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與使用部門溝通確認。2.供應商選擇與邀請-采購部門根據(jù)采購需求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合要求的供應商，或者通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應商。-向選定的供應商發(fā)出《采購邀請書》，詳細說明采購項目的內(nèi)容、要求、報價截止時間等信息，并要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)提交報價文件和相關資料。3.報價文件接收與初步審核-采購部門在報價截止時間前接收供應商提交的報價文件，對報價文件的完整性、格式規(guī)范性等進行初步審核。-對于不符合要求的報價文件，通知供應商在規(guī)定時間內(nèi)進行補充或修正，如供應商未能按時完成，視為放棄報價。4.比價評審-采購部門組織評審小組召開比價評審會議，介紹采購項目的基本情況、供應商報價及相關資料。-評審小組成員根據(jù)采購需求、報價、質量、服務等因素，對供應商進行綜合評審。使用部門重點評估物資或服務的技術參數(shù)是否滿足使用要求；質量檢驗部門對物資質量或服務質量進行評估；財務部門分析報價的合理性和成本效益；采購部門考慮供應商的信譽、交貨期等因素。-評審小組成員進行充分討論，必要時可要求供應商進行現(xiàn)場答疑或提供進一步的資料。在此基礎上，評審小組成員進行獨立打分或投票，確定中標候選供應商名單。5.中標供應商確定與審批-評審小組根據(jù)評審結果，撰寫《采購比價評審報告》，詳細說明評審過程、各供應商的評審情況、中標候選供應商名單及推薦理由等內(nèi)容。-《采購比價評審報告》報上級領導審批，上級領導根據(jù)評審報告和汽修廠的實際情況，最終確定中標供應商。6.合同簽訂與執(zhí)行-采購部門與中標供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物資或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。-采購部門負責跟進采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質、按量到貨，服務按時完成。使用部門和質量檢驗部門按照合同要求和質量檢驗標準對到貨物資或完成的服務進行驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。四、權利與義務1.供應商的權利與義務-權利-有權獲取準確、完整的采購需求信息，以便做出合理的報價和方案。-在符合采購要求的前提下，有公平參與采購比價評審的權利。-對評審結果有疑問時，有權在規(guī)定時間內(nèi)提出詢問和申訴。-義務-按照《采購邀請書》的要求，按時、準確、完整地提交報價文件和相關資料。-保證所提供的物資或服務符合國家相關標準、行業(yè)規(guī)范以及汽修廠的質量要求。-嚴格履行采購合同，按時、按質、按量提供物資或服務，不得擅自變更合同條款。-對在采購過程中獲取的汽修廠商業(yè)秘密予以保密，不得泄露給任何第三方。2.汽修廠員工的權利與義務-權利-有提出合理采購需求的權利，以保障工作的正常開展。-參與采購比價評審的員工有獲取充分信息的權利，以便做出客觀、公正的評審。-對采購過程中的違規(guī)行為有舉報和監(jiān)督的權利。-義務-嚴格遵守采購比價評審流程和相關制度，不得擅自干預評審過程。-在采購活動中，秉持公正、公平、廉潔的原則，不得接受供應商的賄賂、回扣等不正當利益。-對采購過程中涉及的商業(yè)秘密和敏感信息予以保密，不得泄露給無關人員。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-設立專門的監(jiān)督小組，成員包括行政主管、內(nèi)部審計人員等，負責對采購比價評審流程進行全程監(jiān)督。-監(jiān)督小組定期檢查采購項目的檔案資料，包括采購需求申請、報價文件、評審報告、采購合同等，確保采購活動的合規(guī)性。-接受內(nèi)部員工和供應商的監(jiān)督舉報，對于舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查核實，如情況屬實，嚴肅處理相關責任人。2.獎勵機制-對于在采購比價評審活動中，能夠嚴格遵守制度，為汽修廠節(jié)約采購成本、提高采購質量做出突出貢獻的員工，給予表彰和獎勵，包括獎金、榮譽證書、晉升機會等。-對積極配合采購工作，提供優(yōu)質物資或服務，價格合理且信譽良好的供應商，在后續(xù)采購項目中給予優(yōu)先合作機會，并在一定范圍內(nèi)進行宣傳推廣。3.懲罰機制-對于違反采購比價評審流程和相關制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；如涉及違法犯罪行為，依法移送司法機關處理。-對在采購過程中存在欺詐、虛假報價、提供不合格物資或服務等違規(guī)行為的供應商，取消其參與汽修廠采購活動的資格，并依法追究其法律責任。同時，將違規(guī)供應商列入黑名單，在行業(yè)內(nèi)進行通報。六、附則1.制度解釋本規(guī)定由汽修廠行政主管負責解釋，