圖文廣告文件管理辦法總則目的為了加強圖文廣告文件的有效管理，規(guī)范圖文廣告文件的制作、存儲、使用和銷毀等流程，確保圖文廣告文件的安全性、完整性和可追溯性，提高公司圖文廣告業(yè)務(wù)的工作效率和質(zhì)量，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有與圖文廣告相關(guān)的文件管理活動，包括但不限于廣告設(shè)計稿、宣傳資料、合同文件、客戶資料、項目策劃書等紙質(zhì)和電子文件。管理原則1.合法性原則：圖文廣告文件的管理必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.安全性原則：采取必要的安全措施，保護圖文廣告文件的機密性、完整性和可用性，防止文件泄露、損壞或丟失。3.完整性原則：確保圖文廣告文件的全面性和準確性，對文件的各個環(huán)節(jié)進行詳細記錄和管理。4.可追溯性原則：建立完善的文件管理流程和記錄體系，保證圖文廣告文件的來源、使用和變更情況可追溯。5.高效性原則：優(yōu)化文件管理流程，提高文件處理效率，降低管理成本，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。管理職責部門職責1.設(shè)計部門：負責圖文廣告文件的設(shè)計和制作，確保文件內(nèi)容符合客戶需求和公司標準。在設(shè)計過程中，要對文件進行及時保存和備份，并按照規(guī)定提交相關(guān)文件。2.市場部門：負責圖文廣告文件的市場推廣和客戶溝通，收集客戶反饋信息，及時將相關(guān)文件和信息傳遞給設(shè)計部門和其他相關(guān)部門。3.銷售部門：負責圖文廣告文件的銷售和合同簽訂，確保合同文件的合法性和完整性。在銷售過程中，要對客戶資料進行妥善管理，并及時將合同文件和客戶信息傳遞給相關(guān)部門。4.行政部門：負責圖文廣告文件的綜合管理，包括文件的歸檔、存儲、借閱、銷毀等工作。建立文件管理臺賬，定期對文件進行盤點和清理，確保文件的安全和有序管理。5.法務(wù)部門：負責對圖文廣告文件的合法性進行審核，提供法律咨詢和支持，處理與文件相關(guān)的法律事務(wù)。人員職責1.文件管理員：負責圖文廣告文件的日常管理工作，包括文件的接收、登記、分類、存儲、借閱、歸還和銷毀等。要嚴格按照文件管理流程操作，確保文件的安全和完整。2.文件使用者：在使用圖文廣告文件時，要遵守文件管理辦法的規(guī)定，愛護文件，不得隨意涂改、損壞或丟失文件。使用完畢后，要及時歸還文件，并確保文件的完整性。3.部門負責人：對本部門的圖文廣告文件管理工作負責，督促本部門員工遵守文件管理辦法的規(guī)定，定期檢查本部門文件管理情況，及時解決文件管理中存在的問題。文件制作與審核文件制作要求1.內(nèi)容要求：圖文廣告文件的內(nèi)容必須真實、準確、合法，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。要根據(jù)客戶需求和市場定位，精心設(shè)計文件內(nèi)容，突出廣告主題和產(chǎn)品特點。2.格式要求：圖文廣告文件的格式要統(tǒng)一、規(guī)范，符合公司的設(shè)計標準和排版要求。在制作過程中，要使用公司指定的軟件和字體，確保文件的兼容性和可讀性。3.版權(quán)要求：在制作圖文廣告文件時，要尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)，不得抄襲、盜用他人的作品。如需使用他人的素材，要獲得合法授權(quán)，并在文件中注明出處。文件審核流程1.設(shè)計部門初審：設(shè)計部門完成圖文廣告文件的初稿后，要進行自我審核，檢查文件內(nèi)容是否符合客戶需求和設(shè)計要求，格式是否規(guī)范，版權(quán)是否合法等。2.相關(guān)部門審核：設(shè)計部門將初審?fù)ㄟ^的文件提交給市場部門、銷售部門等相關(guān)部門進行審核。相關(guān)部門要從各自的專業(yè)角度對文件進行審核，提出修改意見和建議。3.法務(wù)部門審核：經(jīng)過相關(guān)部門審核后的文件，要提交給法務(wù)部門進行合法性審核。法務(wù)部門要對文件的內(nèi)容、合同條款等進行嚴格審查，確保文件符合法律法規(guī)的要求。4.客戶確認：經(jīng)過內(nèi)部審核通過的文件，要提交給客戶進行確認。客戶對文件提出修改意見的，設(shè)計部門要及時進行修改，直至客戶滿意為止。5.最終審核與批準：客戶確認后的文件，要提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進行最終審核和批準。公司領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，文件方可正式使用。文件存儲與備份紙質(zhì)文件存儲1.分類存儲：紙質(zhì)圖文廣告文件要按照文件類型、項目名稱、時間順序等進行分類存儲。要建立清晰的文件目錄和索引，方便文件的查找和管理。2.存儲環(huán)境：紙質(zhì)文件要存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的專用文件柜或檔案室中。要定期對文件進行檢查和清理，防止文件受潮、發(fā)霉、損壞等。3.安全措施：要加強對紙質(zhì)文件存儲場所的安全管理，安裝防盜、防火、監(jiān)控等設(shè)備，確保文件的安全。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得進入文件存儲場所。電子文件存儲1.存儲介質(zhì)：電子圖文廣告文件要存儲在公司指定的服務(wù)器、硬盤、光盤等存儲介質(zhì)中。要定期對存儲介質(zhì)進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.存儲格式：電子文件要采用通用的存儲格式，如PDF、JPEG、DOCX等，確保文件的兼容性和可讀性。在存儲過程中，要對文件進行加密處理，防止文件泄露。3.備份制度：要建立完善的電子文件備份制度，定期對電子文件進行備份。備份數(shù)據(jù)要存儲在不同的存儲介質(zhì)和地點，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。文件借閱與歸還文件借閱流程1.借閱申請：需要借閱圖文廣告文件的人員，要填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，并經(jīng)部門負責人批準。2.管理員審核：文件管理員收到借閱申請后，要對申請進行審核，檢查借閱理由是否合理，借閱時間是否符合規(guī)定等。審核通過后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記：文件管理員要對借閱的文件進行登記，記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。4.文件借閱：借閱人憑《文件借閱申請表》到文件管理員處領(lǐng)取文件。文件管理員要將文件交給借閱人，并提醒借閱人愛護文件，遵守文件管理規(guī)定。文件歸還流程1.歸還時間：借閱人要按照規(guī)定的時間歸還文件。如需延長借閱時間，要提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檢查：文件管理員收到歸還的文件后，要對文件進行檢查，檢查文件是否完整、有無損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失的情況，要按照規(guī)定進行處理。3.歸還登記：文件管理員要對歸還的文件進行登記，記錄歸還時間、文件狀態(tài)等信息。4.文件歸檔：歸還的文件經(jīng)檢查無誤后，文件管理員要及時將文件歸檔，恢復(fù)文件的存儲狀態(tài)。文件借閱與歸還文件借閱流程1.借閱申請：員工因工作需要借閱圖文廣告文件時，需填寫《文件借閱申請表》，詳細注明借閱文件的名稱、編號、用途、預(yù)計歸還日期等信息。申請表需經(jīng)所在部門負責人簽字批準。2.管理員審核：文件管理員收到《文件借閱申請表》后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對申請進行審核。審核內(nèi)容包括借閱用途是否合理、借閱期限是否恰當?shù)?。對于符合要求的申請，予以批準；對于不符合要求的申請，?yīng)及時與借閱人溝通并說明原因。3.借閱登記：審核通過后，文件管理員為借閱人辦理借閱登記手續(xù)。在專門的《文件借閱登記簿》上記錄借閱人姓名、部門、文件名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。4.文件交接：文件管理員根據(jù)《文件借閱登記簿》上的記錄，將相應(yīng)的文件交付給借閱人。雙方在交接時應(yīng)仔細核對文件的數(shù)量、完整性等，確保文件無誤。文件歸還流程1.按時歸還：借閱人應(yīng)嚴格按照《文件借閱申請表》上注明的預(yù)計歸還日期歸還文件。如需延長借閱期限，應(yīng)在到期前[X]個工作日內(nèi)填寫《文件續(xù)借申請表》，經(jīng)部門負責人和文件管理員批準后方可續(xù)借。2.歸還檢查：文件歸還時，文件管理員應(yīng)對文件進行詳細檢查。檢查內(nèi)容包括文件是否完整、有無損壞、是否有涂改痕跡等。如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時與借閱人溝通，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。3.歸還登記：檢查無誤后，文件管理員在《文件借閱登記簿》上記錄文件的歸還日期，并由借閱人簽字確認。4.文件歸檔：歸還的文件經(jīng)檢查和登記后，文件管理員應(yīng)及時將其歸位歸檔，確保文件的存儲秩序。文件保密與安全保密制度1.保密范圍：圖文廣告文件中涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息、設(shè)計方案等內(nèi)容的文件，屬于保密文件。保密文件要嚴格按照公司的保密制度進行管理。2.保密措施：對保密文件要采取加密存儲、限制訪問、專人保管等措施，防止文件泄露。接觸保密文件的人員要簽訂保密協(xié)議，遵守保密規(guī)定，不得將保密文件泄露給任何第三方。3.保密教育：公司要定期組織員工進行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能。員工要自覺遵守保密制度，不得在公共場所談?wù)摫Ｃ芪募膬?nèi)容。安全管理1.網(wǎng)絡(luò)安全：加強對公司網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全管理，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護設(shè)備，定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行安全檢測和維護，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.數(shù)據(jù)安全：對圖文廣告文件的數(shù)據(jù)要進行加密處理，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，要采用安全的傳輸方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.物理安全：加強對文件存儲場所的物理安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止文件被盜、被搶或被破壞。文件銷毀銷毀范圍1.過期文件：超過保存期限的圖文廣告文件，如合同文件、客戶資料等，經(jīng)鑒定無保存價值的，可以進行銷毀。2.損壞文件：因自然災(zāi)害、人為損壞等原因?qū)е聼o法修復(fù)的圖文廣告文件，可以進行銷毀。3.無用文件：經(jīng)審核確定為無用的圖文廣告文件，如設(shè)計草稿、廢棄方案等，可以進行銷毀。銷毀流程1.申請與審批：需要銷毀圖文廣告文件的部門，要填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、數(shù)量、原因等信息，并經(jīng)部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.清理與整理：申請銷毀的部門要對需要銷毀的文件進行清理和整理，確保文件的準確性和完整性。3.銷毀執(zhí)行：經(jīng)批準銷毀的文件，要由文件管理員和相關(guān)部門人員共同進行銷毀。銷毀過程要嚴格按照規(guī)定進行，確保文件被徹底銷毀。4.記錄與備案：文件銷毀后，要對銷毀情況進行記錄，包括銷毀文件的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并將記錄存檔備案。監(jiān)督與檢查定期檢查公司要定期組織對圖文廣告文件管理工作的檢查，檢查內(nèi)容包括文件管理制度的執(zhí)行情況、文件存儲與備份情況、文件借閱與歸還情況、文件保密與安全情況等。檢查周期為每季度一次。